Formato de nómina: ¿Cómo hacerla desde cero?

Te consideras un profesional en Recursos humanos preparado para elaborar un formato de nómina, entonces no te pierdas este artículo donde daremos todas las herramientas para su creación.

Formato de nómina

Este tipo de herramientas son necesarias en las empresas privadas y públicas para gestionar la data del personal que se encuentra ejerciendo funciones en ellas. Existen miles de modelos que pueden ser adaptados a las necesidades de una organización.

Como parte de la orientación que deseamos llevar a los profesionales en esas áreas, traemos hoy una serie de recomendaciones donde podrás crear tu propio formato de nómina e incluso descargar algunos desde plataformas oficiales.

Consideraciones

Las nóminas son un elemento adicional en las estrategias y planificación de proyectos en muchas empresas. Cuentan con aspectos diversos los cuales influyen en la toma de decisión de cualquier organización; Por eso es importante tener en cuenta alguna de estas consideraciones para elaborarlas.

Este tipo de recursos está vinculado directamente al factor humano; la relación laboral con una empresa y las variables que generan los tipos de carguío, pagos y deducciones. Entre otras cosas, permiten determinar la importancia del formato de nómina dentro de una organización.

En primer lugar se debe saber el tipo de contrato que tiene cada empleado dentro de la empresa, conocer si es por jornada completa o parcial. Cada factor humano incluido en nómina debe contener el tipo de contrato fijo o eventual.

Otro elemento a considerar es el tipo de contratación colectiva. Los diferentes profesionales que laboran en la institución devenguen montos y erogaciones por descuentos totalmente distintas. Conocer el estatus personal del empleado, es decir saber su condición familiar o particular; está casado con hijos, si no tiene parientes donde vive, etc.

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De esta forma el cálculo del IRPF será diferente a los que no tienen  cierta condición, es un dato importante antes de preparar la nómina. Cotizaciones y pagos extras, serán elementos a considerar en cada uno de los empleados; es vital conocer cuánto y cuándo se harán los pagos extraordinarios por horas extras para poder aplicar ciertos parámetros del IRPF.

Vacaciones y reposos, nunca vamos a tener a todos los empleados cumpliendo sus labores de manera constante, siempre habrá algunos que se encuentre de vacaciones o reposo, para ello existen los analistas quienes pasan la información al encargado de nómina y utilizando las herramientas del formato gestiona dichas acciones.

 

Asimismo, se debe tomar en cuenta otras consideraciones vinculadas a las actividades y proceso de los trabajadores. Entre ellos los ascensos, despidos, suspensiones, permisos o descuentos por algún motivo, siempre estarán presentes al momento de elaborar el formato de nómina.

Proceso y Desarrollo

El trabajo con el formato de nómina en la mayoría de los casos se hace a través de un documento Excel, aunque existen otros programas y aplicaciones que ayudan a gestionar los procesos de forma automatizada generando el formato recibo de nómina. 

Cada día se verifican los aspectos vinculados al pago de la siguiente nómina. De esta forma se alternan acciones para elaborar el formato mensual; inmediatamente se debe comenzar a trabajar en el siguiente; el problema se presenta cuando las nóminas son abultadas y existe gran cantidad de trabajadores.

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¿Cómo gestionarlas?

El trabajo es arduo y se generan muchas acciones de tipo automatizado que por más eficientes y rápidas que se activen, siempre deberán ser supervisadas por una persona. La verificación debe ser muy cuidadosa para evitar pagos erogaciones y datos incorrectos en el formato.

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Muchas veces la automatización puede generar ciertos errores, los cuales pueden ocasionar problemas al empleado y a la empresa. Otros problemas pueden generarse debido al problema de la plantilla, la cual tenga limitaciones desde su origen.

Es importante confiar en un programa de nóminas que tenga la capacidad de enviar la información sin necesidad de tener que revisar cada aspecto. En la red existen muchos software que pueden generar recursos de este tipo; en muchos casos incluso tienen la facultad de enviar el mensaje de texto al dispositivo del trabajador.

Algunas plantillas

En la red existen software con formatos de nómina que ayudan a mejorar las acciones de pago y actualización de datos del personal empleado en una organización. La mayoría es de tipo pago y sin las más  recomendadas en función de obtener todas las herramientas del programa, veamos algunas.

  • Nominasol, creada por la empresa Delsol  es un excelente sistema que deja gestionar los detalles del formato de nómina, sólo se debe alimentar con los datos del personal que labora en la empresa; existe una versión gratuita pero con ciertas limitaciones.
  • Nóminas.NET. Esta empresa viene desarrollando desde hace más de 30 años formatos de nóminas eficientes, es uno de los más económicos en el mercado y muy amigable para los analistas de recursos humanos.
  • A3 Nómina Cloud; presentado en el mercado por la empresa Wolters Kluwer ofrece la administración de información de personal, con actrualización en los procesos de carga y envío de datos hacia los empleados y directivos de la empresa. Es muy solicitado en el mercado por su alto grado de eficiencia.
  • J-Nómina; está enfocado primordialmente para las Pymes, es muy intuitivo y fácil de manejar. Ideal para aquellas empresas que tienen mucho movimiento en los procesos de recursos humanos.
  • NominaPlus; para terminar con este top 5, tenemos este Software presentado por la empresa Sage. Considerado uno de los más completos del mercado. Provee de muchas herramientas a los usuarios que permite controlar hasta el último detalle de la nómina.
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Nóminas legales

El estado mexicano ha establecido el procedimiento para la elaboración de formatos de nomina oficiales, para la implementación en la administración pública, en su página oficial SAT se puede apreciar la reglamentación para el uso de los formatos en el estado.

Así mismo establecen para la empresa privada la libertad de decidir descargar formato de nomina en Excel o en otro programa siempre mantenido la normativa legal vigente en el país; de manera que cada empresa tiene la potestad de utilizar el mejor programa para llevar a cabo el proceso administrativo de nóminas.

Conclusión

Cada empresa bien sea pública o privada está en la obligación de cumplir con los procesos de pago y cancelación de sueldo: en este sentido deben emitir recibos o bouchers a cada trabajador, el cual se convierte en el soporte de pago de sueldo.

Con esto se consolida el pago semanal, quincenal o mensual, las leyes mexicanas establecen que cada empleado debe recibir una constancia de pago según su tipo de contrato con respecto a la erogación del sueldo.

En la actualidad los procesos de pago están automatizados; fluyen de forma rápida y eficiente dando tranquilidad a los trabajadores y al empleador. El formato de recibo de nomina en Excel México es uno de los más usados sin embargo existen otros programas gratuitos que pueden ayudar a  mejorar su implementación.

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