Cómo hacer un oficio formal en México

Aprende cómo hacer un oficio formal, conoce todos los pasos que debes seguir para redactar este tipo de documento, para que sirven y como hacer uso de el de la mejor manera.

cómo redactar un oficio formal

¿Qué es un oficio formal?

Los oficio son un tipo de documento, por medio de los cuales, se hace llegar información o comunicados de carácter oficial, a un destino específico.

Estos oficios, son expedidos generalmente por instituciones, ya sean de carácter público o privado, aunque anteriormente, solo eran elaborados por organizaciones públicas.

Basándonos en esto, la estructura de un oficio, consiste en la redacción de información, de manera protocolar, indicando principalmente la fecha, posteriormente a quién va dirigido, asunto del mismo, información y firma del responsable de la redacción.

cómo redactar un oficio formal

Un ejemplo sencillo sería de la siguiente forma:

México, (Fecha en la que se esta redactando el oficio)

[su_list icon=»icon: asterisk» icon_color=»#15ab16″]

  • Señores:

(En este espacio debes indicar a quién va dirigido el oficio)

  • Asunto:

(En este espacio debes especificar el motivo del oficio)

  • Información:

(En este espacio debes agregar todo el contenido que deseas informar por medio del oficio)

  • Atentamente:

(En este espacio debes indicar tu nombre y firma)

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¿Cómo redactar este tipo de documento?

Para saber cómo hacer un oficio formal, debes tener en cuenta que por lo general, estos oficios se componen por una o dos páginas, dependiendo de la información del mismo.

Por lo que el tipo de papel que se utiliza para redactar el documento de oficio formal, es de una hoja tamaño carta, que tienen una medida de unos 21,59 centímetros de ancho por 27,94 centímetros de largo.

Aunque también pueden redactarse en hojas tamaño oficio, con una medida de 21,59 centímetros de ancho por 35,56 centímetros de largo y hojas tamaño A4, con medidas de 21 centímetros de ancho por 29,7 centímetros de alto.

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¿Cuáles son los elementos de un oficio?

Para redactar esta clase de oficios, debes guiarte por ciertos parámetros que te ayudarán a hacer dicha redacción de la mejor manera, para que la información que deseas dar, esté debidamente escrita y especificada.

Estos son los elementos de un oficio, que debes saber para conocer cómo hacer un oficio oficial adecuadamente:

  • Lugar y fecha

Todos los oficios que elabores, deben empezar indicando la fecha exacta de su expedición, debes especificar el día, el mes y el año.

  • La numeración
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Este elemento, depende de acuerdo a la institución que elabore el oficio oficial, por medio de este, se indica al destinatario del oficio, el número de expedición del documento, las siglas que corresponden a la oficina que lo emita, y el año que transcurre para el momento de su redacción.

  • El destinatario

Es indispensable que este espacio, no ocupe un número de líneas mayor a cuatro, en la redacción de la estructura de un oficio, debes indicar tanto el nombre de a quién va dirigido, como su cargo y lugar de trabajo.

  • El asunto

En este espacio, debes indicar específicamente el motivo del oficio, seguidamente un breve resumen, donde expliques el contenido del mismo.

  • El cuerpo

Este es el espacio en donde debes desarrollar, todo el contenido del oficio formal que redactas, de manera clara y precisa.

  • La despedida:

Este espacio, siempre debes redactarlo de una manera cortés, para que de esta forma mantengas la buena relación en los mejores términos posibles, seguido de tu firma y nombre como emisor del oficio formal.

[su_box title=»A considerar» radius=»6″]En caso de ser necesario, puedes plasmar el sello con el respectivo logo de la empresa responsable, esto le dará más formalidad al documento en cuestión. [/su_box]

¿Cómo se pueden clasificar los oficios formales?

Los oficios pueden ser clasificados, dependiendo de su contenido, importancia, y a quienes van dirigidos, ya sean de carácter público o privado, es importante que conozcas tanto sus características como la estructura de cada uno de ellos.

Oficio formal institucional, por destino o procedencia

Estos oficios formales, podemos clasificarlos de dos maneras, oficio interior y oficio exterior:

  • Oficio formal interior

Este tipo de oficio formal, es expedido dentro de las mismas oficinas del gobierno, para el caso de empresas, solo se expedirían dentro de la misma.

Por este motivo su nombre de oficio interno, o también son denominados como oficio interior foráneo para los casos que se expidan para otras instituciones del gobierno.

  • Oficio formal exterior

Este tipo de oficio formal, se basa en aquellos oficios que se expiden por las organizaciones para un público generalizado.

O en tal caso para aquellas organizaciones de carácter privado, que son completamente ajenas a los asuntos gubernamentales, y para los casos de las empresas, los que están dirigidos a personas ajenas a la misma.

Oficio formal, para una o más personas

Estos oficios formales, podemos clasificarlos de dos maneras, oficio directo o simple y oficio múltiple:

  • Oficio directo o simple

Esta clase de oficios, por lo general están dirigidos a una persona u organización en específico, por medio de él, se le expide al titular de la misma, un comunicado con validez oficial, si es elaborado por alguna institución o una validez empresarial, si es elaborado por algún tipo de empresa.

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[su_box title=»Importante» radius=»6″]Este tipo de oficio, también tienen validez oficial, aunque no sean elaborados por ninguna institución, como en el caso de los oficios oficiales de las escuelas o los expedidos por bancos o alguna institución de crédito.[/su_box]

  • Oficio formal múltiple

Esta clase de oficios formales, se estructuran de la misma manera que los oficios formales simples o directos, con la diferencia, de que estos están dirigidos a varias personas, por lo que el tipo de redacción que se utiliza es universal.

¿Qué tipo de información se redacta en los oficios formales y como debes hacerlo?

Como lo indicamos anteriormente, estos documentos, suelen estar conformados por una o dos páginas, que permiten la redacción de forma renglón cerrado o de renglón y medio.

[su_box title=»Partes de un oficio» radius=»6″][su_youtube url=»https://www.youtube.com/watch?v=8DJoV7qXDnc»][/su_box]

Puede ser expedido tanto en papel tamaño carta, como en tamaño oficio o A4, y puede incluir la siguiente estructura:

  • Sello con logo de la institución u organización que lo expide, aunque para el caso de las empresas no es indispensable.
  • Nombre de la institución que expide el oficio formal.
  • Asunto del oficio formal.
  • El lugar y la fecha de expedición del oficio formal.
  • Nombre de a quién va dirigido el oficio.
  • Antecedentes, en caso de existir alguno debe redactarse en forma de cita.
  • Introducción del oficio.
  • Cuerpo del oficio formal, es decir, todo el contenido principal del mismo.
  • Despedida y cortesía.
  • Nombre y firma del responsable de la redacción del oficio formal.
  • Si se requiere las siglas CCP, que significan “con copia para”.
  • En caso de existir el lema de la institución, se redacta al final del documento.

Ejemplos de oficios formales

Ya teniendo toda la información necesaria, para conocer cómo hacer un oficio formal adecuadamente, te indicaremos algunos ejemplos, expedidos por las instituciones gubernamentales, que te servirán como guía para redactar tus oficios formales.

En la parte superior derecha del oficio formal debes colocar lo siguiente:

Gobierno Municipal

Oficio Número 321/2021

Expediente 4321/2021-2

Servicio de Aseo Urbano

Jueves 24 de Marzo de 2.021

(Del lado superior derecho, debes colocar el sello correspondiente).

Seguido a la fecha del lado izquierdo del oficio formal, debes indicar lo siguiente:

Juana Guadalupe Manzanillo

Central Superior #123

Municipio “X”

Estado de México C.P 12345

Seguido al destinatario del oficio, debes indicar lo siguiente:

Solicitud de aseo de la fosa séptica correspondiente al condominio “X”

Posteriormente, debes desarrollar el contenido del oficio formal, de la siguiente manera:

Posterior a la solicitud y previo a la evaluación de la información remitida, se procederá con el trabajo solicitado.

Por medio del presente oficio, se hace saber que se destinó el día 30 de Marzo de 2.021, para presentar el servicio de aseo con la respectiva desasolvadora, bomba y tanque para extracción, para llevar a cabo dicho servicio solicitado.

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De igual manera, se hace invitación a realizar la solicitud, con mínimo 30 días de antelación, puesto que es preciso hacer el procedimiento en el área administrativa, por la cual se expide este oficio, al área de aseo y que el mismo pueda efectuar su trabajo.

Finaliza la redacción del oficio formal de la siguiente manera:

Sin más que agregar, reiterando mis respetos, se despide cordialmente:

Presidente Municipal

Mario Moreno Morales

(Firma)

CCP Departamento de aseo.

Otro tipo de ejemplo que podemos indicarte, es el oficio formal empresarial, el cual debe redactarse de la siguiente manera:

Almacenes Rodríguez y Rodríguez SA de CV

Oficio número 123/2021

Ciudad de México, a 24 de Marzo de 2.021

Señor Gerente encargado de Almacenes Rodríguez y Rodríguez SA de CV en su sucursal número “X”

Municipio “X” Estado de México.

Único asunto: Denuncia por abuso de poder hacia sus subordinados, y mal manejo de los recursos pertenecientes a la empresa.

Señor “X”

Estimado señor “X”, por medio de la presente, se le hace saber sobre la resolución tomada por la junta directiva de la empresa Almacenes Rodríguez y Rodríguez SA de CV, en referencia hacia su comportamiento y control de los recursos económicos de la misma.

Esto según previos reportes recibidos, por parte del personal a su cargo, por lo que la junta directiva de la empresa, dictamina su separación al cargo desempeñado, y solicitar su renuncia al mismo.

Adjuntando la documentación que evidencia dichos malos tratos de su parte, y los testimonios respectivos.

Atentamente: Junta directiva y Presidente de la junta directiva (Firma)

Otro ejemplo de oficio formal, son los de carácter escolar, y se redactan de la siguiente manera:

Universidad Cientifica Humanista, Americo/Francesa ANÁHUAC – UCHAFA

Av. Desconocida – Colonia “X”

México DF/ Calle perdida del Sur.

Expediente número 1234/2021

Oficio número 123

Alumno: Guadalupe Fernández.

Único asunto: Beca.

Señor Pedro Fernández y Señora María de Fernández, por medio de la presente, se les hace saber que la alumna al rubro anotada, ha dado inicio a sus beneficios otorgados por la beca que le fue otorgada por la universidad.

Por tal motivo, de que su hija es menor de edad, se solicita su presencia en las oficinas administrativas, para poder agilizar los trámites pertinentes a este asunto.

Cito: “La firma de la documentación de constancia y aprobación de la beca requerida por parte de los padres o responsables…”

Sin más a que hacer referencia, se despide.

Rector/ Universidad Científica Humanista, Américo/Francesa y Académia UCHAFA

Doctor “X” (Firma)

[su_box title=»¿Cómo redactar un oficio?» radius=»6″][su_youtube url=»https://www.youtube.com/watch?v=eIERIv0SK5Y»][/su_box]

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