Encuentra lo necesario acerca del Oficio de Petición

Uno de los conocimientos importantes que todos deben tener como prioridad es saber realizar documentos oficiales, sin importar cual sea tu profesión. Te invitamos a leer este artículo para que aprendas a hacer un oficio de petición, con todas las características y recomendaciones necesarias.

OFICIO DE PETICIÓN

¿Qué es un oficio?

Para hablar sobre cómo hacer un oficio de petición, debemos primero explicar qué es un oficio. De esta manera, se establecerá un aprendizaje más significativo en el tema. Un oficio es un documento protocolar que puede ser redactado por cualquier individuo. Este tiene como finalidad formalizar de manera profesional una solicitud, un permiso, un comunicado o una resolución específica.

Este tipo de documento puede ser público o privado, normalmente es redactado por instituciones, sin embargo, también puede ser un oficio personal. Debido al tipo de redacción que tiene y su estructura, estos documentos se caracterizan por su formalidad. Son de uso protocolar, independientemente del país o el idioma. El formato sobre los oficios es bastante general.

Los oficios son vistos como actos protocolares, parecidos a las normas  formales en la sociedad, cuando una institución expide este tipo de documento, es tratado con la seriedad que merece.

Documento protocolar

Un punto clave que se debe tener en cuenta de los oficios, es que estos van tener que cada uno tiene una intención determinada. Por ejemplo, los oficios de petición, se utilizan por el individuo, empresa o entidad para dirigirse a una autoridad. Esto es con el fin de realizar una petición importante. Asimismo, este tipo de documentos puede contener un requerimiento o una solicitud.

Por otro lado, los oficios de petición no solo lleva una petición, sino que también explica los motivos de la misma, para que así todos los remitentes tengan presentes el por qué se hace esa petición.

Lo que a muchos confunde, es que un oficio y una carta de petición es lo mismo. La carta es un documento oficial que se redacta para pedir algo, mucho más usada por todos y el oficio es un comunicado. Lo que ambos tienen en común, es que tienen objetivos similares. Un oficio también puede ser una solicitud, solo que este se usa para las empresas o los entre los entes gubernamentales.

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Tipos de oficios

Dentro de los mismos documentos oficiales, existen varios tipos que comparten los mismos protocolos escritos. Desde los oficios, las solicitudes, los memorando y los informes, todos comparten sus rasgos oficiales y algunas estructuras. En conjunto con sus diferentes intenciones, lo que puede hacer que muchos se confundan al redactarlos.

Existen varios tipos de oficios, entre los más conocidos podemos destacar:

  • Oficios por destino y procedencia institucional: estos a su vez se dividen entre el oficio interior, que se destaca por que es realizado por la misma institución para la misma institución. Y los oficios exteriores que los expida una institución para un ente externo, ya sea público o privado.
  • Oficios que se van dirigidos a una o varias personas: dentro de los mismos, encontramos una segunda división, que indican que existe los oficios directos simples, que son oficios bastante sencillos dirigidos para una persona. La mayoría de estos documentos tienen fecha de expedición. Mientras que los oficios múltiples (la segunda versión), van dirigidos a varias instituciones o personas de manera más general.

¿Cómo hacer un oficio de petición?

Como hemos dicho anteriormente, este artículo tiene como objetivo explicar cómo hacer un oficio de petición. Debemos recalcar que este tipo de documento es oficial. Su uso siempre será considerado con seriedad. Por eso, la redacción del mismo debe ser clara y profesional. La idea final de los oficios de petición es lo que se representa en su nombre, realizar una petición o solicitud.

Redacción

Para redactar un oficio de petición, tienes que tener en cuenta que la estructura es un poco diferente a la estructura en la que se pueden encontrar las cartas comunes, compartiendo algunos detalles. Es decir, la base de la carta es esencial para redactar un oficio de petición, sin embargo, los elementos extras lo hacen más oficial.

Estructura del oficio de petición

Es necesario que al momento de redactar un oficio de petición, tienes que saber que su estructura debe tener estos elementos:

  • La fecha y el lugar de expedición: este elemento se coloca al igual a  otros documentos, es decir en la parte superior derecha del oficio, su formato va a depender del país donde se redacta, a pesar de esto, generalmente se utiliza el día, el mes y el año, en ese orden y abajo se ubica la ciudad y el país.
  • Clave del oficio: este elemento es muy importante, ya que estará escrita en la parte superior izquierda donde se debe describir la clave de oficio, esta clave serán elementos que identifican al documento, la cual puede ser diferente según las instituciones que lo expiden.
  • Datos del receptor: es decir, los datos de la persona que va a recibir la petición, esto va colocado en la misma alineación que la clave del oficio, por lo que comparten su espacio. Entonces, dentro de este segmento se observa la clave de oficio en su número completo, el cargo o la institución que representa la persona que recibirá el documento.
  • El asunto del oficio de petición: luego de las características principales, nos encontramos la sección que habla sobre el asunto de la petición, este elemento se refiere a una descripción breve de lo que se trata el oficio (esto no hace referencia al cuerpo completo del oficio)
  • Elementos extras: si el oficio se redacta como el segundo o el tercero de una serie, entonces se le deben anexar al documento, los oficios anteriores para que funcionen como una referencia, esto logrará que la persona que lea el documento, entienda de donde procede.

Tono y lenguaje del oficio

El cuerpo del documento describe la petición, con un lenguaje profesional y amable. Logra narrar específicamente cuales son las solicitudes de la persona que redacta el documento. Este párrafo debe cerrar con una despedida y se puede solicitar una respuesta de recibido. Adicionalmente, en la parte de abajo debe estar la firma de la persona encargada de la oficina o el ente, en conjunto con sus datos de contacto.

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Las cartas de petición y los oficios

Existe un documento muy parecido a los oficios de petición, que en ocasiones, puede confundirse con mucha facilidad, este documento se conoce como la carta de petición. La diferencia radica en que el oficio de petición es formal, se firma, se registra e incluso es considerado un documento importante para la empresa. Por otro lado, la carta de oficio es más utilizada entre las empresas o los particulares de una manera menos oficial.

Recomendaciones

Algunas recomendaciones que se deben tener en cuenta cuando se crea un oficio de petición es que el destinatario debe ser claro, esto indica que no se puede utilizar la frase “ a quien corresponda”, como se utiliza en otros documentos. Al ser documentos oficiales, deben ser registrados de la misma manera, con el  nombre y puesto específico de la persona que va a recibir el documento.

Por otro lado, el asunto también debe ser bastante claro y conciso, debe ser redactado en un párrafo breve. La idea de este elemento es que la persona sin leer el documento completo ya sepa de qué se trata. El lenguaje que se debe utilizar debe ser profesional sin dejar de ser amable y agradable.

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OFICIO DE PETICIÓN

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