Certificado Laboral: Guía, Modelo y Formato

El certificado laboral es un documento muy importante para quienes se encuentren laborando en territorio colombiano, con este, la persona podrá demostrar que se encuentra bajo una dependencia laboral pública o privada, según sea el caso. Acompáñanos a conocer cómo expedir un certificado laboral paso por paso.

certificación laboral de trabajadores

¿Qué es una carta de Certificación Laboral?

La certificación laboral es aquel documento que requiere un trabajador para determinados trámites que desee realizar. Este certificado es visto como una garantía de la relación laboral patrono-empleado. Por lo tanto, este certificado se ve como un documento a título informativo, en el que se establece cuál es la relación con la empresa.

Es muy común confundir con una carta de recomendación, aunque no tiene nada que ver una con la otra. Sin embargo, si el patrono lo desea, puede añadir algunas facultades y habilidades que posee el trabajador dentro de su empresa. Dicho esto, el certificado laboral solamente sirve para dar constancia del trabajo que tiene una persona por un determinado tiempo.

De acuerdo al artículo 57 del Código del Trabajo Colombiano, se establecen todas las obligaciones especiales que tiene una empresa y los trabajadores como tal, bajo el concepto de un certificado laboral.

Específicamente en el numeral 7, se establece la definición del contrato y la solicitud del trabajador respecto a la certificación laboral, inclusive si el trabajador no ha solicitado la misma. Por tal índole, es que cualquiera de las entidades públicas y privadas hacen sus respectivos certificados laborales.

Es un trámite que se realiza por ante la dirección de Recursos Humanos de la empresa o institución donde trabajes. Por lo general, es un documento que se expide para atender trámites bancarios, académicos, arrendaticios y otros más. La intención principal de este, es dejar en constancia que la persona labora y goza de estabilidad económica.

Por otro lado, no es un trámite exclusivo de personas fijas en alguna empresa. Este puede ser adquirido por cualquier trabajador que tenga cualquier tipo de dependencia en una empresa, ya sea a tiempo completo o parcial, con contrato o sin él.

¿Cómo realizar una certificación laboral?

No hay un modelo de certificación laboral específico para poder realizar este trámite, puesto que, cada empresa o institución laboral tiene su manera de realizar este trámite. Sin embargo, hay algunos requerimientos obligatorios que se deben incluir en este documento, cómo, por ejemplo:

  • Tiempo que se encuentra laborando en la empresa o institución.
  • Cargo que desempeña
  • Salario percibido.

Estos son los tres puntos claves que se deben incluir en un formato de certificación laboral. Ahora bien, si deseas conocer más a fondo cuáles son los puntos que abarca un documento de este tipo, te dejamos lo siguiente:

  • Tener una escritura fluida, bastante comprensible para leer.
  • Anexar el logo o membrete de la empresa o institución que la expide, eso le da una mayor legitimidad al documento en cuestión.
  • Todos los datos respectivos de la empresa. Esto puede ser colocado como un membrete, o al final de la carta si la empresa lo desea. Es necesario que se tome en cuenta este punto, puesto que, son datos que solamente deben ser rellenados por personal autorizado de la institución o empresa.
  • Quien redacta la carta, debe anexar su nombre y su cargo dentro de la empresa. Esta persona debe estar autorizado para realizar este trámite.
  • Incluir todo el perfil del trabajador, ya sea su nombre, cargo, tiempo de contrario y salario.
  • Fecha y lugar en el que se haya expedido el certificado laboral.
  • Un párrafo que sirva de despedida amistosa, acá se puede hacer una recomendación del trabajador, si la empresa lo desea. Posteriormente, debe ser sellada y firmada.

certificado laboral para trabajadores

Certificación laboral por honorarios

Esta es una certificación muy distinta a la que se expide normalmente en las empresas. En esta, se toman en cuenta los honorarios o contratos de servicios como una forma de dependencia a la relación laboral que tiene una duración finita. Bajo esta premisa, no se subsume la aplicación de legislación laboral vigente a este trámite.

El trámite de este certificado queda a completa disposición y voluntad del patrono, ya que no hay ninguna normativa legal que obligue al patrono a emitir este tipo de certificados laborales para sus trabajadores. Por este motivo, es necesario que exista una buena relación laboral entre patrono-trabajador.

Las diferencias entre un certificado laboral común con uno de este tipo, no es mucha. La única relación que establece el mismo, es bajo dependencia contractual. Por lo tanto, si fuese necesario renovar el contrato, hay que expresarlo en este certificado. También te invitamos a conocer todo sobre los Certificados SENA en Colombia.

De igual forma, es necesario que tengan en cuenta los aspectos relativos a: tiempo en el trabajo, salario devengado y cargo que ocupa. En pro de evitar cualquier tipo de error en la emisión de un Certificado Laboral, recomendamos tomar en cuenta los siguientes aspectos a la hora de redactar la misma:

  • Tener toda la información del trabajador relativa a: nombres y apellidos, datos del documento de identidad nacional.
  • Saber en qué cargo desempeña sus funciones.
  • Saber cuál es el salario que devenga el trabajador por concepto de servicios laborales.
  • Bajo qué tipo de contrato se encuentra subordinado.
  • Tener en cuenta todo lo relativo a su fecha de ingreso y/o egreso, con ello se demuestra el tiempo que posee prestando sus servicios a la empresa.

emisión del certificado laboral

¿Quién solicita el certificado laboral?  

De manera general, una certificación laboral es solicitada por las entidades financieras, ya que, esto les sirve para tener conocimiento de cuáles son los ingresos devengados por el trabajador, asimismo, pueden comprobar que la persona mantiene una estabilidad económica y laboral con una empresa o institución, según sea el cargo que posea.

De igual modo, es un requisito que suelen pedir las instituciones académicas, con ello pretenden garantizar el pago de las matrículas escolares que un trabajador desee obtener. Asimismo, los arrendamientos también pueden requerir este documento para comprobar la responsabilidad y cumplimiento de todas las obligaciones que se acuerdan.

Por otro lado, la mayoría de las empresas tienden a requerir un certificado laboral para analizar el perfil de cualquier aspirante a un cargo dentro de la misma, en ella podrán apreciar capacidades, aptitudes y habilidades de la persona.

Como bien es sabido, la legislación establece la obligatoriedad del patrono para expedir estos certificados a sus trabajadores, con ello se pretende dejar en constancia el cargo que desempeña la persona, el tiempo que lleva trabajando en la empresa y el sueldo que devenga. Sin embargo, el patrono no se encuentra en la obligación de expedir cartas de recomendación, allí el patrono expresa todo tipo de cualidades y habilidades que posee un trabajador dentro de su empresa.

Esto quedará de parte del patrono si decide realizar una carta de recomendación, por tal motivo, el trabajador debe tener un excelente rendimiento en su trabajo, en el que demuestre todo tipo de habilidades en lo que hace; pero es necesario dejar claro que, el patrono no está en la obligación legal de hacerlo.

Formato de Certificación Laboral

Si no te ha quedado bien claro cómo es el formato de certificación laboral por prestación de servicios, no te preocupes, puesto que es muy fácil de realizar. Debes tener en cuenta que, un formato de certificación laboral, no lo mismo que una carta de recomendación. Por lo tanto, te dejamos el siguiente ejemplo de certificado laboral:

Preguntas frecuentes

Hay diversas preguntas en lo que respecta a la relación laboral entre patrono y trabajador, una certificación laboral no solamente se pide para realizar algún trámite, esta también puede ser solicitada por una persona que haya laborado en la empresa y se haya vencido su contrato. Por lo tanto, estas son algunas de las preguntas más frecuentes:

¿Cómo hacer un certificado laboral si el trabajador ha cumplido varios contratos?

El trabajador tiene la opción de pedir una carta laboral por cada contrato que haya cumplido con la empresa. Sin embargo, para hacerlo más sencillo, se puede especificar todo esto en una sola carta.

Para esta ocasión, es necesario que se detallen todos los datos relativos a los contratos; se especificará: tiempo que tiene laborando en la empresa y el salario devengado en cada período contractual. Si el trabajador tuvo periodos de tiempo sin trabajar, también se puede especificar en el certificado laboral.

¿Se está en la obligación de emitir este documento?

Es totalmente obligatorio para el patrono expedir certificados laborales para sus trabajadores, sobre todo si el trabajador ha abandonado su puesto de trabajo en la empresa. Es necesario destacar que, este certificado le servirá para trabajar en cualquier otra empresa.

Por estas razones, es necesario que la oficina de Recursos Humanos realice este certificado lo más pronto posible, así estaría adhiriéndose al marco de la legislación laboral vigente.

¿Estoy en la obligación de emitir certificados laborales si el trabajador aún está bajo mi dependencia?

Se está en completa obligación. Los trabajadores están en su derecho de solicitar un certificado laboral por cualquier razón, sea académica, administrativa o bancaria. Es por ello la necesidad de que la empresa cumpla fielmente este requerimiento sin falta.

¿Qué pasa si me niego a emitir un certificado laboral?

En caso de que el patrono o empresa se niegue a la emisión de un certificado laboral, el trabajador puede acudir a cualquiera de los órganos de justicia para denunciar la situación. Como defensa, la empresa puede demostrar con razones comprensibles que no tiene posibilidades de emitirlo, en este caso, la expedición queda a cargo del Ministerio del Trabajo.


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