Requisitos para la conformación de una empresa en Colombia.

¿Se te ha ocurrido una idea de negocios genial y no sabes cómo llevarla a la práctica?, ¿Te han solicitado poner en marcha una empresa en Colombia, pero se te ha hecho cuesta arriba? Sigue leyendo y conocerás de la mano con nosotros, los requisitos para la conformación de una empresa:

Requisitos para la conformación de una empresa

Pasos para crear una empresa en Colombia

Antes de embarcarte en los aspectos legales necesarios para crear una empresa, es importante que definas cuál es tu idea de negocio, esto implica:

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  • Definir el nombre o razón social: Para evitar repetir denominaciones, o que éstas guarden similitud con las ya existentes, debes consultar en la Cámara de Comercio que corresponda al posible domicilio, la base de datos del RUES (Registro Único Empresarial), así como establecer una MARCA si se requiere.
  • Definir a qué rama de negocios te vas a dedicar (Producción, Comercialización, Servicios, entre otros): A través de la página web de la Cámara de Comercio de Bogotá, podrás encontrar el código CIIU del posible rubro de tu empresa.
  • De ser posible, realizar un estudio de mercado, en el que investigues: Cómo se comporta el mercado en relación al producto y/o servicio al cual te quieres dedicar, quiénes serán tus consumidores, cuáles son tus principales competidores y cuáles son los permisos asociados con el negocio que tienes en mente. Para ello es recomendable que elabores una matriz DOFA, en la que definas Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
  • Asimismo, recomendamos realizar un Estudio de Factibilidad: En él se establecerá el patrimonio y las inversiones requeridas para poner en marcha el negocio, qué tipo y cantidad de personal necesitas, así como la infraestructura necesaria. Si requieres acceder a un Crédito Empresarial, este es un requisito fundamental.
  • Conocer y establecer quiénes pueden ser tus posibles socios: De esta forma podrás establecer la figura jurídica necesaria para tu empresa, en Colombia cuentas con las siguientes figuras: Persona Natural Comerciante, Empresa Unipersonal, Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S), Sociedad Colectiva, Sociedad Anónima (S.A.), Sociedad de Responsabilidad Limitada (Ltda.), Sociedad en Comandita Simple (S. en C) y Sociedad Comandita por Acciones (S.C.A.).
  • Diseñar la posible estructura administrativa: Lo que implica las fases de planificación: Misión, visión, objetivos. organización, estructura jerárquica, niveles, dirección, normas y procedimientos, control y auditoría.
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Con estos parámetros previamente establecidos, que constituyen el Plan de Negocios, ya puedes abordar la parte legal.

Requisitos para la conformación de una empresa

¿Qué son los requisitos de legalización de una empresa?

Los requisitos de legalización de una empresa, son aquellos que permiten que la misma adquiera personalidad jurídica. Es decir, que pueda ejercer derechos, contraer obligaciones y representación legal como una persona distinta a sus socios, hasta el monto establecido en su patrimonio. De este modo, en Colombia es necesario cumplir con los siguientes requisitos para la conformación de una empresa:

Redacción del acta constitutiva y estatutos

El acta constitutiva de una empresa, puede considerarse como la partida de nacimiento de la misma, pues en ella se identifica en pleno su denominación, características y forma de funcionamiento. La misma debe contener:

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  • El domicilio, el nombre, cédula de identidad y nacionalidad de todas aquellas personas que participan en la constitución de la empresa, es decir, los socios.
  • La razón social y el objeto que va a tener la empresa, es decir, la rama en que se encuadran sus actividades y el alcance de éstas.
  • La denominación de la empresa (su nombre) y su duración.
  • Las aportaciones de patrimonio, con la especificación de los aportes por cada socio y los montos correspondientes.
  • El nombramiento de los administradores y la designación del representante legal.
  • La manera en que se va a administrar la empresa y cuáles van a ser las facultades de los administradores.
  • En caso de disolución, cuáles van a ser los términos en que se podrá realizar.

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Por lo general, los estatutos forman parte del acta constitutiva, pues en ellos se detalla la forma en que funcionará. Es recomendable que este documento sea redactado por un abogado, pues debe cumplir con los requisitos para el tipo de sociedad elegida.

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El mismo debe estar suscrito por todos los socios y el representante legal y una vez que se tiene listo, debe legalizarse ante una Notaría Pública para obtener la escritura pública y copias, cancelando el correspondiente impuesto de registro.

Requisitos para la conformación d una empresa

Registro por ante la Cámara de Comercio

Otro de los requisitos para la conformación de una empresa, y uno de los más importantes, consiste en su inscripción ante la Cámara de Comercio. Para llevar a cabo este procedimiento, debes:

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  • Consignar los estatutos de la empresa.
  • Se debe haber tramitado y registrado con anterioridad el Pre RUT (Registro Único Tributario) ante la DIAN, el cual se realiza previo a la emisión del documento definitivo con el fin de evaluarlo y revisarlo.
  • Registrar el formulario del Registro Único Empresarial y Social RUES: A través de este portal, podrás verificar si no existe otra empresa registrada bajo la misma identificación o una similar (Homonimia).
  • Cancelar los derechos de matrícula.
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Al contar con este registro, es posible obtener la matrícula de comerciante (como persona natural o jurídica), junto con las matrículas de las sucursales o agencias, lo que te permitirá dar inicio a tu actividad comercial, conocido como certificado de existencia y representación legal. Esto es parte importante entre los requisitos para la conformación de una empresa.

Inscripción de libros

Las empresas están obligadas a inscribir ante el Registro de Comercio, los siguientes documentos:

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  • Libro de actas de asamblea y también de junta de socios.
  • El libro de registro de accionistas el cual es para todas las sociedades por acciones.
  • Libro de registro de socios el cual es necesario para todas aquellas sociedades de responsabilidad limitada y también las asimiladas.

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Para llevar a cabo la inscripción de libros, se debe contar con el registro ante la Cámara de Comercio, y se debe presentar solicitud escrita firmada por el representante legal de la entidad que contenga: Fecha, nombre de la empresa, nombre de los libros a inscribir, destino de cada uno de ellos y firma del representante legal.

Requisitos para la conformación de una empresa

Abrir una cuenta bancaria

Para continuar con los requisitos para la conformación de una empresa, es necesario que la misma cuente con al menos una cuenta bancaria, para ello debes consignar:

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  • Fotocopia del Pre-RUT.
  • Copia legalizada de la escritura pública sobre constitución social de la empresa.
  • Fotocopia del documento de identidad del representante legal o apoderado.
  • Original del certificado de existencias y representación legal (no superior a 3 meses).
  • Lista de socios titulares de más del 5% de capital social (cuando no conste en el certificado de existencias) y representación legal, identificando número de documento de identidad.

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Registro ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

Con el certificado de existencia y representación legal, debes acudir al DIAN para obtener el RUT, (con la tramitación lista del pre-RUT), para poder cumplir con las obligaciones tributarias, para ello debes:

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  • Entrar a la página web del DIAN y obtener una cita.
  • Elegir la fecha de la cita según la disponibilidad del organismo.
  • Con la asignación de la cita se recibe un correo de confirmación con indicaciones del correo a donde deben ser enviados los requisitos.
  • Envíar el formulario 001 (Pre.RUT) y los documentos que te han sido solicitados.
  • Recibirás un correo de vuelta con la respuesta acerca del estatus de tu trámite.

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De esta manera, obtendrás el NIT (Número de Identificación Tributario) el cual permite al organismo clasificar y ubicar a tu empresa de acuerdo a su actividad económica y le permite a tu empresa cumplir con los tributos que correspondan.

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A continuación, podrás ver un vídeo que te explicará cómo sacar por primera vez este trámite:

[su_box title=»¿Cómo puedo sacar el RUT por primera vez por internet? » radius=»6″][su_youtube url=»https://youtu.be/ibtZBCKwt8U»][/su_box]

Licencia de funcionamiento de una empresa en Colombia

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La licencia de funcionamiento es una certificación emitida por la Gobernación, que corresponda al municipio en dónde radique el domicilio de tu empresa o por la Alcaldía Mayor de Bogotá, en dónde se autoriza que en ese determinado lugar, se pueda dar inicio a las actividades de tu empresa.

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Sin que ello implique que no se deban obtener los siguientes permisos:

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  • Comunicación de apertura del establecimiento o sosicedad a la correspondiente oficina de Planeación Distrital o Municipal.
  • Certificados referentes al uso del suelo, intensidad auditiva, horario, ubicación y destinación expedida por la autoridad competente de tu localidad.
  • Certificación sanitaria expedido por el ente correspondiente.
  • Matrícula mercantil vigente de la Cámara de Comercio de la  jurisdicción pertinente.
  • Comprobantes de pago por derecho de autor de aquellos recintos en donde se ejecuten obras musicales.
  • Certificado de seguridad emitido por parte de Bomberos.

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Requisitos de ley para vinculación a una empresa.

Finalmente, y no por ello menos importante, la vinculación es el proceso por medio del cual se incorporan los trabajadores a la actividad comercial de la empresa. Aparte de los típicos procesos de reclutamiento, selección y adiestramiento, se deben tener en cuenta la inscripción de los empleados en el Sistema de Seguridad Social, que comprende:

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  • Afiliación al Fondo de Pensiones y Cesantías: En donde se depositan y administran los montos que constituyen prestaciones sociales de ley.
  • EPS (Entidad Promotora de Salud): Las cuales prestan servicios médicos a sus afiliados o permiten que sus empleados puedan ser atendidos en hospitales y clínicas privadas sin costo.
  • A.R.L. (Administradora de Riesgo Laboral): Brindan servicios de prevención y protección ante riesgos laborales.
  • Caja de Compensación Familiar: Que son aquellas encargadas de recaudar, distribuir y pagar los aportes destinados a la protección del trabajador y su núcleo familiar.

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Si quieres complementar aún más la información que te brindamos, te invitamos a ver el siguiente vídeo:

[su_box title=»¿Cómo Crear Empresa en Colombia? – Explicación Sencilla» radius=»6″][su_youtube url=»https://youtu.be/0M7VSTtt7bA»][/su_box]

Si la información que te hemos proporcionado para crear una empresa ha cumplido con tus expectativas, te invitamos a dejarnos tus comentarios aquí:

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