Conoce el Formato para Colombia de la Cuenta de Cobro

Con este artículo conocerás todo lo relacionado con el formato para Colombia de la cuenta de CobroSeguramente te ha sucedido que en algún momento has ofrecido algún servicio, o vendido algo y no te han pagado; es posible que puedas recuperar tu dinero a través de una cuenta de cobro. Aquí conocerás el formato para gestionar una cuenta de cobro como principal factura fiscal en Colombia.

Formato para Colombia de la cuenta de cobro

¿Qué es Cuenta de Cobro Colombia?

La cuenta de cobro Colombia es un documento que le permite a una persona poder cobrar o cancelar una deuda o valor. Con este documento se puede realizar el reclamo de ese pago, o también si se necesita encontrar algún dinero que te deban o te hayan robado puedes utilizar una cuenta de cobro; también funciona para ofrecer a una compañía aquellos datos que sean de su interés para generar el documento jurídico y fiscal para procesar el pago que se está solicitando.

Lo que debes saber sobre la cuenta de cobro

La cuenta de cobro tiene su origen legal, está establecido en los artículos del código civil colombiano. Hay que recalcar que esto no es ni un título de valor y menos el préstamo de derecho ejecutivo, con esto es posible demostrarle a la otra persona que se comprometió a cumplir con un pago; y cabe destacar que lo que se obtenga en la cuenta de cobro serán mantenidos en ella por lo que no pueden ser cobrados judicialmente con base a la cuenta de cobro.

Para que la cuenta de cobro te permita adquirir de forma beneficiosa el valor que se encuentre en ella actualmente debe de existir otro documento que en el que sí se apruebe un préstamo de derecho ejecutivo como si fuera un contrato o incluso una factura, la cual debe mantener vigencia.

En los artículos de código civil, establecen que los derechos personales y los créditos bancarios son los únicos en los que sólo pueden beneficiarse de las personas; que obviamente bajo mutuo acuerdo o por una simple disposición de la ley puede ejecutarse, es decir, como el acuerdo que tiene el prestamista contra su deudor por el dinero que ha sido prestado.

¿Quién puede hacer cuenta de cobro?

En el Estatuto Tributario, se establece la exoneración para todas aquellas personas naturales que negocien bienes o servicios los cuales se encuentren dentro del régimen simplificado del IVA que emiten facturas, (Artículo 616-). Estas personas que mencionamos anteriormente se libraran totalmente de emitir facturas, tal cual como está instaurado en el artículo 616, aplicando lo contrario para aquellas personas jurídicas; que si se encuentran en la obligación de emitirlas para el cobro de deudas.

Formato para Colombia de la cuenta de cobro

Este será el documento que te permitirá realizar las posibilidades de posibilidad de cobrar tus pagos. Es bastante sencillo de elaborar ya que cumple los requerimientos para los clientes como soporte o apoyo, siendo la cuenta de cobro una excelente opción que podrás implementar si estás iniciando con tu negocio.

Es importante mencionar que este tipo de cuenta de cobro no posee ningún carácter legal, es decir, solo sirve para realizar el cobro de un producto o servicio que alguien esté ofreciendo. Y no olvide que usted emite facturas (es una persona jurídica),  no será necesario utilizar un formato de cuenta de cobro. A continuación te mostraremos que debe contener el formato para Colombia de la cuenta de cobro:

  • Incluir nombre y apellido de la persona jurídica a la que se le efectuará la cobranza de bien o servicio, y debe colocar el número del NIT correspondiente.
  • Identificación del deudor
  • Dirección del deudor
  • Alguna contacto del deudor (número de teléfono, correo, entre otros)
  • Información del acreedor, beneficiario o la empresa:
  • Nombre, apellido e identificación del beneficiario
  • Forma de pago
  • La fecha en que se efectuó la negociación.
  • El concepto de la transacción.
  • La cuenta por cobro debe indicar el monto total de la deuda.
  • Debe especificar las retenciones que la empresa realiza y restarla al monto total de la deuda.
  • Debe contener un número secuencial que permita determinar cuál es la negociación correspondiente a la cuenta de cobro.
  • Firma de quien efectuará la cobranza
  • Firma del acreedor

Consideraciones importantes a la hora de llenar el formato

No existe un formato establecido para las cuentas de cobro, aunque no seas un instrumento fiscal, jurídico, este sirve para cobrar una cuenta. También, puede servir como aval de que está pendiente esa deuda. El formato que usted cree es obligatorio que debe posea todos los datos descritos anteriormente.

Mientras el formato de la cuenta de cobro Colombia posee más detalles, será mejor a la hora de ocurrir un inconveniente, detalles como  la fecha en que se contrajo la deuda, lugar, el nombre de la persona jurídica, así como también, detallar la cantidad de bienes y servicios y describir el concepto. Además de todos los datos de la persona que contrajo la deuda y quien recibió el pago.

El diseño del formato es recomendable que posea un número consecutivo ya que sería parte del control de las empresas para pagar y rendir cuentas, te beneficiará a ti también porque serás capaz de llevar un control de tus finanzas del negocio. Igualmente, al momento de presentar su formato de cuenta de cobro, deberá ir junto al Registro Único Tributario (RUT). Esto aplica sólo si es la primera vez que usted logra negociar con la empresa. Este documento clasifica y ubica a personas como no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio.

Soporte de costos con una cuenta de cobro

Como mencionamos anteriormente aquellas personas naturales y pequeños contribuyentes perteneces al régimen por lo cual es necesario hacer un soporte de los cobros de la prestación de sus servicios o de la venta de sus productos; lo idóneo seria realizarlo a través facturas. 

Formato para Colombia de la cuenta de cobro

Como las facturas pueden reconocer el pago de un servicio, las cuentas de cobro distinguen las obligaciones entre el deudor y el proveedor, así como explicamos anteriormente sobre el Código Civil. Es por esto que el formato para Colombia de la cuenta de cobro es un soporte fiscal válido para este procedimiento.

La cuenta de cobro no funciona como un aval legal y mucho menos como un soporte fiscal legal, a continuación te indicaremos lo que debe tener una factura en caso de que tu optes de forma voluntaria por emitir facturas (omitiendo el valor agregado del IVA al costo del producto o del servicio). Lo primero que debes obtener es una autorización que la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) esta sirve para realizar la numeración de las facturas.

Recordemos que las facturas son el documento en el que se debe especificar todas las mercancías compradas y/o adquiridas o bien sea un servicio recibido por un proveedor, también la cantidad de productos, el importe, los datos de la empresa y los datos del comprador. Los datos que debe tener una factura son:

  • Número de factura
  • Fecha de expedición
  • Datos de la empresa, proveedor o vendedor que la expide
  • Nombre, apellido y número de identificación del comprador
  • Productos comprados o servicios adquiridos
  • Subtotal del costo
  • Descuento por IVA (omitirse si estás en el RS)
  • Valor total
  • Valor pagado por el comprador
  • Medio o forma de pago utilizada

Cuentas por cobrar para personas clasificadas en el Régimen Simplificado

Esta opción de cuentas por cobrar es de uso exclusivo para los proveedores que se encuentren identificados ubicados y clasificados como Régimen Simplificado (aquellas personas que a pesar de vender productos o prestar sus servicios gravados con el IVA, no son responsables de este impuesto). Entonces el uso que se le da es netamente informar al cliente la deuda que posee con una persona jurídica el cual emite el compromiso financiero, para así cumplir con las leyes Colombianas.

¿Cómo saber sobre los costos que acarrea una cuenta de cobro?

Como se ha hablado en distintas oportunidades que las cuentas de cobro no tienen ningún soporte fiscal, se puede decir que los contribuyentes reciben normalmente cuentas de cobro para pagar servicios prestados, estos deben buscar la manera de soportar estos pagos, pero ¿a qué se refiere esto exactamente?

fomato para Colombia de la cuenta de cobro

El formato de cuenta de cobro es lo ideal porque en el supuesto caso que a la persona se le hace el pago está exenta a otorgar una factura, ya que no se le puede exigir por ser una cuenta de cobro y es lo único que les puede ofrecer a un proveedor, y no está obligada a facturar, es por eso la persona o usuario que llegue a obtener el bien o el servicio debe elaborar o expedir un documento equivalente a la factura.

Es por eso que si el contribuyente recibe una cuenta de cobro debe automáticamente deberá ir a hacer un documento equivalente a una factura, con una base en la cuenta de cobro, esto quiere decir que la cuenta de cobro terminará siendo soporte o respaldo de un documento equivalente, ya que al existir una cuenta de cobro donde se le exige el pago de una deuda al contribuyente, el deudor está reclamando de forma inmediata el pago de la misma.

También sucede el caso donde el contribuyente emite el documento equivalente respectivo, donde es válido ya que este reconoce su obligación y da certeza del pago, esto sería el mismo proceso donde el legislador solicita determinadas formalidades las cuales sirven para reconocer los costos y las deducciones de los pagos. Por eso en caso de que el comprador no pertenezca al régimen común, haría falta otro documento en el que si se posea valor fiscal para poder exigir el pago de la deuda.

Recomendaciones

Las siguientes recomendaciones son importantes ya que así podemos evitar errores a la hora de realizar el formato y no olvidar los detalles importantes de este tema:

  • Recordar que las cuentas por cobrar no tienen carácter jurídico, ni fiscal. Solo es un instrumento de cobro
  • Solo las figuras jurídicas pueden emitir las cuentas de cobro correspondiente así como las facturas, de carácter jurídico y fiscal y con este documento obtener las deducciones ante los órganos competentes.
  • Rellenar los datos correctos en el formato para la cuenta de cobro, mientras más detalles mejor, así este instrumento te permitirá realizar la respectiva cobranza y evitar algún conflicto que se pueda generar por no aclarar todo en el formato
  • El formato de cuenta de cobro tenga números consecutivos para que las empresas puedan establecer la relación entre la deuda y el pago y también llevar un orden
  • Si eres una persona identificada, ubicada y clasifica en el régimen simplificado no dudes en utilizar este formato de cuenta de cobro, así podrás llevar un orden de tus pagos y deudas de manera más organizada.

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