¿Qué es el Registro Mercantil en Venezuela?

Todas las empresas venezolanas deben estar inscritas en un Registro Mercantil, el registro contiene copias de estatutos de la empresa, así como información de su situación tales como estados financieros, procedimientos de liquidación y domicilio social. Las empresas deben informar al Registro Mercantil los cambios en sus estatutos y actualización de cualquier información. ¡Conozca aquí todo sobre el Registro Mercantil en Venezuela!

Registro Mercantil en Venezuela

Registro Mercantil en Venezuela

El registro mercantil venezolano es una base de datos que enumera todas las empresas que tienen licencia para operar en el país, región o municipio. La base de datos incluye información clave sobre las empresas, como la clasificación de la empresa, el sector industrial, la dirección, los productos, servicios prestados y los empleados claves. Las empresas se inscriben en el registro mercantil que tengan más cerca de su domicilio.

Es un archivo que incluye los nombres de los comerciantes, sus ubicaciones, actividades y direcciones en cualquier lugar del país donde a cada comerciante se le asigna una página en el registro comercial con toda la información y datos sobre él. El registro mercantil juega un papel importante para el estado, a través del cual el estado puede determinar el número de comerciantes, sus actividades, negocios y la naturaleza de su actividad comercial.

El Estado puede orientar la actividad comercial e industrial de acuerdo con su plan económico, fomentando y apoyando las actividades comerciales e industriales que el país necesita y por lo tanto se puede decir que el registro mercantil cumple una función económica con sólidos fundamentos estadísticos que posibilita al Estado de dirigir la actividad comercial e industrial de acuerdo con el plan económico a través de la función económica que se considera la base para dirigir la actividad económica y comercial del país.

Historia del Registro Mercantil en Venezuela

El registro mercantil en Venezuela se inició en la época medieval sitio donde los propios comerciantes se reúnen y organizan para conformar el “Liber Mercatorum”. Se trata de un documento que sencillamente hace referencia a una lista de todos los comerciantes que están realizando actividades comerciales, así como el sitio de ubicación. Estar inscritos en el mismo solía ser opcional y la ventaja principal luego del registro era el conseguir los beneficios que la cooperación otorgaba.

El sistema de esa época era muy sencillo y a medida que transcurrieron los años fue cambiando en la Europa Continental de diferentes maneras entre los países de este círculo. Pero los cambios más llamativos se dan en Francia para el año de 1870 cuando se implanta el estatuto de Colbert, el cual establece que la inscripción de las sociedades en el Registro Mercantil debían hacerse obligatoriamente.

En el año de 1919 se crea el primer Registro de Comercio donde se empieza a ver al registro mercantil como una compañera autónoma sujeta al estado y no manejada por los comerciantes, es por eso que este tipo de documentos fue progresando poco a poco hasta llegar a la Europa Continental y a los países que la conformaban. En esa época se implantan una cantidad de cambios legislativos a partir de los años 1953 a 1984, en ese año en particular es cuando el Registro Mercantil comienza a tomar forma y se implementan métodos que actualmente aún se usan.

En Venezuela no se conocía una diferencia entre el derecho civil y el derecho mercantil. Sabiendo que desde la conquista regían los sistemas de España lo cuales se usaban en la República de Venezuela, la inexistencia de esta distinción desciende de este sistema, de igual forma esto no fue obstáculo alguno para que se fundaran leyes que asistían temas determinados del contenido mercantil, un ejemplo son las Ordenanzas de Sevilla del año de 1554 que pasaron a ser el libro IX de las leyes de Indias.

Italia es conocido como uno de los países europeos que no se apegó a los cambios que se venían haciendo sobre el Registro Mercantil dado que poseía una idea de corporativa antigua y creaba dificultades para aquellas personas que querían efectuar alguna actividad comercial, pero no estaban registrados. Es por eso que se crea una ley en el código de comercio de 1942 en el que obliga a las personas a inscribirse en el registro mercantil, no excluyendo a las personas que no estén inscritas debido a ignorancia o inexperiencia de estos ordenamientos.

Dificultades al registrar una empresa

Venezuela es uno de los países de Latinoamérica que presenta mayores dificultades e inconvenientes al momento de querer crear de una empresa. Este tema salió reflejado en la revista Doing Business para el año 2015, donde se menciona a Venezuela como uno de los países con mayores trabas y problemas económicos para llevar a cabo la creación de una empresa, así mismo representa diversos inconvenientes burocráticos para realizar el registro la misma.

El aspecto económico afecta mucho para la realización del trámite legal debido a que suele ser muy costoso para el registro de un negocio. En Venezuela, se debe cancelar un 49.9% de la renta per cápita para poder ejecutar el trámite del registro de una empresa o comercio, en Singapur simplemente se cancela un monto total del 0.6% de la renta per cápita de dicho país para poder legitimar tu comercio, asimismo todo el proceso tarda aproximadamente de uno a dos días en hacerse.

Aparte de todos los procedimientos burocráticos que vas a tener que hacer para poder registrar tu empresa, los cuales son alrededor de 17 trámites legales, esto ha llevado que inscribir tu empresa sea un proceso muy pesado el cual te va a llevar mucho tiempo en hacer. Si tu elección es crear la empresa debes comenzar lo más pronto posible, debido a que todo el proceso tarda unos 144 días hábiles, eso sin contar que algún documento presente un error, lo que retrasaría aún más el trámite.

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Pasos para registrar una empresa

Es importante estar claro en cuál de las sedes vas a realizar el Registro Mercantil en Venezuela, debido a que cada una de ellas trabaja de manera distinta y así mismo te pueden solicitar diversos documentos que otras oficinas no lo hagan, cada una posee un tiempo establecido para realizar los trámites. No olvides que antes de acudir al Registro Mercantil para efectuar el trámite, es obligatorio tener el Acta Constitutiva de la empresa, dicha acta deberá tener los siguientes datos:

  • Nombre de la empresa.
  • Razón comercial o la actividad que realizará.
  • Presentar datos del dueño, socios o accionistas, como, por ejemplo, nombres y apellidos, cédula de identidad, número de RIF, el porcentaje que tenga cada uno de los socios en relación a la compañía.
  • Fecha y lugar donde se creó la primera Junta Directiva.
  • Dirección del domicilio fiscal.
  • Se debe detallar los datos del comisario.
  • Fecha donde se estipula perpetrar el cierre fiscal.
  • El Acta Constitutiva tiene que ser acreditada por un abogado colegiado. En el momento que el documento se encuentre listo, se puede entregar la solicitud en cualquiera de las sucursales de Registros Mercantiles de Venezuela. Debe tener presente los siguientes pasos para efectuar el Registro mercantil en Venezuela:

El primer paso que debes hacer es acudir a alguna de las sedes del Registro Mercantil que se encuentre más cercano al domicilio fiscal de la sociedad mercantil, empresa o establecimiento. Para poder hacer el apartado del nombre de la empresa, debes aportar tres opciones de nombres que sean particulares, debido a que ciertos registros pueden tener tarifas adicionales en relación a la verificación del nombre, con la finalidad de saber si se encuentra disponible.

Una vez realizado el tramite anterior, el registro te notificará para que asistas después de pasado cierto tiempo para indicarte si alguna de las opciones que elegiste como nombre de tu empresa, fue seleccionada y aprobada. Si por alguna razón ninguna de las tres opciones procede, tendrás que escoger otras tres opciones para el nombre, este proceso se va a repetir hasta que encuentres un nombre disponible, es por eso que debes ser creativo cuando le coloques el nombre a tu compañía.

Pasos para registrar una empresa en el Registro Mercantil en Venezuela

Cuando te confirmen que el nombre de la compañía está disponible, deberás hacer la cancelación correspondiente con el objetivo de apartar el nombre por el lapso de un mes. Así mismo se requiere un abogado para la composición del Acta Constitutiva que contenga los datos de la nueva compañía. Si no posees un abogado que te pueda ayudar en este trámite, todavía tienes la opción de conseguir uno en las propias oficinas del Registro Mercantil y finalmente poder redactar el documento.

Después de tener el Acta Constitutiva ya hecha, se procede a introducir el documento junto con el nombre que fue aprobado por el Registro Mercantil, además debes consignar tres fotocopias del Registro de Información Fiscal (RIF) conjuntamente con las copias de las cédulas de identidad de los socios, el dueño y los accionistas. Debes estar atento debido a que adicional a estos papeles es posible te soliciten otros, todo dependerá del capital que indiques que tienes en el acta.

Posterior a introducir todos los papeles ellos te indicarán una fecha en la que debes acudir mientras que el trámite se ejecuta, al concluir este lapso de tiempo, tendrás que asistir nuevamente a las sucursales para comprobar si tu comercio finalmente fue inscrito de forma satisfactoria. En caso de ser así, deberás ir con los socios, accionistas o el dueño para firmar el documento de registro y terminar con la gestión.

Importancia del Registro Mercantil en Venezuela

Registrar una empresa ante el Registro Mercantil ofrece muchas ventajas, es decir, el organismo de Registro Mercantil actúa como medio de información para los comercios en relación a las reglas legales y financieras que tienen que llevar a cabo para poder funcionar dentro del marco legal pautado por el estado venezolano. Es importante tener presente que no solo brindan información para la entidad jurídica sino además para la población en general. En Gaceta Oficial N° 37.333 en su artículo 49, dice que el objeto principal del Registro Mercantil tiene varios aspectos a saber:

Sirve para el registro de las personas que quieran efectuar acciones comerciales dentro del marco legal venezolano. Esto contiene el ejercicio y los contratos que sugieran al negocio según lo muestre la ley, es decir, el registro mercantil que se encarga de legalizar la creación de los comercios o sociedades mercantiles. Cuando se vaya a registrar la empresa debes mostrar información afín con la entidad jurídica, con la finalidad de evitar actividades injustas dentro de territorio venezolano.

Registro Mercantil en Venezuela

En el momento que realizas el registro deberás presentar toda la información pertinente a la que esté vinculada el comercio, como el tipo de actividad comercial que se pondrá en marcha, su distribución organizacional. En el registro puedes hacer el asentamiento e inscripción de las compañías extranjeros que posean la intención de hacer labores comerciales dentro de Venezuela de manera totalmente legal.

Por otro lado, el Registro Mercantil tiene el deber de asegurarse que los libros de los comercios se encuentren legales. Además, se encarga de ofrecer la información necesaria para efectuar eficientemente el registro. Así como otras funciones que estén establecidas en la ley. Las terceras partes poseen la libertad de tener toda la información referente al registro de una empresa y en caso de requerir información detallada al respecto, es posible pedir copias de los papeles emitidos por el registrador.

La importancia del Registro Mercantil es valiosa ya que busca sembrar la transparencia, el afianzamiento de cada establecimiento inscrito, así como la habilidad de poseer datos de excelencia a la hora de hacer una investigación profunda sobre una entidad. Esto se encuentra establecido desde hace años, desde la fundación de las primeras leyes de comercio en Venezuela, donde se hizo palpable la necesidad de establecer normas concretas sobre el derecho mercantil a diferencia del derecho civil.

Características del Registro Mercantil

Para ofrecer un poco más de información sobre el Registro Mercantil en Venezuela podemos mencionar la existencia de algunas características importantes, que te servirán de gran ayuda al momento que desees tomar la decisión de instaurar una empresa, de esta manera tendrás una visión mucho más clara con respecto a un tema legal que es tan importante independientemente de la razón social de la empresa que quieras registrar.

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Ente Legitimador

Así como su nombre lo establece, el mismo se encarga de dar veracidad a las entidades registradas en ella frente al estado, siempre y cuando se encuentren inscritas en territorio venezolano. Esto permite que los socios o dueños gocen de todas las ventajas, seguridad y respaldo que concede la ley para llevar a cabo sus pertinentes actividades comerciales sin inconveniente alguno y bajo el marco legal venezolano.

Registro Mercantil en Venezuela y el Ente Legitimador

Ente Regulador de la Publicidad

Esta entidad pública tiene la potestad y el deber de comunicar a todos los integrantes de la empresa las actividades, hechos, acontecimientos y negocios jurídicos que se encuentren relacionados de alguna u otra manera con su empresa, siempre actuando bajo el marco legal con lo establecido en el artículo 215 del Código de Comercio. Actuando de esta forma, lo propietarios siempre estarán informados de la situación de su comercio.

Institución Pública

El Registro Mercantil de Venezuela se conoce como un organismo que se encuentra al servicio de todos los venezolanos, sin embargo, está dirigido principalmente a los comerciantes. Es importante saber que los ingresos que genera el Registro Mercantil sirven de autoayuda y no con el propósito de hacer riquezas que favorezcan a terceras personas. Esta institución se encuentra a disposición de todos en el momento que la necesiten.

Servicio Autónomo sin Personalidad Jurídica

La entidad mercantil es un organismo del estado venezolano que se encuentra adscrito al Ministerio de Interior y Justicia, sin embargo, este ente regulador tiene autonomía en cuanto a los patrimonios que controla y de los ingresos que genera por la realización de diferentes actividades que le conciernen, es por esta razón que es independiente al momento de realizar cualquier trámite siempre  y cuando sea legal.

Predominio del Sistema Convalidante y de Folio Personal

En el instante en que una compañía o comercio es inscrito en el Registro Mercantil, se debe dejar claro cuáles serán las características y particularidades de las acciones comerciales que allí se van a realizar. Puede ser que lo indicado en el registro no coincida con las acciones comerciales que ejecuta. De igual manera desde el marco legal lo que realmente vale la pena es la definición elaborada durante el registro, de esta forma lo expresa el artículo 59 de la Ley de Registro y del Notario.

Toda Acción Realizada por el Registro Mercantil es Exacta y Válida

El articulo número 58 de la Ley de Registro Público y Notario dice que toda información que se encuentre establecida dentro del Registro Mercantil en todo momento será real y verídica, sin embargo, el registro de la empresa o comercio no confirma que las actividades y los contratos puedan ser anulados en cualquier momento, para saber con más detalle acerca de este tema puedes leer más acerca de dicha ley.

Diferencia de Publicidad Formal y Publicidad Material 

Después de que se hace la inscripción de la empresa o comercio en el Registro Mercantil de Venezuela, los socios o dueños de las empresas son los que efectúan las publicidades con el fin de dar a conocer la actividad con la que se va a desempeñar, estas publicidades se efectúan de dos maneras diferentes, mediante la publicidad formal y la publicidad material. A continuación, te explicamos cada una de ellas.

La publicidad formal

Este tipo de publicidad nos indica que terceras personas que no tengan que ver con la empresa, pueden acudir de manera presencial al registro mercantil para obtener información correspondiente a la situación mercantil de la entidad jurídica, como revisar documentos, por ejemplo. Asimismo, tienen la potestad de pedir copias certificadas de todos los documentos entregados por el dueño en un principio, este tipo de publicidad formal se encuentra respaldada por el artículo 60 de la Ley de Registro Público y Notariado.

Publicidad Material

La publicidad material tiene estrecha relación con dos aspectos, el primero establece que la entidad mercantil no puede impedir los hechos a terceros mientras dichos hechos no estén registrados y el segundo se refiere a que las terceras personas no podrán de ninguna manera hacer algún tipo de denuncia respecto a actos, hechos o acciones ejecutadas por la entidad mercantil si estas no se encuentran registradas con anterioridad. Esto se lleva a cabo gracias al artículo 25 del Código de Comercio.

Por otro lado, se puede evidenciar en la primera parte del artículo 25 que se establece de manera clara que todos los papeles que sean consignados tendrán validez y efecto después de haberse realizado su registro y sujeción. Es importante saber que esto no limita el traspaso o negocios con personas ajenas de buena fe a donde sean solicitados dichos papeles, como, por ejemplo, cuando se da la compra y venta de vehículos donde los papeles legales se piden para hacer el traspaso de manera segura.

Libros que se sellan en el Registro Mercantil en Venezuela

Toda entidad comercial que practique cualquier actividad tiene la obligación de tener una serie de libros para tener el control y registro de su contabilidad y el estado de sus activos y pasivos en todo momento. Los mismos son esenciales para conservar una compañía y tener un mejor control de la situación de los movimientos contables de una empresa, desde el punto de vista administrativo, fiscal y estadístico estos libros son necesarios para que se pueda valorar la actividad de un negocio.

Registro Mercantil en Venezuela y sus libros

Libro Diario

En el libro diario se lleva el registro en un explícito orden cronológico la totalidad de las operaciones que se realizan cada día, estas operaciones no precisamente se llevan a cabo con el libro diario en mano, generalmente los datos se observan en los comprobantes de cada una de ellas. Muchos comercios asientan en este libro el total derivado a través de las ventas cuando termina el día, en éste se detallan los montos totales de las entradas bien sean por transferencias, puntos de venta o dinero en efectivo.

Libro Mayor

Reúne cuentas en las que la información clasificada y resumida de los diarios se registra como débitos y créditos. También se le llama el segundo libro de entrada, el libro mayor contiene la información necesaria para preparar estados financieros. Incluye cuentas de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos. Esta lista completa de cuentas se conoce como plan de cuentas, el libro mayor representa todas las cuentas activas de la lista.

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Libro de Inventario

En este se describen todos los bienes que tiene el comercio, así como los créditos. Además, permite tener un historial de todas las riquezas, materiales entre otras cosas que tiene la entidad comercial. Así mismo permite la ejecución de una evaluación del verdadero valor de la compañía, de manera que en todo instante estén reflejados los bienes reales de que hay existencia. En el momento en que haces el inventario en tu compañía, le das la posibilidad a los integrantes de tu comercio de poder estar al tanto de las cosas que tienes.

Libros Auxiliares

Los libros auxiliares deben desempeñar los mismos requisitos que el resto de los libros, en él se insertan los datos de la totalidad de recibos que se encuentran relacionados con la entidad jurídica y aunque un juez puede considerar como legal un libro que sea irregular siempre que posea información que sea ventajosa a nivel contable, debido a que es una prueba por escrito de la actividad comercial que ejerce.

Departamentos del Registro Mercantil en Venezuela

Todos los Registros Mercantiles que se están dispuestos en toda Venezuela tienen una estructura organizativa similar, sin embargo, presenta algo diferente debido a que cada uno de ellos tienen una cierta potestad para definir cómo será su organización, estructura y funcionamiento. A continuación, te explicamos los diversos departamentos que se suelen encontrar, el Registro Mercantil venezolano cuenta con los siguientes:

Departamento de Administración, Presentación y Cálculos: Esta oficina en particular es la dispuesta para realizar las estimaciones de los impuestos fiscales. Además, se encarga del desarrollo de las planillas de cancelación para cada caso en particular que se presente y los derechos de registro que les competen a las entidades jurídicas bajo su autoridad.

Departamento de Archivo: Tiene la misión de almacenar todos los expedientes de las entidades jurídicas que se registran en dicha sede, en este departamento se acopian los tomos que se usan para llevar el control de las firmas hechas por las personas al efectuar cada trámite y es la oficina encargada de dar las copias sencillas y certificadas a los involucrados que las soliciten.

Departamento de Otorgamiento: En este departamento en particular es donde llegan el total de las solicitudes que han hecho los usuarios previamente, allí se van seleccionando cada uno de los requisitos consignados y se lleva un control enumerándolos antes de la conformación de los tomos que se van archivar.

Departamento de Inserción: Es el encargado de agregar y procesar los papeles nuevos o aquellos que han sido reformados al expediente de sociedades mercantiles ya generadas. Así mismo se encuentra autorizado para entregar fotocopias certificadas las cuales se encuentran inscritas que hayan sido solicitadas por los interesados.

Departamento de Escribientes: En esta oficina se lleva a cabo todos los trámites pertinentes con documentos que deben ser conferidos. Igualmente, son los responsables de que los documentos contengan la firma de las personas involucradas. Después de culminar el otorgamiento se le entrega a la persona una copia certificada para que la misma pueda ser publicada.

Departamento de Revisión Legal: Esta sección tiene el deber de confirmar que todos los papeles que reciben estén apegados a los requisitos y medidas establecidas por las leyes de Venezuela para garantizar que sean válidos y adecuados para su registro o para colocarlos en algún expediente. Para la revisión de los documentos la oficina cuenta con abogados facultados.

Clasificación de las Sociedades Mercantiles

La sociedad mercantil se conoce como toda asociación de personas y bienes que tienen la finalidad de obtener ganancia haciendo actividades comerciales, desde el punto de vista legal, se conoce como una acción puesta en marcha por un grupo de personas que tienen la intención e interés común en conseguir lucro. A continuación te explicamos cada una de las Sociedades Mercantiles:

Sociedades de Nombre Colectivo: El artículo 230 del Código de Comercio nos muestra que todos los accionistas de la empresa que se encontraran facultados para la administración de la empresa serán aquellas personas que aparezcan mencionados con estas responsabilidades en el acta constitutiva de la empresa.

Sociedad Anónima: Estas compañías poseen primordialmente un capital establecido y los deberes de cada uno de los accionistas que la componen o que se unen después, no están incorporadas al capital más que por los precios adheridos por cada acción, en otras palabras, una sociedad anónima envuelve la responsabilidad de todos los socios por el monto que contribuyeron a ese capital constitutivo.

Sociedades en Comandita: En el caso de las Sociedades en Comandita al igual que la anterior tienen la premisa de que las obligaciones de los accionistas poseen compromiso limitado de todos los socios y de las sumas independiente de cada uno de los accionistas, el capital de la compañía puede ser repartida entre los socios utilizando acciones bajo el artículo número 27 del código de comercio.

Sociedad de Responsabilidad Limitada: Estas del mismo modo que las anteriores poseen un capital único desde su creación, el cual puede ser estimado por la partición de los porcentajes de intervención de cada socio. Puede que parezca una división por acciones como la de las sociedades en comandita, sin embargo, se deja claro que no es así, debido a que estas cuotas no pueden estar simbolizadas por acciones ni por títulos que son negociables.

Aspectos importantes a conocer del Registro Mercantil en Venezuela

El registro mercantil no solo sirve para registrar legalmente sociedades nuevas, sino además nos presta servicios, como, por ejemplo, modificar documentos y registrar acciones que realice una sociedad jurídica, su progreso ha sido por varios motivos y el mismo se ha podido amoldar a las situaciones de los países, esto se hace con la finalidad de concederle cierta validez frente a terceras partes.

Los principios de los registros funcionan como una serie de ejemplos únicos que buscan responder el buen ejercicio del Registro Mercantil. Se pueden ver como un conjunto de reglas primordiales que dan sentido y orientación al sistema registral, conjuntamente, permiten resumir todas las contribuciones que las distintas áreas legales poseen para brindar al respecto, el Registro Mercantil venezolano ha sido un sistema sólido que ha englobado los mejores aspectos del resto de los países.

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