Indague sobre ¿dónde compulsar documentos?

Si te encuentras realizando trámites legales que requieres para hacer solicitudes especiales, como por ejemplo postularte a un nuevo trabajo o una nueva carrera universitaria, conoce todo lo relacionado a ¿dónde compulsar documentos? Requisito, que la mayoría de las veces es indispensable, para realizar cualquier tipo de estos procedimientos.

Dónde compulsar documentos

¿Dónde compulsar documentos?

Saber los sitios dónde compulsar documentos es esencial sobre todo si estás por realizar una solicitud muy importante. Pues este trámite legal es el que te permitirá validar muchos de tus documentos, tanto del ámbito personal como del educativo y laboral.

Compulsar un documento

Antes de saber lo relacionado a dónde compulsar documentos, hay que tener muy claro a qué se refiere en sí el compulsar un documento. Esto hace alusión a validar el duplicado de un documento original.

Es decir, comúnmente se realiza al hacer una solicitud relevante, donde hay que llevar una copia del documento original, pero este tiene que estar validado, pues sin esa autenticidad no procederá la solicitud. Así que lo que se debe hacer es validar el duplicado, con una comparación con el documento original, para poder confirmar que es igual y que no ha pasado por ningún proceso de cambio o alteración.

Si todo tiene coincidencia y es un duplicado igual al original, se compulsa esa fotocopia a través de la colocación de un sello o de otro procedimiento que certifique que es totalmente auténtico.

Dónde compulsar documentos

Es importante tener en cuenta que si estás iniciando la solicitud de alguna gestión importante, seguramente te solicitarán compulsar muchos documentos y para ello lo mejor es que cuando organices todo, estés al tanto de los sitios dónde compulsar documentos. Para que además de saber a cuál es el que te corresponde ir, puedas tener todos los documentos actualizados y especialmente con mucho orden.

Compulsar documentos, es algo muy común al realizar las gestiones de la Administración Pública. De allí, que la mayoría de veces que hay que realizar solicitudes muy importantes, se deba pasar por este proceso.

Procedimiento para compulsar documentos

Una de las primeras interrogantes que nos hacemos al leer este requisito en alguna solicitud, es ¿dónde compulsar documentos? Y especialmente ¿cómo se compulsan esos documentos? Pero descuida, es un procedimiento que dependerá de acuerdo al tipo de solicitud que debas realizar.

Trámites a la administración pública

Al momento en que la institución gubernamental hace la solicitud a un ciudadano, tanto el documento original como el duplicado deben llevarse a las oficinas de registro del ente administrativo específico.

Es decir, según el tipo de solicitud que realices, sabrás a cuál órgano administrativo deberás dirigirte. Además de eso, ten muy en cuenta que llevar el documento original y el duplicado solo es para comprobar la validez de ambos. Por lo que no te preocupes porque seguirás teniendo el original y solo entregarás el duplicado.

Cuando se lleva ambos documentos al ente administrativo correspondiente, en ese lugar realizarán un cotejo y si todo está legal, se procede a llevar a cabo la compulsación del documento, para devolverte el original. Es muy importante, y por eso tanta reiteración en este apartado, que no olvides que hay que llevar tanto el documento original como el duplicado. De no llevar ambos, no será posible realizar el trámite.

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El procedimiento es muy sencillo, ya que la oficina de registro hace el cotejo de los dos documentos, haciendo una comprobación de identidad de todo el contenido de ellos. Si todo está correcto y no hubo ningún tipo de alteración, devuelven el documento original al ciudadano y colocarán al duplicado un sello o una acreditación, para colocarlo junto a la solicitud que se esté realizando.

En el sello del duplicado que está compulsado se describirá la fecha en que se realizó la validez, así como el ente administrativo y el nombre de la persona que emite el duplicado compulsado. Debes estar muy atento que se realice todo este procedimiento, para que así puedas estar tranquilo de que ya realizaste tan importante solicitud.

Dónde compulsar documentos

Saber dónde compulsar documentos es una investigación previa a la solicitud, pues varía dependiendo de la finalidad de la misma. La manera de poder estar al tanto acerca de a cuál ente administrativo debes dirigirte, dependerá de la institución que está solicitando dichos documentos.

Por ejemplo, cuando un ciudadano hace una solicitud de una pensión como viudo o viuda, para lo que seguramente le solicitarán llevar el original del libro de familia. Tendrá que dirigirse a los centros de la Seguridad Social y allí demostrar al funcionario el libro original y este colocará en la solicitud que el duplicado tiene coincidencia con el original.

También puede ocurrir que la solicitud de la pensión se esté realizando en el exterior, de ser el caso, el ciudadano tiene que dirigirse al Consulado para realizar el envío de los documentos, por medio del Registro. Así que el funcionario del Consulado, será el que haga la comprobación de que el original y el duplicado tienen coincidencias y luego envía el duplicado.

Entre estas solicitudes se incluyen las relacionadas a la Seguridad Social, SEPE, Agencia Tributaria, Ayuntamientos, Comunidades Autónomas e Instituciones universitarias. Conoce lo relacionado a pedir vida laboral.

Trámite en una institución privada

Como se mencionó anteriormente el saber dónde compulsar documentos dependerá de la institución o empresa que esté solicitando dicha documentación. Por lo que según sea el funcionamiento de esa institución es que sabrás a qué lugar dirigirte.

En el caso, de que quienes te estén solicitando estos documentos sean el personal de una institución privada, el procedimiento también dependerá del tipo de documento que solicitan.

Es decir, si estás optando por un cargo en una empresa y te solicitan que lleves la certificación del título académico, puede haber dos tipos de alternativas, pero para poder saber cuál es la adecuada debes preguntar primero en la empresa que te va a contratar. Una alternativa es que en esa misma empresa lleves el título universitario original y un duplicado, para que la oficina correspondiente en recibir este tipo de solicitudes, sea quien haga el proceso de validez del duplicado del documento.

Y la otra alternativa es que te dirijas a la institución u organismo donde se emitió el documento original, para que allí se haga la validez del duplicado. Que en este caso sería dirigirte a la universidad en la que elaboraron ese título académico, para que sea allí donde validen el duplicado del original. Conoce lo relacionado a la VISA Canadiense desde España.

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Título universitario

Este es de los documentos que más se solicitan y que se tienen que compulsar, para poder realizar este proceso, además de lo mencionado previamente, hay tres alternativas:

  • Dirigirte a la Secretaria de la Universidad, donde se expide el título: allí hacen el procedimiento de compulsar y se tiene que cancelar un monto establecido.
  • Ir a una notaría: se tiene que llevar el documento original y el duplicado. Asimismo, pagar el monto correspondiente, para que el notario valide que el duplicado es igual al original.
  • Acudir a un registro público de la administración del Estado: antes de realizar cualquier tipo de trámite en este lugar, es importante que preguntes en el ayuntamiento si se lleva a cabo este proceso.

En el caso de que el título universitario se haya obtenido en otro país, seguramente la institución o empresa que te lo solicite, te indique que realices la convalidación en el Ministerio de Educación.

Dónde compulsar documentos

Subsidios y pensiones

Muchas de las personas que averiguan lo relacionado a dónde compulsar documentos, también lo hacen para realizar este importante trámite.

De hecho, si la solicitud es para un subsidio por desempleo, debes dirigirte al SEPE, o si es para pensión a la Seguridad Social. Incluso el compulsar documentos en esos lugares es totalmente gratuito y se hace el procedimiento en el mismo ente.

El mismo funcionario que atiende la solicitud, es el que hace la comprobación del original y duplicada y luego le da validez a la copia para que quede en el registro.

Documentos requeridos para la compulsación

Al investigar dónde compulsar documentos, también se obtiene la información de los requisitos que es indispensable tener para realizar este trámite. Para ello, lo mejor es que averigües muy bien todo lo que solicitan y de esta manera cuando te dirijas al ente o institución correspondiente puedas hacer la solicitud sin ningún tipo de inconveniente.

Así que ten en cuenta que para poder compulsar un documento, debes llevar contigo los siguientes requisitos:

  • Fotocopia de óptima calidad del documento original: este es un aspecto importante que también debes preguntar previamente, ya que hay organismos que sacan el duplicado en la misma institución para evitar cualquier tipo de alteración. Mientras que hay otros que solicitan que se lleve de una vez el duplicado.
  • Documento de identificación de la persona que realiza la solicitud de la compulsación: el tipo de documento puede ser el DNI, pasaporte, entre otros. Es de los documentos primordiales que debes tener para cualquier trámite legal.
  • Pago de las tasas correspondientes para hacer el procedimiento de compulsar: según sea el organismo, hay algunos que solicitan el pago por realizar este procedimiento. Así que seguramente debas realizar el mismo en el organismo o previamente, todo dependerá de lo que te informe la institución.

Diferencia entre la copia compulsada y la copia auténtica

Además de saber lo relacionado a dónde compulsar documentos, también es importante estar al tanto de cómo debe ser cada documento que va a entregarse al momento de la solicitud.

Es por ello, que es fundamental saber la diferencia entre la copia compulsada y la copia autentica, para evitar cualquier tipo de confusión al momento de hacer el trámite.

Un documento compulsado, como se mencionó anteriormente, es ese duplicado que debe ser validado para ser aceptado en una solicitud. Sin embargo, también existe lo denominado como copia autentica, la cual también es aceptada como documento original. De hecho, tiene la misma validez que un documento original, ya que se solicitan al organismo donde se emitió el documento original.

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Anteriormente para realizar diversos trámites, había que compulsar o autentificar ciertos documentos para poder viajar entre los países pertenecientes a la Unión Europea. Desde hace 5 años, el Parlamento Europeo llevó a cabo la aprobación de un reglamento, que tiene el objetivo de disminuir los precios y trámites para las personas que deban tener documentos oficiales en algún otro país que forme parte de la Unión Europea.

Esto quiere decir, que cualquier documento público que se haya emitido en España, debe ser aceptado como un documento autentico en cualquiera de los países de la Unión Europea.

De hecho, desde el año 2016, se estableció una ley que indica que con la copia autentica, el ciudadano se encuentra libre de la obligación de presentar documentos que se hayan realizado en otros entes públicos, siempre y cuando la misma persona no haya tenido ningún tipo de negación a que sus documentos sean compartidos o que haya hecho entrega de ellos previamente.

Para tener un poco más claro esto, como ejemplo se puede mencionar que cuando se solicita una beca al ministerio encargado, que en este caso es el de educación, dicha institución no le puede solicitar al ciudadano que lleve su declaración de la renta del año previo, en el caso de que haya estado de acuerdo a que se acceda a su información en la Agencia Tributaria.

Por lo tanto, el procedimiento de solicitud de cualquiera de estos tipos de gestiones, dependerá del consentimiento del ciudadano, en cuanto al acceso de su información personal en distintos entes gubernamentales.

Código Seguro de Verificación (CSV)

Con la ley 39/2015, se dio la existencia de gran cantidad de documentos oficiales de manera electrónica. Lo cual también ha presentado un avance bastante significativo en lo relacionado a la agilidad de conseguir los documentos y el poder comprobar con ellos cualquier tipo de solicitud.

Entre ellos destaca el Código Seguro de Verificación (CSV), el cual consta de un procedimiento que indica que en el área inferior del documento, o en un área lateral del mismo, hay un código integrado por número y letras. Ese código se utiliza para poder ingresar a la página web del ente que emitió dicho documento.

De esta manera, una vez que se ha colocado el código en el formulario, se hace una comprobación virtual para saber si el documento que se ha entregado es idéntico al original. Para ello, no se requiere de copia compulsada, pues desde esa página web se comprueba si es autentico el documento.

Al momento de saber dónde compulsar documentos y dirigirte al lugar correspondiente, es ideal que averigües si esta alternativa antes mencionada es aceptada allí, pues te ahorrarás aparte de dinero para el procedimiento, el tener que hacer el duplicado del original.

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