Cómo abrir una agencia de viajes en México

Una de las mejores formas de emprender es iniciando tu propia agencia de gestión de viajes. Con una agencia de viaje lograrás facilitar la vida de muchas personas que requieran desplazarse. En este artículo te enseñaremos cómo abrir una agencia de viajes.

cómo abrir una agencia de viajes

Proceso para abrir una agencia de viajes

Abrir una agencia de viajes requiere de una larga lista de requisitos y pasos a seguir para que la misma quede constituida de la mejor forma y se encuentre dentro de los términos legales correctos. De esta forma garantizarás a tus clientes una atención de primera enmarcada en todo lo que se encuentra establecido en las leyes de México.

Afortunadamente, los requisitos requeribles para abrir una agencia de viajes no son tan complicados de conseguir y siempre existirán expertos que se encuentren completamente dispuestos a ayudarte con los temas de papeleos y transacciones.

Qué se necesita para abrir una agencia de viajes

Lo primero que debemos decir es que estos requisitos no son aplicables únicamente a la república mexicana, los requisitos que nombraremos a continuación, pueden ser aplicados en casi todos los países debido a que son bastante generales. No obstante, es de suma importancia que revises los requisitos del país donde vas a instituir la agencia

Las agencias de viaje pueden ser abiertas de dos maneras diferentes, como persona autónoma o en su defecto, como persona jurídica.

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Cómo crear una agencia de viajes autónoma: requerimientos

Si vas a fundar una agencia de viajes como persona autónoma debes contar con una serie de requisitos específicos para que se encuentre en el marco de la legalidad. Dichos requisitos son:

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  • Poseer una declaración censal: Los documentos que pueden servir para realizar esta declaración son el IRPF (Impuesto Sobre la Renta) o el IVA. Estos documentos deben ser presentados en las oficinas fiscales correspondientes, previo a la creación de la agencia de turismo.
  • Afiliación al régimen de autónomos: Este paso es sumamente importante y de carácter obligatorio. Debes tener trabajadores que laboren de forma independiente, al igual que socios y sociedades civiles o mercantiles. Este documento de sebe presentar acompañado de:
    • Fotocopia legible del Número de Identificación Fiscal (NIF).
    • Fotocopia de los impuestos que corresponden a las actividades económicas.
    • Documentos inherentes a la afiliación.
    • Certificado profesional.
    • Una parte de la cotización.
    • Una parte de asistencia sanitaria
  • Contar con una petición del libro de visitas: Todas las empresas creadas por personas autónomas, deben contar con un libro de visitas de forma exigida. Se trata de un recurso que empleará el inspector laboral para todas sus visitas.
  • Poseer la solicitud del número patronal: esto generalmente se lleva a cabo en el momento en que se va a contratar personal nuevo en la agencia. Por lo general, las agencias de viajes deben abrir sus puestos indicando a los usuarios de forma muy precisa, los servicios y productos que proveen.

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Cómo iniciar una agencia de viajes jurídica: requerimientos

En el caso de que desees abrir una agencia de viajes como persona jurídica, los requisitos serán diferentes aunque, obviamente se coincidirá en algunos puntos. Los documentos que necesitarás son:

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  • Contar con la constitución de la sociedad: La ley le exige a las agencias de viaje que tengan unos certificados que se encuentren en el estatus idóneo del registro mercantil y en óptimas condiciones estatales y jurídicas. Dichos requerimientos suelen ser los más difíciles de conseguir para las agencias de viaje en construcción. No obstante, existen personas capaces de acelerar el proceso.
  • Poseer gestiones constituidas para la sociedad: para esto se deberá tener:
    • Una gran cantidad de impuestos de actividades económicas y afines.
    • El código de solicitud de identidad fiscal.
    • Diversas declaraciones entre las que deben estar el IFPR y el IVA.

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Estos son parte de los permisos para abrir una agencia de viajes. De igual forma, siempre será recomendable que se busque la asesoría de especialistas y abogados que puedan gestionar este tipo de transacciones de forma más eficiente, práctica y sin ninguna clase de errores. Además, será muy útil que en la sociedad se encuentren personas que cuenten con conocimientos en el área de turismo.

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Paso a paso para crear una agencia de viajes en México

Aunado a los requisitos legales que hemos nombrado anteriormente, existen ciertos pasos que, si bien no son estrictamente necesarios, significarán grandes ventajas para el establecimiento de una agencia de viajes que cumpla con todas las formalidades de ley y que además sea un éxito entre los usuarios y potenciales clientes. A continuación, cómo abrir una agencia de viajes, paso a paso:

Encontrar cuál es tu nicho de mercado

Esta parte del paso a paso es sumamente importante, definir el nicho de mercado en el que vas a trabajar te ayudará a conceptualizar y delimitar el trabajo para, de esta forma, tener una empresa más exitosa y con unas metas de trabajo mucho más claras.

[su_box title=»Importante» radius=»6″]Un error frecuente en las personas que desean instaurar una nueva agencia de viajes, u otro tipo de negocio, es que no realizan un estudio de mercado previo y pretenden comercializar absolutamente todo, incluso aquello que pertenece a otras áreas comerciales. Esto, más que ventajas puede significar una gran cantidad de desventajas.[/su_box]

Este tipo de acciones puede traer decepciones a los nuevos emprendedores, que no se encuentran visualizando el hecho de que, probablemente compiten con empresas que están establecidas desde hace muchos años atrás.

Si por el contrario, te dedicas a comercializar los servicios a una sola área del mercado, estarás reduciendo la competencia y encontrarás mucho más espacio en el mercado. Te puedes encaminar hacia un área poco explorada del medio en el que desenvuelvas tu empresa.

En el caso de una agencia de viajes, lo ideal será evaluar las necesidades de los viajeros que serán tus potenciales clientes. Por ejemplo, puedes dirigir tus viajes a un solo país, o dirigir tu atención a los viajeros con mochila. Ofrecer viajes para lunas de miel, o propuestas de matrimonio, lo importante es explorar y estar dispuesto a realizar cosas muy diferentes.

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Elabora un buen plan de negocios

Tener un buen plan de negocios es básico para la institución de cualquier empresa. Este plan será la guía que van a utilizar tu equipo y tú para que la empresa funcione de la forma más óptima posible. No solo se fundamenta en crear objetivos de forma aislada para dar una idea aproximada de las acciones a ejecutar.

Por el contrario, el plan debe ser lo más preciso y detallado posible, haciendo énfasis en el análisis preciso de las estructuras de mercado y de los objetivos que se tienen con las ventas.

[su_box title=»Dato de interés» radius=»6″]Es de suma importancia tomar en cuenta las proyecciones que tengas de las finanzas y las cantidades de dinero que se requieren para que el proyecto se concrete con éxito. El plan de negocios debe proporcionar una vista clara y detallada de los logros que deseas tener con tu empresa.[/su_box]

De igual forma, se deben identificar las limitaciones y posibles problemas que puedan tener los clientes a futuro, como la obtención de ciertos documentos de viaje como permisos, vacunas o visas. Sería ideal que tu agencia de viaje brindara soluciones para este tipo de problemas.

Imagen de la marca

Hoy en día el cuidado de la imagen que tiene una marca es un aspecto básico y de muchísima importancia para cualquier emprendimiento. Esto es lo primero que verán los clientes y posibles clientes de tu empresa, el branding les dará una idea de la seriedad de tu emprendimiento.

[su_box title=»Cómo hacer estrategias de branding para marcas turísticas» radius=»6″][su_youtube url=»https://www.youtube.com/watch?v=ylSTtLTH3oI»][/su_box]

Se debe elaborar un buen logotipo, para que tu organización tenga una buena imagen visual. Esto ayudará a mostrar qué hacen y los productos que ofrecen.

Existen en internet muchas opciones de herramientas digitales para elaborar tu propio logo, no obstante siempre te recomendaremos que contrates a un profesional del diseño gráfico, ya que estos están formados para crear imágenes de calidad y que atraigan a clientes.

En esta época en la que las redes sociales marcan la pauta de todo lo que consumimos, se hace de extrema necesidad crear materiales audiovisuales que de alta calidad que inviten a los clientes potenciales a comprar nuestros servicios.

Elementos legales

Los factores legales de la agencia de viaje deben estar cubiertos a la perfección. Dependiendo del país en el que te encuentras pedirán cantidades diferentes de documentos, recordemos que cada nación cuenta con sus propias legislaciones.

Sumado a esto se encuentra el hecho de que debes conocer todos los requerimientos legales para efectuar un viaje del tipo que ofrece tu agencia. De esta forma vas a garantizar la seguridad que tus clientes necesitan al momento de salir a la aventura.

Los aspectos legales incluyen el registro del logotipo y la imagen corporativa de tu empresa, de esta forma te estarás protegiendo contra el plagio y robo de identidad.

Tener cubierta la financiación

La financiación es clave en estos casos. Debes tener bien definida la estrategia que vas a utilizar para conseguir la inversión inicial. Es probable que puedas iniciar con una empresa a pequeña escala desde la comodidad de tu hogar. Esto no quiere decir que no requieras de una circulación constante de dinero, porque, pese a que no tendrás que pagar el arrendamiento de un local, si se producen gastos de igual manera.

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En otros casos, requieres del arrendamiento del espacio que usarás como oficina para trabajo administrativo  y de Atención al público. Sumemos los gastos de creación de imagen de la marca, la elaboración de material audiovisual promocional, entre otros factores que le hagan ganar visualización a tu agencia.

Selecciona la ubicación más óptima

Muchas veces el éxito de un emprendimiento depende de la zona geográfica en la que te encuentres ubicado. Esto no se limita el sitio de la ciudad en el que se encuentre tu oficina, también influye tu posicionamiento en la internet.

Se debe seleccionar el canal de ventas que se adecue más a los servicios y productos que ofreces, siempre tomando en cuenta la cartera de clientes a los que desees llegar.

Si optas por tener una oficina en la que atiendas presencialmente a tus clientes, lo ideal es que sea un espacio que te permita crecer. Evidentemente, esto va a depender del presupuesto que tengas y lo que desees lograr con tu empresa.

Recuerda que si acompañas a esta ubicación estratégica con una buena estrategia de marca personal, y unas operaciones impecables, el éxito de tu empresa estará garantizado.

Promociones de tu nueva agencia de viajes

La promoción realizada de la forma más eficiente y en las plataformas correctas garantizará el crecimiento de tu empresa. Recuerda que en principio los potenciales clientes no conocen tu trabajo y los servicios que ofreces, es por esto que las empresas de publicidad se valen de campañas publicitarias agresivas que despierten la curiosidad de los clientes.

[su_box title=»Información importante» radius=»6″]Te puedes valer de las técnicas de publicidad que se utilizan en la actualidad, mostrándoles a las personas historias reales de viajes exitosos, transportándolos a ellos a los lugares más espectaculares y garantizando que tu agencia les va a vender una experiencia de viaje inolvidable, sencilla y sin ninguna complicación.[/su_box]

Evalúa cuáles son las redes sociales más utilizadas por tus clientes ideales, qué emisora de radio escuchan más, los programas de televisión e incluso los periódicos que consulten, es de suma importancia que te hagas conocer. Existen zonas geográficas que prefieren el Facebook antes que el Instagram. Sin embargo, si tu cliente ideal es Millenial, tendrás que enfocar tu estrategia en redes sociales como Instagram.

[su_box title=»Técnica y estrategia para vender paquetes de viajes» radius=»6″][su_youtube url=»https://www.youtube.com/watch?v=30v-rfmpEcQ»][/su_box]

Cuidar las relaciones interpersonales con tus clientes

Es de suma importancia que tanto tú como las personas que trabajan en tu equipo mantengan una relación óptima, llena de mucho respeto y buen contacto con los clientes y con los potenciales clientes.

Es muy relevante que se mantengan conectados, de tal forma que los clientes se sientan completamente seguros con tu agencia y deseen volver cada vez que necesiten adquirir uno de los servicios que ofreces.

Cuando hayan finalizado su viaje, envía un cuestionario para conocer el nivel satisfacción de los viajeros. Tomar en cuenta las opiniones de los usuarios te permitirá mejorar tus operaciones en muchos aspectos, que no conocerías de no tener claro el punto de vista de estos.

Prepara sesiones de entrenamiento para tu equipo en el que les enseñes de qué forma quieres que traten a los clientes; además, proporcionales una lista de dudas frecuentes y cómo responderlas de forma rápida, respetuosa y eficiente.

Proporciona a los clientes una lista detallada de contactos a los que puedan llamar o escribir, en caso de que ocurra algún inconveniente durante el viaje, se les presente una duda e incluso quieran agregar un destino adicional antes de regresar. Contar con planes para resolver estas eventualidades le dará seriedad a tu empresa.

Crea sociedades

Es muy importante que te asocies con empresas o individuos que te ayuden a ampliar el abanico de servicios que ofreces a tus clientes. Lo mejor será iniciar con contactos que se encuentren en la localidad y que te ayuden a ofertar promociones atractivas que hagan a tu agencia distinguirse de otras empresas que ofrecen servicios similares.

[su_box title=»Importante» radius=»6″]El acercamiento a los proveedores de viajes debe ser muy similar en términos de respeto y precisión al que debes tener con los clientes. Es importante que conozcas las comisiones. Puedes ofertarte como una especie de proveedor de viajeros.[/su_box]

Tus expectativas deben ser realistas

Es importante que sepas que todos los negocios tienen un ritmo y tiempo al que avanzan, si tus expectativas son mayores a lo que puedes cubrir o lograr con tu plan de negocios y presupuesto, es probable que sientas una gran decepción cuando estas no se logren de la forma que esperabas.

No te apresures, muchos especialistas sugieren que al inicio de tu emprendimiento seas bastante realista y que incluso esperes lo peor. Las empresas nuevas deben pulirse constantemente y será la experiencia de campo lo que las llevará a crear las estrategias que funcionen al 100%.

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Recuerda que todos los equipos de personas tienen sus funcionamientos propios. Toma en cuenta cuánto dinero vas a invertir en los sueldos del personal, los costos de las promociones y otras inversiones que se deban realizar antes de iniciar.

Es de suma importancia que el mundo digital se inicie con mucha paciencia, ya que tendrás que llevar a cabo distintas pruebas para determinar: qué es lo que le funciona mejor a tu negocio, qué es lo que atrae más a los clientes, cuáles son las necesidades del mercado, entre otras interrogantes.

Agencia de viajes: definición y tareas que cumple

Ahora que sabes cómo abrir una agencia de viajes, vamos a definir qué son. Las agencias de viaje son empresas que tienen como tarea ayudar a los futuros pasajeros a encontrar el mejor medio de transporte hacia su destino predilecto. Las agencias de viaje suelen tener contactos establecidos con las diversas aerolíneas, esto les permite encontrar mejores precios y ciertos beneficios que de otra forma sería muy difícil de obtener.

De la misma forma, se debe resaltar que las agencias de viajes no son parte de las aerolíneas, solo son una suerte de asociados, que ayudan a los pasajeros a llevar a cabo las gestiones de viaje de una forma mucho más sencilla y sin complicaciones. es probable que el futuro pasajero se esté embarcando en su primera aventura y no sepa qué hacer, es en este momento que la agencia de viajes llega para resolver todo.

Tipos de agencias de viajes

Según la forma en la que venda sus productos la agencia, a qué tipo de actividad se dedique y qué competencias y servicios puede ofrecer a su cartera de clientes, podemos distinguir varias clases de agencias de viajes:

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  • Mayoristas: Estas agencias tienen la facultad de preparar viajes y servicios de turismo muy completos y a gran escala para que puedan ser vendidos a través de las agencias de viaje minoristas.
  • Minoristas: Este tipo de agencias no cuenta con la capacidad de producir paquetes turísticos, se encargan de vender los paquetes producidos por la mayorista a los viajeros. Este tipo de agencias puede producir sus propios paquetes turísticos pero en una escala mucho menor.
  • Mixtas: Como su nombre indica, pueden ejercer como mayorista y minorista, esto quiere decir que pueden desarrollas sus propios paquetes grandes y venderlos al mayor o al por menor. Por lo general este tipo de agencia nace como un minorista que crece con el tiempo.

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Importancia que tienen las agencias de viajes

Las agencias de viajes proveen facilidad y ayudas a los usuarios para mejorar sus experiencias al momento de planificar y ejecutar un viaje. Las personas que trabajan en las agencias de viajes conocen perfectamente dónde se consiguen las mejores opciones para encontrar vuelos, viajes en tren, hospedajes y mucho más.

Esto representa una gran solución para una gran cantidad de personas que desean viajar por motivos laborales o vacacionales, que no tienen idea de cómo hacerlo o a dónde acudir para tener una excelente experiencia de viaje, optando por ofertas y otras oportunidades maravillosas que no tendrían sin la agencia de viajes.

Cuánto tiempo se necesita para abrir una agencia de viajes en México

Es posible que tome algo de tiempo completar todo el papeleo necesario para poder abrir una empresa de este tipo en México, esto se debe a que tienes que tener toda esta documentación en orden y te deben validar para poder ofrecer servicios como agencia de viaje.

Se estima que este proceso puede durar entre unos 2 a 3 meses. Esto dependerá evidentemente de la cantidad de tiempo que te tome conseguir los documentos necesarios y de la aprobación de parte de las autoridades competentes.

Si realizas este proceso de la mano de un asesor u abogado experto en el área, que tenga conocimiento de todos los trámites y procedimientos necesarios, además de las agencias y oficinas del Estado a las que deba acudir, el tiempo será mucho menor a si haces las operaciones sin ningún tipo de asesoría.

Registro Nacional de Turismo

Esta organización, que pertenece al gobierno de la República mexicana,  permite y fomenta la correcta comunicación entre las empresas que trabajan en el área turística, en caso de ser necesitado.

De igual forma, se trata de la plataforma que utilizará el gobierno para obtener la información necesaria de las empresas que laboran en turismo, como es el caso de las agencias de viaje. Esto se hace con la finalidad de tener pleno conocimiento de la industria turística de los Estados Unidos Mexicanos.

Es importante mencionar que el Registro Nacional de Turismo también se encarga de administrar y presidir el estado de los proveedores de servicios turísticos. Sumado a esto deben mantener la vigencia de algunas políticas y verificar que estas se cumplan de forma precisa. Es por esto, que es de suma importancia que tu agencia de viajes se encuentre inscrita en este registro.

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