¿Cómo realizar el Registro de Jornada Laboral?

Anteriormente, los empresarios no tenían la obligación de llevar un registro de las jornadas que hicieran sus trabajadores. Sin embargo, con la entrada en vigencia de la Ley de Estatus de los Trabajadores, es necesario el Registro de Jornada Laboral en tu empresa, en caso contrario podrías tener problemas legales que conllevan a sanciones. En este artículo te explicaremos todo lo que debes saber sobre este tema.

REGISTRO DE JORNADA LABORAL

¿Qué es la Jornada Laboral?

Antes de explicarte lo que conlleva el registro de jornada laboral, es necesario que sepas lo que es esa actividad, a la cual tendrás que llevar un registro según las disposiciones actuales del ordenamiento jurídico y legal español.

Esto no es más que el periodo que cada empleado tiene que cumplir para realizar sus labores con la empresa, de acuerdo a su contrato de trabajo.

La jornada laboral tendrá que ser contabilizada por la cantidad de horas que el individuo le dedica a su actividad dentro del tiempo que se necesita, en otras palabras, días, semanas e incluso, años.

Si deseas conocer otros tipos de trámites y registros, te invitamos a revisar nuestro blog para leer artículos como: Tipos de Despido.

Registro de Jornada Laboral

Ahora que conoces lo que trata esta actividad, podemos mencionar lo que conlleva su registro. Este procedimiento no es para nada nuevo, ya que lleva por lo menos 5 años, desde la implementación del Real Decreto del 2/2015 del 23 de octubre y considerando también, el Real Decreto 8/2019 del 8 de marzo, se estableció la obligatoriedad de llevar a cabo el registro de cualquier jornada laboral en la empresas.

En este procedimiento, deberás tener en consideración los tipos de jornadas que tengan los empleados, que pueden ser:

  • Jornada ordinaria.
  • Jornada especial: horas extras, nocturna, complementarias, entre otras.

Por supuesto, si tienes una compañía, un establecimiento o negocio y en algún momento no llegas a cumplir con lo estipulado en este ordenamiento legal, podrás ser sancionado por la entidad laboral competente, es decir, la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social.

REGISTRO DE JORNADA LABORAL

Pero descuida, es un procedimiento bastante sencillo y siempre debes tener presente algún mecanismo para realizar esta labor de forma oportuna.

Además, recuerda que esta actividad registral tiene que ser muy segura con la información que se está recopilando. Esto significa, que el registro de jornada laboral que realizas de acuerdo a la ley, tendrá que asegurar a los empleados que su información personal solicitada siempre estará segura y que, no se usará para ningún otro fin que no sea el registro.

Al mismo tiempo, la información suministrada por el registro deberá ser mantenida durante un tiempo, el cual será de 4 años como mínimo. Por otro lado, si eres empleado y deseas revisar esos datos, tienes el derecho de hacerlo, esto también se extiende o lo puede realizar los abogados del trabajador y los agentes autorizados por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

REGISTRO DE JORNADA LABORAL

Obligaciones inherentes al registro

Como cualquier otra actividad impuesta por la ley, todo negocio que deba realizar este registro y tener presente las siguientes condiciones:

  • Contabilizar las horas trabajadas: en este sentido, cuando realizas esta labor tendrás que tomar en cuenta todas las horas realizadas por el empleado, considerando las ordinarias y las extraordinarias con el fin de llevar un cómputo.
  • Entregar un comprobante de lo registrado al empleado: si eres trabajador tienes derecho de ver los datos que está solicitado la empresa por obligación legal y una de  manera de hacerlo, es por medio de la entrega de una copia del registro de jornada laboral que cumpliste, el cual tiene que demostrar las horas realizadas durante el mes.
  • Mantener la información segura, por un periodo de tiempo: es bueno resaltar este punto de nuevo, ya que hay negocios donde los encargados de llevar el registro pueden olvidarse de mantener almacenada la información durante un periodo de 4 años. En caso que no se realice, como empleador, tu empresa o negocio podrían caer en sanciones de la entidad competente.
  • Permitir la revisión a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social: de la misma manera que el trabajador tiene derecho por ley de revisar la información que suministra a la empresa, esta entidad gubernamental tiene el derecho y la obligación, cuando lo considere necesario, de acceder a esta base de datos y verificar que todo esté en orden.

Si el presente artículo te parece interesante, no dudes en visitar otros artículos de nuestro blog, como: Operaciones Vinculadas.

REGISTRO DE JORNADA LABORAL

Datos solicitados para el registro de jornada laboral

No solo debes tener presente las obligaciones que tienes que cumplir por orden de la ley, también es necesario una serie de información para realizar este procedimiento, los cuales son:

  • Identificación del negocio: es esencial que dentro del registro señales los datos que identifican tu empresa o compañía.
  • Información personal del empleado: también es necesario considerar datos como el nombre y apellido del trabajador, su DNI, dirección de domicilio, teléfono, correo electrónico, entre otros datos.
  • Datos sobre la jornada laboral trabajada: cuando se habla del registro de esta actividad, sería un error que descartes dar información sobre la clase de jornada que se debe cumplir según el tipo de contrato de trabajo al cual está sujeto el empleado.
  • Horas de trabajo: del mismo modo que la anterior, es imprescindible ofrecer datos sobre la clase de horario que tiene que cumplir el trabajador con la empresa o negocio.
  • Firma del encargado legal del negocio: como cualquier documento legal y que goza de validez alguna, el registro tiene que poseer la firma del individuo autorizado por la empresa (podría ser incluso el dueño o el presidente de la empresa).
  • Constancia de recibido: es el medio por el cual el empleado corrobora que recibió a manos de la compañía su copia del registro.

Procedimiento para realizar el Registro

Anteriormente, te hemos comentado que cuando eres el empleador necesitas implementar un procedimiento de registro de la jornada que te permita reunir la información necesaria de una manera fácil y sin complicaciones, además de que sea eficaz y en poco tiempo.

REGISTRO DE JORNADA LABORAL

Por lo tanto, es imprescindible emplear datos como los puestos de trabajo existentes en la empresa, los tipos de jornadas que se realizan, los horarios, entre otra información necesaria.

Si supones que será un proceso bastante largo y complicado, no te preocupes que, con los siguientes pasos descubrirás su sencillez.

Paso 1

Lo primero que tienes que considerar, es que el actual ordenamiento jurídico que rige este procedimiento es para todas los negocios, compañías y empresas establecidas en territorio español, independientemente de su tamaño, valor comercial que tenga o prestigio.

Aun así, no te olvides de que no solo establece las directrices legales a los empresarios, también lo hace con los trabajadores, sin tomar en consideración su puesto laboral o el tipo de jornada que deba cumplir.

Paso 2

Al realizar el registro de jornada laboral, deberás establecer un correcto sistema para llevarlo a cabo y una de las maneras de hacerlo, es por medio de un análisis de los tipos de puestos laborales que posee la empresa. Hecho esto, tendrás los mecanismos idóneos para contabilizar el tiempo trabajado de tus empleados.

Paso 3

Para realizar esta actividad de manera organizada, es necesario llegar a un acuerdo entre las partes que participan en este procedimiento. Si no es posible un acuerdo, la empresa puede, previa consulta, ponerlo en práctica unilateralmente.

Este convenio debe indicar las actividades a registrar, así como la forma en que se cuentan las horas, con el fin de determinar los aspectos relacionados con el registro de la jornada laboral.

Paso 4

La mejor forma de registro que puedes elegir es dejar esta función en manos de un sistema automatizado, ya que te brinda rapidez, seguridad y eficiencia a la hora de realizar esta tarea. También debes elegir un proveedor sólido con experiencia, soporte y conocimiento del mercado.

A su vez, este medio debe contar con el mayor número de opciones para que puedas adaptarlo a las necesidades de tu empresa.

Paso 5

Lo siguiente que no puedes olvidar es avisar a los empleados, porque es un paso necesario en todo el proceso, pues si no conocen el mecanismo, te será muy difícil lograr una documentación adecuada de la jornada laboral.

Lo ideal es difundir los beneficios que aporta el registro de jornada laboral a los empleados y esto será más fácil que sumarlos a la iniciativa.

Paso 6

Muy relacionado con la explicación anterior, es importante que tanto los empleados como los gerentes sepan cómo funciona la herramienta. Dominando el uso será posible que la recogida de información sea correcta y sin errores involuntarios por desconocimiento.

Paso 7

Al mismo tiempo, es bueno considerar monitorear y evaluar los resultados obtenidos por el medio elegido. Esto minimiza los resultados incorrectos o las inconsistencias en el registro.

Paso 8

Con esta información es posible que la empresa y el trabajador descubran un conjunto de oportunidades ocultas que les ayudarán a mejorar su relación o función laboral. Por ejemplo, distribución de actividades, horas extraordinarias y horarios.

Incluso con la correcta implementación y uso de esta información ofrecida en el artículo, podrás hacer uso del mecanismo de registro de horas de trabajo de una manera menos problemática para tus empleados y más eficiente para la organización.

Situaciones especiales

Como toda regla, existen casos excepcionales y por ende, tendrán que cumplir una normativa especial para su ejecución:

  • Jornadas irregulares: supongamos que el trabajador no tiene un horario fijo por el cual deba realizar sus obligaciones, en este caso tu como empleador tendrás que registrar el tiempo laboral que llevó a cabo tu empleado junto a este.
  • Teletrabajo o Empleo desde Casa: aunque no lo creas, si tienes un negocio donde los empleados no tienen que trasladarse a oficinas o establecimiento para realizar sus trabajos, sino que tienen la facilidad de realizarlos desde la comodidad de sus hogares, igualmente ese tiempo que le dedican a sus labores, deberán registrarlos.
  • Empleados de un trabajo temporal: el registro de jornada laboral también es indispensable para los trabajadores que realizan sus actividades en empresas de trabajos temporales, independientemente del tiempo que esté contratado.

Ordenamiento legal y jurídico

Ahora que conoces los pasos a seguir para constituir un registro de jornada laboral eficaz y sencillo, además de considerar las situaciones especiales, es necesario que tengas siempre en cuenta el ordenamiento legal y jurídico que rige este tema en España, con ello sabrás cuáles son las normativas y sanciones que existen.

Normativa legal

Al momento de llevar a cabo este proceso dentro de tu negocio o empresa, lo importante es considerar siempre la Ley del Estatuto de los Trabajadores y los dos decretos reales que los modificaron:

  • Real Decreto 2/2015 del 23 de octubre: mediante esta disposición se estableció el carácter de obligatoriedad de esta actividad en todas las empresas que se encuentran en el país europeo.
  • Real Decreto 8/2019 del 8 de marzo: con este decreto se establecieron algunas modificaciones con respecto al anterior mencionado.

Entre las modificaciones que refuerzan aún más la aplicación del registro de jornada laboral con el Decreto Real del 2019, se pueden mencionar los siguientes puntos:

  • La empresa garantiza el registro diario de la jornada laboral, que debe contener las horas específicas de inicio y finalización de la jornada laboral para cada empleado, además que no puede nunca menoscabar la flexibilidad horaria.
  • Este registro de tiempo de trabajo se organiza y documenta mediante negociación colectiva o, si no es el caso, por decisión del empleador después de escuchar los comentarios de los empleados.
  • La empresa mantendrá los registros a que se refiere este ordenamiento durante cuatro años y quedarán a disposición de los trabajadores, sus abogados y la entidades laborales oficiales competentes.

Sanciones por incumplir el Registro de Jornada Laboral

El ordenamiento legal español establece una serie de consecuencias sancionadoras por aquellas acciones que incumplan con sus preceptos, así se encuentra establecidos en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. A continuación mencionaremos cuáles son:

  • Puede darse sanción cuando el empleado excede de su límite de horas extras trabajadas, independientemente que tenga este conocimiento o no de ello.
  • El siguiente caso es el más obvio de todos, se trata de la ausencia del registro en la empresa y por lo tanto, conlleva a una sanción.
  • Algo relacionado con la primera, es cuando se realizan horas extras pero que nunca fueron informadas y por lo tanto, será el trabajador el sancionado.
  • Si se realizan cambios en el concepto salarial sobre el sueldo aplicable a las horas extras, dependiendo de las circunstancias, podrían ser sancionados tanto la empresa como el empleado.
  • Otra acción que puede causar sanciones al negocio, es no informar a los representantes legales (abogados) de los trabajadores sobre las horas extras que realizaron.

Ahora bien, quizás te preguntes ¿cuál es el monto a cancelar por las sanciones? Pueden variar entre sí, pero para que tengas un ejemplo, considera lo siguiente:

  • Toda acción contraria a la normativa sobre la jornada laboral, puede llevar una multa con un valor de 625 a 6.250 euros.
  • Si el incumplimiento se da a nivel documental o formal, la sanción económica no es tan grande como la anterior, en este caso serán de 60 a 625 euros.

Si te gusta mucho lo que estás leyendo en este artículo sobre el Registro de Jornada Laboral, te recomendamos leer sobre esto: Negociar Deuda con Hacienda.

Clases de Registro de Jornada Laboral

Al principio del artículo, te mencionamos los pasos para realizar correctamente un registro y te recomendamos usar la manera automatizada, debido a que trae los mayores beneficios, sin embargo, existe otra forma y a continuación, te explicaremos con mayor detalle las de registro de jornada laboral que existen.

Registro Manual

Es la forma más común que utilizan los empresarios para realizar este procedimiento, en especial si tienen un establecimiento o negocio pequeño o mediano. Solo necesitas tener un libro que tenga hojas con cuadros, con diseño especial para llevar el registro de las horas trabajadas de tus empleados.

Asimismo, no te preocupes por el diseño, ya que no hay un estándar establecido y podrás colocar el que más se acomode a las necesidades de tu empresa.

Aunque la parte negativo de este medio, se da cuando se realizan los informes, ya que si necesitas encontrar algún dato en específico tendrás que hacerlo de manera manual y quizás te tome mucho más, del que tomaría si tuvieras implementado uno digital.

Registro Digital

Por el otro lado, si tienes los medios económicos y dispones de un negocio mediano o grande, deberás evaluar la opción de adquirir un sistema electrónico o computarizado para llevar a cabo el cómputo de las horas trabajadas de tus empleados.

Este sistema funciona por medio de un contador digital programado con el horario laboral y por el cual, será el propio trabajador que ingresará sus datos al momento de ingresar y salir de su jornada laboral.

No existe un sistema o software único que se aplique a todas las empresas. Por el contrario, existen muchas opciones en estos días, cada una con más beneficios y herramientas que la otra. Lo básico es que el proveedor cuente con soporte, conocimiento y experiencia en el área de trabajo y sistemas.

Algo muy bueno a tener en cuenta de este medio digital es la generación de informes, ya que es un sistema computarizado que la empresa puede reconocer rápidamente informes sobre casi todos los datos que necesita de sus empleados, los cuales te serán muy útiles para decidir la manera organizar tu compañía.

¿Cuál modelo escoger?

Ya conoces los dos tipos de medios de registros que puedes usar en tu empresa o negocio, pero quizás tengas muchas dudas sobre cuál escoger, en tal sentido, es necesario que tomes en consideración algunos puntos a evaluar para seleccionar el que mejor se adapte a tus requerimientos empresariales:

  • Debes saber tus horas de trabajo para poder determinar la posibilidad que ofrece un software para gestionarlas o si tienes que llevar un registro manual de los horarios de apertura y cierre de la empresa.
  • Dependiendo de la estructura de tu negocio, el uso de un sistema electrónico será más o menos beneficioso. ¿Su empresa es nacional o transnacional? ¿Cuántos empleados tienes? ¿Qué tipo de días manejas en tu empresa? Necesitas conocer este tipo de problemas para tomar una decisión acertada.
  • Otra cosa a tener en consideración, es la facilidad que puede tener los empleados para realizar el registro, por ejemplo, si tienes trabajadores que realizan sus actividades desde sus casas, podrías implementar un sistema digital que puedan acceder desde sus ordenadores o por el móvil.

Recomendaciones para el Registro

Para finalizar este artículo, te daremos unas recomendaciones al momento de realizar el registro, ya que como todo procedimiento que tenga fin recolectar información, puede generar incomodidad y por ende, tendrás que tomar acciones para evitar que esto se agrave.

  • Contar con mecanismo de control y verificación del cumplimiento del registro, fácil y sencillo.
  • Si el empleado decide omitir este procedimiento, tendrás que aplicar las medidas sancionadoras pertinentes.

Esperamos que este artículo sobre el Registro de Jornada Laboral haya sido de tu utilidad. No te olvides de visitar otros artículos interesantes en nuestro blog, como: Modelos de Negocios en Internet.


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