Llevar la contabilidad de una firma personal en Venezuela

En el siguiente post, te vamos a enseñar cómo llevar contabilidad de una firma personal en Venezuela. Especialmente si eres un contador o te quieres iniciar en esta profesión, y quieres llevar la parte contable de tu propia empresa o la de otro. Sigue leyendo y aprende cómo hacerlo.

llevar contabilidad de una firma personal

¿Cómo llevar la contabilidad de una firma personal en Venezuela?

Una de las primeras cosas que todo contador debe conocer, o toda persona que se encuentre interesada en aprender cómo llevar la contabilidad de una firma personal en Venezuela, es que tienen que tener conocimiento sobre la actual modificación en la ley del Impuesto al Valor Agregado, en la que se llega a establecer un derecho otorgado a todos los contribuyentes no ordinarios, a la hora de la realización de su cálculo de crédito fiscal. Dicha reforma, llega a establecer en su artículo 33 del mes de noviembre del año 2014 lo siguiente:

“Solamente las actividades establecidas como hechos imponibles del impuesto define en el Parágrafo Primero: No llegarán a ser deducibles los créditos fiscales. Las facturas y el resto de los documentos falsos o no fidedignos, o los que son entregados por todos aquellos que no lleguen a ser contribuyentes ordinarios”.

Por lo cual, es de suma importancia llegar a describir que toda figura jurídica natural, tiene la opción de llevar a cabo sus actividades económicas por medio de la figura de la firma personal o incluso puede hacerlo sin ella.

Sin embargo, para que esto sea posible, deberán presentar facturas que se encuentren dentro de los parámetros establecidos por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria. Entre los principales, que haya sida creada por una tipografía acreditada por el mismo SENIAT o también a través de las máquinas fiscales, todo va a depender de la clase de actividad económica a la que se dedique la persona.

Esto significa que deben llegar a ser considerados cada uno de los elementos, a la hora de cómo llevar la contabilidad de una firma personal en las regiones de Venezuela. Por lo tanto, antes de comenzar a efectuar cualquier clase de transacciones con los proveedores, es requerido que se consulte en la plataforma web del SENIAT, mostrándose bajo la figura de Contribuyente Ordinario de IVA y hacer la retención del 75%.

[su_box title=»Información para constituir una Firma Personal en Venezuela» radius=»6″][su_youtube url=»https://www.youtube.com/watch?v=gPtYMFocwzI»][/su_box]

Esto lo debe hacer ya que se trata de unas de las condiciones requeridas para poder hacer las deducciones del crédito fiscal en lo que se conoce como la declaración del IVA. Por tales motivos, es que no necesariamente todos los contribuyentes, son tomados en cuenta como figuras ordinarias.

Ya que en muchas ocasiones, algunos de ellos efectúan actividades que se encuentran exoneradas, ya que se tratan de figuras formales que durante sus actividades comerciales, no cobran a los clientes finales el impuesto del IVA, a pesar de que es una obligación hacerlo.

[su_note note_color=»#820000″ text_color=»#ffffff»] Esta es una información muy importante que debes saber, para que puedas entender cómo llevar contabilidad de una firma personal en Venezuela, ya que se encuentra establecido en las leyes tributarias de la República Bolivariana de Venezuela. [/su_note]

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Pasos para llevar la contabilidad de la Firma Personal

Te vamos a dar unos pequeños consejos para que sepas cómo llevar la contabilidad de una firma personal, ya sea de un negocio grande o pequeño. Lo primero que te indicamos es que debes saber cómo dividir los movimientos contables, para hacerlo debes comenzar de la siguiente manera:

  1. Las actividades diarias.
  2. Actividades semanales.
  3. Las actividades mensuales.

Por eso te vamos a describir a continuación, todo lo que debes hacer día a día, a la semana y de forma mensual, para que estés al día en tu trabajo como contador o administrador de una firma personal.

llevar contabilidad de una firma personal

Las actividades del día a día

Las siguientes actividades que te vamos a indicar, son todas aquellas que debe realizar el contador o administrador encargado de la contabilidad de una firma personal en Venezuela a diario. Las tareas a realizar son la siguientes:

Organización de documentos

Es importante que tengas en orden y organizados, los documentos legales y contables de la firma personal. Los mismos puedes tenerlo tanto en digital como en físico, no importa, lo que si es que sea como sea, es necesario que se encuentren muy bien ordenados.

Uno de los principales documentos son las facturas, por lo que las facturas de compra y venta del día a día, tienen que estar completamente ordenadas y organizadas. Esta tarea solo te puede llevar unos 10 a 15 minutos, y posterior a ello, solo deberás hacer los registros de las mismas en los libros contables.

Hacer esto te permitirá poder tener conocimiento de cuando capital ha ingresado y cuantos gastos se han generado en el día y de esa manera, poder comprar mercancía o realizar pago de servicios de acuerdo a los registros. Y a la vez, poder saber cuánto capital tienes para realizar el pago de las deudas de la semana en curso.

Las actividades semanales

Las siguientes actividades que te vamos a indicar, son todas aquellas que debe realizar el contador de forma semanal, aparte de las diarias. Las tareas a realizar son la siguientes:

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Registro de facturas

Una vez realizado el respectivo registro de las facturas en los libros correspondientes, es importante que tengas una copia de las facturas que te han llegado. Siempre se recomienda que lo tengas en físico y en digital, por lo que puedes escanearla para almacenarlo en un computador. En el caso de que lo hagas en físico, debes agarrar una carpeta y colocarle una etiqueta que diga facturas del mes en curso, por ejemplo: “Facturas del mes de Julio 2021”.

Si lo haces en digital, de la misma manera deberás crear una carpeta en tus documentos que diga “Facturas del mes de Julio”, la cual la puedes crear dentro de otra carpeta que diga “Facturas del año 2021”. Aparte, deberás crear otra carpeta en físico o en digital que diga “Gastos del mes de Julio” y así sucesivamente de todos los meses siguientes.

[su_note note_color=»#820000″ text_color=»#ffffff»] Debes tener en cuenta que dentro de las carpetas, debes hacer una separación de todas las transacciones realizadas en efectivo y todas las que han sido hechas en transferencias bancarias. [/su_note]

Siempre se recomienda que, aunque lleves este control en físico y en digital, hagas estos movimientos en un archivo de Excel para que aplicando las debidas fórmulas para que la contabilidad, sea mucho más fácil y sencillo de llevar, a nivel de cálculos contables. Otra aspecto que debes tomar en cuenta, es que es muy necesario que tengas carpetas exclusivas, por ejemplo:

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  • Clientes.
  • Empleados.
  • Proveedores.

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Cuentas por cobrar

Como parte de cómo llevar contabilidad de una firma personal en Venezuela, el encargado debe de hacerle un recordatorio a los clientes morosos para que hagan el respectivo pago de la cuenta pendiente, y para ello, puedes hacerles llegar un correo electrónico con la factura escaneada.

Actividades mensuales

Dentro de las actividades que debe ejecutar el contador encargado de manera mensual, podemos destacar las siguientes:

Conciliaciones bancarias

Una de las principales tareas que debes realizar como contador de una firma personal, es  enforcarte en las conciliaciones bancarias. Esta es una de las tareas de mayor importancia que tiene un contador o un administrador de una firma personal, ya que el responsable tiene que hacer una comparación de los balances reflejados en las cuentas bancarias, con los que se encuentran reflejados en los libros contables.

Esto se hace con el propósito de llegar a descartar errores de registro de los asientos o si hay algún asiento (término utilizado para describir un movimiento contable), que no concuerda con los habidos en los libros.

Control y pago de nómina

Otras de las funciones del administrador o contador, es realizar respectivamente un control y el pago de todos los empleados, esto abarca, por ejemplo, las nóminas mensuales o quincenales, si hay retiro de un trabajador, el cálculo de las liquidaciones, las vacaciones, y todo lo referente a ello.

Control de Inventario

Otras de las responsabilidades es que tienes que llevar un control del inventario, del reporte dado por el negocio y el que te indica el sistema. Observar el balance entregado de un periodo con el de otro.

Todo esto es parte fundamental de cómo llevar la contabilidad de una firma personal en Venezuela, especialmente si eres tú mismo quién se encargará de llevarla o si estarás contratando a alguien, y quieres saber que responsabilidades tienes que delegarle.

Deberes del contribuyente formal

Todos aquellos que sean contribuyentes formales, tienen que cumplir con un conjunto de requisitos tributarios que debes aprender de cómo llevar contabilidad de una firma personal en Venezuela y son los siguientes:

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  • Formular las facturas de acuerdo a la legislación que hay como un contribuyente formal.
  • Realizar las facturas de las compras y ventas efectuadas en el ejercicio fiscal.
  • Proceder a hacer de manera semestral la declaración del Impuesto al Valor Agregado, esto se hace en caso de que los ingresos brutos al año lleguen a ser por debajo de las 1.500 UT (Unidades tributarias) o de manera trimestral, el cual se hace en aquellas ocasiones en que los ingresos brutos al año lleguen a ser por encima de las 1.500 UT.
  • Hacer la realización de los libros de contabilidad.
  • Deberás hacer la declaración de los ISLR (Impuesto Sobre La Renta), en las fechas establecidas por el ente correspondiente que es el SENIAT.

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Las declaraciones del ISLR, tienen que efectuarse en aquellos casos en que el enriquecimiento neto de la actividad de la firma personal, llegue a ser por encima de las 1.500 UT y si también llegue a realizar las siguientes actividades:

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  • Crediticias o mercantiles.
  • De libre ejercicio de las profesiones mercantiles.
  • Del arrendamiento o también de los subarrendamientos de bienes inmuebles y los muebles.
  • De participación en las utilidades absolutas de las sociedades de personas o de las comunidades, que no se encuentren sujetas al pago de los impuestos.
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Aquellos que lleguen a realizar las anteriores actividades, son los que deberán realizar la debida declaración del Impuesto sobre la Renta. Ahora vamos con los deberes formales de los contribuyentes ordinarios.

Deberes del contribuyente ordinario

Todos aquellos contribuyentes ordinarios se encuentran en la obligación de tener que cumplir con determinadas obligaciones tributarias, y son las siguientes:

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  • Crear las debidas facturas de acuerdo a la normativa actualizada del SENIAT.
  • Hacer el respectivo seguimiento de los libros de compras y ventas.
  • Realizar la correspondiente declaración del Impuesto al Valor Agregado de forma mensual.
  • Hacer cada uno de los libros de contabilidad de la firma personal.
  • Efectuar la debida declaración del ISLR antes de la fecha del 31 de marzo de cada año, que es la fecha que generalmente establece el SENIAT.

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Toda esta información es muy importante conocerla, ya que forma parte de cómo hacer una firma personal y también de cómo llevar la contabilidad de la misma en Venezuela.

Proceso para solicitar la firma personal

Parte de cómo llevar contabilidad de una firma personal en Venezuela, es que sepas cuál es el proceso que se debe realizar para solicitarla. Para ello, deberás hacer la solicitud en el SAREN que es el “Servicio Autónomo de Registros y Notarías” o ir hasta el Registro Mercantil correspondiente del estado en el que te encuentres y debes hacer lo siguiente:

Lo primero que tienes que hacer es la reserva del nombre o de la denominación social, que le darás a la firma personal. Es importante que sepas que el nombre tiene que llevar tu nombre o apellido. Para ello, el registro mercantil te solicitará 3 denominaciones, en caso de que 1 de ellas se encuentre en uso.

Ya cuando se te haga la entrega de los resultados de la disponibilidad del nombre, es necesario que se haga la reserva del mismo y para ello, tienes que realizar un respectivo pago que se le conoce como el arancel de la reserva, el cual lo establecerá el SAREN o el Registro Mercantil. Para el pago de la reserva solamente se cuenta con 3 días hábiles.

Lo siguiente que debes hacer, es presentar el documento de la constitución de la firma personal y para esto, solamente vas a contar con unos 30 días hábiles. Ahora deberás esperar unos 20 días hábiles aproximadamente, para que se te dé el visto bueno del documento, en caso de haber alguna corrección, se te entregará para que hagas la misma y lo vuelvas a entregar. En caso de haber sido aprobado, se te entregará con el sello de aprobado.

Solo resta adquirir las planillas de liquidación y de aranceles por constitución de la firma, de la misma manera tienes que proceder inmediatamente a comprar los libros contables necesarios para las firmas personales. En la plataforma del SENIAT, puedes observar los requisitos para sacar el Rif, el cual es el siguiente paso que debes hacer, ya que se te actualizará anexando que ahora cuentas con una firma personal.

[su_box title=»Firmas Personales, la mejor opción para el comerciante» radius=»6″][su_youtube url=»https://www.youtube.com/watch?v=b7u5tVbN3Hk «][/su_box]

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