¿Cómo redactar un oficio según sus tipos y normas APA?

Cómo redactar un oficio debería ser una de las primeras responsabilidades que se le asigne a cualquier personal que ingrese a una institución o una empresa. Conozcamos aquí las maneras de preparar un documento de este tipo.

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¿Cómo redactar un oficio?

La idea es mejorar la formación dentro del grupo de trabajo y no tomar desprevenido a nadie. Un oficio contiene un mensaje importante que debe ser trasmitido a todos los departamentos u oficinas. Es necesario que todos los empleados o trabajadores conozcan las maneras de redactar estos documentos por muchos aspectos.

Es decir, este trabajo no es único y exclusivo de las secretarias o asistentes. El resto de los miembros de una empresa o institución están en la obligación de conocer cómo redactar un oficio, su estructura y las formas de la norma APA. Anteriormente los organismos oficiales eran los entes que convalidaban y generaban este tipo de misivas, pero con el paso de los años las empresas e instituciones privadas comenzaron a generarla con el mismo carácter disciplinario.

¿Qué es un oficio? 

Es un documento en el que se informan algunos datos de mera relevancia. Todo documento administrativo es una comunicación escrita que tiene un carácter bastante formal que se distribuye dentro de la administración. Esto fija estrategias de trabajo, normas o lineamientos que permiten el cumplimiento de las obligaciones y el disfrute de los derechos. Es avalado por la constitución de la nación o las mismas normas de la organización o institución.

Este documento se hace llegar a personal con responsabilidades en el ámbito estatal o privado. Se remite a las autoridades o representantes de dichos organismos. Un oficio contiene órdenes, disposiciones, respuestas, invitaciones, pero también consultas, solicitudes y gestiones, y puede ser utilizado en la comunicación tanto interna como externa. También se puede aprender algo de redacción en Cómo hacer un reporte de lectura.

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Normas APA

Esto de las normas APA consiste en una serie de formalidades que deben cumplirse a cabalidad para saber cómo redactar un oficio para informar con todas las de la ley. Estas normas son: Papel tamaño carta, el tipo de letra debe ser Arial o Times News Roman, el tamaño de letra 12, el interlineado 2.0, alineado a la izquierda, los márgenes 2.5 a cada lado y la sangría con 5 espacios al comienzo de cada párrafo.

Diferencia entre solicitud y oficio

Es importante tener en cuenta las características de los distintos documentos que se redactan dentro de una institución, y sus objetivos. Entonces, hay una marcada diferencia entre lo que es una solicitud y un oficio. La solicitud va dirigida de un subalterno a su superior, mientras que el oficio es una comunicación de director a director.

En la circulación externa, esos oficios son firmados y avalados por la máxima autoridad del organismo. Por ejemplo, el gerente general de una empresa, dónde A le envía un oficio al gerente general de B. En la circulación interna los elabora el departamento que corresponde a la jefatura. El director, por ejemplo, de RRHH de la empresa, A le envía un oficio al director de contabilidad de su misma empresa, esto es circulación interna.

Partes del oficio

Para saber cómo redactar un oficio, es importante saber su composición:

Encabezado: en esta parte se incluye un membrete que indica el nombre de la institución, domicilio, números de teléfono y el cargo. Debemos colocar la fecha y el lugar, escribiendo con mayúscula la palabra oficio, seguido del número correlativo. De igual forma debe ser incluido el destinatario y su cargo. En este mismo membrete es conveniente colocar la palabra «Asunto».

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La información contenida en el membrete debe colocarse con equilibrio. Es decir, lo que es el nombre, dirección y cargo debe ir centrado en la parte superior del oficio, del lado derecho debe colocarse el lugar y la fecha. Los datos del destinatario deben ir del lado izquierdo y debajo o centrado el tema Asunto.

Texto o cuerpo: es importante iniciar la redacción con frases como: «Tengo el honor de dirigirme a usted», o «Me es grato saludarle», o «Tengo el agrado de dirigirme a usted», o frases de cordialidad según a la ocasión. Una vez culminado el texto el siguiente paso es la despedida.

En esta parte del documento se debe mantener la cortesía y la cordialidad, haciendo una despedida como esta: «Hago propicia la oportunidad para expresar los sentimientos de mi especial consideración y estima personal», cerrando con «atentamente».

Firma: en esta parte se coloca el nombre, apellido, cargo y sello de quien envía el documento.

Es importante ya en el final hacer la aclaratoria de las copias.

¿Cómo redactar un oficio de queja?

Para saber cómo redactar un oficio de este tipo deben mencionarse las incomodidades o molestias ante los superiores. Esto permite dejar constancia de una manera elegante, cumpliendo con la formalidad requerida.

En este oficio deben plasmarse los sentimientos experimentados para plasmarlos correctamente. Se identifica el objetivo, para qué se hace y qué se desea lograr; esto perfila la manera correcta y sustenta la resolución. Se debe identificar el nombre de la empresa o de la persona a quien va dirigida la carta.

En la redacción deben cumplirse los protocolos con la intención de lograr una correcta formalidad que permitirá luego ampliar las oportunidades para la solución del problema. La entrega puede hacerse de forma física o electrónica. Importante no olvidar colocar en el oficio lo siguiente:

  • Conocer el grado de instrucción del destinatario: de no poseer y no lograr averiguar dicha información, debe colocarse: Sr., Sra., o Ciudadano. Jamás usar «A quien corresponda».
  • Nombre completo: colocar en la esquina superior el nombre completo del destinatario, y debajo el cargo que ejerce, la razón social y el puesto organizacional. Debajo colocar la palabra «Presente», sin ningún punto.
  • Fecha y lugar: estos datos deben ir debajo en el centro.
  • Frase inicial: se debe hacer la breve narrativa de lo que sucedió, tratando de incluir detalles como día, hora, fecha, personas involucradas o lugares.
  • Petición concisa: para lograr que el oficio tenga validez y respaldo, la petición propuesta debe ser una idea clara y lógica, de manera que sea considerada en primer orden por el destinatario la resolución positiva de las partes.
  • Firma: en el espacio donde se supone va la firma de quien redacta el oficio debe ir sin línea.
  • CC: es importante incluir si se hace la entrega de la copia y para quién. Este es solo uno de los ejemplos de oficios de queja o denuncia

¿Cómo redactar un oficio de petición formal?

Para conocer cómo redactar un oficio para solicitar una prórroga o nota de solicitud, la misma debe hacerse por la vía formal. El estilo de letra a usar es Arial en el tamaño de 12, tal cual lo indica la norma APA. Cuidar los márgenes y el tamaño que es A4. En la esquina superior derecha el lugar y la fecha. Alinear el texto a la izquierda, colocar a quien va dirigido el oficio, nombre, apellido, profesión y cargo, y en ese mismo encabezado colocar la palabra «Presente».

De inmediato se empieza con la petición de manera muy formal con una redacción elegante y con un lenguaje respetuoso. Finalmente se indicará la despedida con un saludo cordial aclarando tener con prontitud la respuesta. Igual se coloca la firma, sin la línea en el centro inferior, no olvidando colocar la profesión y tal vez el número de teléfono.

¿Cómo redactar un oficio de contestación?

Sus elementos son básicos, claros, precisos. Esto evita que la solicitud quede sin efecto. El encabezado puede ser perfectamente igual a los anteriores expuestos, pero en un primer párrafo debe hacerse mención de la petición que le fue entregada, continuar un segundo párrafo explicando las razones de su respuesta de forma clara y precisa. Evidentemente debe cuidarse el membrete con la información detallada del emisor y el destinatario.

De igual forma debe respetarse la parte de la despedida, utilizando frases alentadoras y cordiales.

¿Cómo redactar un oficio con atención a alguien?

Estos documentos se hacen normalmente para hacer invitaciones, felicitaciones, informar ascensos simples o agradecimientos. En la imagen siguiente se muestra un ejemplo sencillo de cómo redactar un oficio con atención a alguien.

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