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Cómo saber si estoy Inscrito en la Agencia de Protección de Datos

En España existe una agencia que se encarga de mantener asegurados todos los datos de importancia que usted suministra en cada trámite que realiza, si usted no está enterado de ¿Cómo saber si estoy inscrito en la Agencia de Protección de Datos?, entonces debe leer este artículo en el cual le vamos a decir cómo hacerlo y sobre todo como conseguir buenos resultados.

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¿Cómo saber si estoy inscrito en la Agencia de Protección de Datos?

Para saber si usted se encuentra inscrito en la Agencia de Protección de Datos en España debe conocer primero si la empresa para la cual trabaja se rige por medio de la Ley Orgánica de Protección de Datos. Todas las empresas que tienen manejo de datos personales deben cumplir con esta normativa que se encuentra vigente. Es a través de la Agencia de Protección de Datos que la empresa o un trabajador puede hacer la verificación si se encuentran inscritos en sus ficheros. El RGPD tiene libre acceso a los usuarios para que hagan las consultas necesarias en las inscripciones de los ficheros sean propios o ajenos en cualquier momento en que lo necesiten.

Formulario de Búsqueda

Anteriormente para hacer la comprobación si una empresa se encuentra inscrita en este registro era ingresando a la web en la página de la AEPD y buscar la opción de “Ficheros”, para después hacer clic en “Titularidad Privada”, allí se escribía el NIF o DNI, o en todo caso la denominación social y después se presionaba en “Buscar”, después el resultado de la búsqueda, se podía conseguir la relación del fichero que tuviese esas características solicitadas.

A partir del año 2018 hasta la actualidad, se encuentra en vigencia el Registro General de Protección de Datos y desde entonces no se hacen inscripciones en los ficheros de la AEPD, por lo que el portal no está activo para hacer esta consulta. Se pueden conseguir la información por medio de otros parámetros que cumplen con la normativa de la LOPD a través de una herramienta de la misma AEPD y que es facilitada por la RGPD, otra manera es por medio de empresas que ayudan a los usuarios y que cobran un determinado presupuesto por hacerlo.

Resultados

Cada fichero que se encuentra registrado en el Registro General de Protección de Datos debe tener un informe o resumen de la primera página en donde aparezcan los datos de la denominación Social o nombre del responsable, el nombre del fichero, el uso y la finalidad establecida, la dirección en donde se realizan sus actividades y en donde se hacen las cancelaciones al interesado, naturaleza de la información, transferencias, comunicaciones y transmisiones de datos y la clasificación del fichero y tipos de datos.

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¿Qué es un Fichero?

Es un archivo en donde se guarda toda la información de tipo personal, es un gran base de datos en donde todo lo que referente a la persona y que tenga un uso restringido se guarda y protege.

Tipos de Ficheros

Se pueden encontrar cuatro formas diferentes de ficheros que se encuentran establecidos de acuerdo al mecanismo de organización, su almacenamiento y el procesamiento de los datos. Estas formas son las siguientes:

  • Automatizados: los que se encuentran organizados de forma digital, y a los cuáles se puede acceder desde una aplicación o un procedimiento informático.
  • No Automatizados: los que se guardan a través de papeles o documentos dentro de los expedientes de los empleados y que se guardan en archivadores.
  • Titularidad Privada: Representan aquellas informaciones que deben estar tutelados o vigilados por personas o empresas físicas, siempre y cuando no tengan una relación con la administración pública. Esto se debe a que los datos personales que se mantienen en resguardo en los entes son de tipo privado.
  • Titularidad pública: Aquellos ficheros que correspondan a entidades públicas como pueden ser gubernamentales o de la administración pública, etc.

Niveles de Seguridad en los Ficheros

De acuerdo a la naturaleza del fichero se establecen tres niveles de seguridad, que van de acuerdo al tipo de almacenamiento de la información y de la confidencialidad de los datos que se establecen en la LOPD.

  • Básico: aquellos que tienen contenidos los datos de información personal en sus archivos y que incluyen todos sus niveles.
  • Medio: los que contienen información crediticia y financiera.
  • Alto: información que esté relacionada con la ideología, la política de la persona, creencias religiosas, origen racial y cualquier otra que esté relacionada con su nacionalidad y cultura.

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Agencia Española de Protección de Datos

Es la única autoridad con el control independiente que sirve para velar que se haga el cumplimiento de la normativa para proteger los datos y garantizar el derecho principal a mantener la información de tipo personal bajo constante protección. Fue creada en el año 1993, mantiene su sede en la ciudad de Madrid, y tienen un poder o ámbito de aplicación en todo el territorio español.

Como organismo estatal debe velar que se cumplan todas las leyes de protección de datos y mantener controlada su aplicación, sobre todo lo que concierne a los derechos de la información, cómo acceder a ella, hacer rectificaciones, oposiciones y cancelación de datos. Por su naturaleza es una empresa pública que tiene capacidad de actuación de manera pública y privada que puede actuar independientemente en las administraciones públicas y en el ejercicio de sus funciones.

Inscripción en la Agencia de Protección de Datos

La Agencia Estatal de Protección de Datos colocó un sistema de tipo gratuito en donde se hacen las notificaciones para ingresar al portal web y que tienen el nombre de “Notificaciones Telemáticas”, por eso se tienen que hacer consignaciones físicas con una solicitud llena a la AEPD o por Internet para conseguir un certificado digital con firma electrónica.

Preguntas Frecuentes

La pregunta que más causa dudas es sobre que es en verdad la Agencia Estatal de Protección de Datos, y este es un organismo estatal que se encarga de resguardad que se haga cumplimiento a todo lo que disponga la Ley Orgánica de Protección de datos en España, como cualquier organismo del estado este tienen personalidad jurídica y derecho público.

De igual manera se establece de acuerdo a esta ley que toda empresa en España debe hacer la constitución de un fichero de datos y hacer su notificación a la AEPD. Como es una base de datos en donde se guarda toda la información que se va generando el mismo se debe inscribir en la AEPD, antes de hacer la creación de la base de datos o su recolección.

Es por eso que de acuerdo a la AEPD se tiene estimado la existencia de cinco millones de ficheros ya inscritos, en donde la mayor parte de ellos son de titularidad privada, solamente en el año 2018 se hicieron las inscripciones de 35 mil ficheros. En primer lugar están inscritos por cantidad los propietarios de acuerdo a los sectores de actividad seguidos por los de sanidad y luego el comercio.

Ahora bien en caso de tener un negocio de tipo online (por Internet) se recomienda que debe hacer uso de los ficheros que corresponden a Recursos Humanos por los datos personales de los empleados, de contabilidad, una página web para el resguardo de correos electrónicos, direcciones y números telefónicos, un registro de proveedores y otro para los usuarios.

Funciones del Registro General de Protección de Datos

Este organismo tiene las funciones de registrar cualquier gestión de registro de delegados de protección de datos, además de permitirles ejercer las funciones de:

  • Promover la elaboración de códigos de conducta y de trámites para valorar las solicitudes de aprobación.
  • Tener registros y hacer las publicaciones de los códigos de conducta.
  • Hacer promoción de certificados, sello, marcas para proteger los datos.
  • Elaborar todas las cláusulas contractuales para proteger datos que se envíen a través de transferencias internacionales y que impliquen su tramitación.

De igual manera deben hacer la tramitación de solicitudes de autorización de transferencias internacionales de datos y su debida valoración, así como la tramitación de las normas corporativas que se vinculen a estas transferencias internacionales. Elaborar las cláusulas de aquellos que serán los encargados del tratamiento y tramitación de la información, hacer campañas para la sensibilización de la protección de los datos.

En este sentido deben enseñar a los encargados de esta protección deben dar cumplimiento a lo establecido en el RGPD haciendo énfasis en las PYMES, administración Pública y las ONG. Entre otras de sus muchas funciones deben elaborarlos materiales, recursos y herramientas que sirvan de ayuda a aquellas personas encargadas del resguardo de datos para que cumplan con las normativas.

Atender las consultas que se les plantean por medio de los responsables, encargados y delegados de la protección, en este sentido deben hacer uso del canal INFORMA_RGPD.  De la misma forma pueden hacer la recepción de quejas y reclamaciones que tenga la agencia y resolver consultas que se les presenten por medio de ciudadanos comunes que ejercen su derecho para la presentación de estas reclamaciones.

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