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¿Cómo hacer cálculo de vacaciones para empleados?

En diversas oportunidades un tema que genera algunas dudas a los trabajadores de una entidad determinada es aquel vinculado a las vacaciones. Por ende, a continuación podrá observar cómo hacer cálculo de vacaciones y más.

cálculo de vacaciones

Cálculo de vacaciones en una empresa

Como se indicaba previamente, un tema que a veces genera confusiones a los diversos empleados pertenecientes a una determinada entidad, es aquel que se encuentra relacionado a las vacaciones que a estos les corresponde.

Por normativa general, y de acuerdo a lo que se establece en el artículo treinta y ocho del Estatuto de los Trabajadores, cada uno de estos tienen el derecho a lo siguiente:

  • El total de empleados tienen el derecho total de gozar de vacaciones retribuidas,
  • Cada año las vacaciones son un derecho al cual no se puede renunciar,
  • Los trabajadores van a tener a disposición por lo menos un intervalo temporal de treinta días de vacaciones en una compañía por año laborado,
  • Aquellas vacaciones en una compañía que no han sido disfrutadas solamente van a poder ser recompensadas a través de dinero si se da el caso de que el empleado se jubile a partir de alguna incapacidad laboral o, por otra parte, que culmine el tiempo establecido en el contrato,
  • Los 30 días que se mencionaron de vacaciones por año que se establece, hace referencia a días naturales. O sea, que se incluyen los días festivos y los domingos. No obstante, también se encuentra la alternativa de realizar el cálculo de vacaciones de una compañía a partir de los días laborales,
  • En la mayoría de los casos, al momento de realizar el cálculo de vacaciones se debe tener presente el intervalo temporal laborado en el año natural, el cual se cuenta desde el uno del primer mes del año. A pesar de que existen casos en los que hay la posibilidad de calcularlos desde la última fecha en la que se otorgaron las vacaciones.

Cálculo de vacaciones en una empresa

¿Existe determinación de 22 días laborables?

La identificación o determinación de 22 días laborables de vacaciones por año laborado, solamente se trata de una forma distinta de realizar el cálculo de vacaciones. Ese modelo de cálculo casi siempre se emplea sencillamente para generar que sea más simple o fácil el conteo por parte de las compañías.

De esta manera, las alternativas que existen para calcular vacaciones en una compañía son las que se presentan a continuación:

  • Si se rige por días naturales: serían 30 días naturales / 12 meses que tiene un año = 2,5 días de vacaciones cada mes.
  • Si se rige por días laborables: serían 22 días laborables / 12 meses que tiene un año = 1,8 días de vacaciones cada mes.
  • La cantidad mínima legal no se puede incumplir de ninguna manera por alguna compañía o convenio, si se desea establecer algo distinto a esto, es solamente para colocar alguna optimización en favor del empleado.

¿Cómo se hace el cálculo de vacaciones?

Como se pudo observar en el apartado anterior, el cálculo que se tiene que realizar no es algo que representa gran complejidad, puesto que se basa en una simple división. Otra de las maneras en las que se puede observar ese cálculo es el siguiente:

Vacaciones = (N° de días que se han trabajado * 30 días de cada mes) / 360 días que tiene un año.

Por si no se entiende completamente esto, a cada uno de los empleados le toca 2,5 días de vacaciones cada mes. Es lo que se obtiene al momento de realizar la división de 30 días entre doce meses por los cual se encuentra compuesto un año.

Se basa en una operación muy fácil y muy cercana a los días que, de acuerdo a lo establecido en los derechos de trabajadores, respectan cada año. Sin embargo, existen algunas particularidades menores que se deben tener presente en estos cálculos.

Esto mencionado recién, se debe a que ni el total de ingresos ni el contexto de todos es semejante. Para poder establecer un salario base, se tiene que llevar a cabo un promedio de lo obtenido por el trabajador en el último año o en el intervalo temporal que haya estado laborando (esto si se da el caso de que sea menor a un año).

Cálculo de salario base

Para poder establecer esta base no se tiene presente el apoyo de transporte, tiempo extra de trabajo que se haya realizado ni los días de descanso obligatorio. Una cosa que si se tiene presente en estos cálculos es el tiempo nocturno y aquellos descansos obligatorios que han sido recompensados monetariamente.

Por lo tanto, de acuerdo a todo lo que se indicó recién, para el cálculo del salario base se efectúa la fórmula que se presenta a continuación:

(Salario base X * días que se han trabajado) / 720

Por si no se comprende, el salario base se encuentra establecido de acuerdo a las normativas generales, o sea, el último sueldo que caducó o el promedio perteneciente al último año. El intervalo de días laborados hacen referencia al momento que el empleado ha laborado a partir de las últimas vacaciones o desde su incorporación a la compañía (en cualquiera de los casos no puede ser más alto a los trescientos sesenta días).

Pero, ¿de dónde sale el 720 en la operación? Muy bien, se debe porque hay que tener en cuenta que las vacaciones son más o menos quince días por cada doce meses laborados. Si las vacaciones fuesen de treinta días la fórmula a emplear es la del apartado anterior.

Para poder llevar a cabo el cálculo de vacaciones, hoy en día existen una variedad de instrumentos otorgados por los avances tecnológicos. Un caso particular, puede ser por ejemplo las plantillas ofrecidas por Excel, puesto que nos pueden ayudar a dar respuesta al problema.

No obstante, en estas hojas se tienen que llevar a cabo una variedad de parámetros que a veces pueden ser muy complejos de categorizar. Por lo que se hace mejor optar por otras opciones que más adelante se estarán exponiendo.

¿Cuál es la diferencia entre días hábiles y naturales?

Se puede hallar una notable variación entre los días naturales y los días hábiles (o también denominados como laborales) en el momento que se está tratando de efectuar el cálculo de vacaciones.

En primer lugar, los días naturales incorporan los días sábados y domingos. Por el otro lado, los laborables son aquellos días que no son festivos y que, por no tratarse de vacaciones o algún día especial, toca trabajar.

En el instante que se lleva a cabo el reparto de estos dos, los días naturales de vacaciones se ven reflejados como veintidós días hábiles de vacaciones cada doce meses.

¿Qué cantidad de días de vacaciones tocan por mes trabajado?

Para poder llevar a cabo el cálculo de vacaciones por mes lo más aconsejable es lo que se presenta a continuación:

  • Saber si la entidad o empresa, cuando se trata de efectuar los cálculos de vacaciones por año, lo lleva a cabo fundamentándose en días naturales (que como ya se ha visto son 30 días al año) o si, por otra parte, se rigen por días laborales (en el cual serían veintidós días al año). Esto es algo de enorme importancia al momento de llevar a cabo el cálculo de vacaciones.

  • Ya luego de que se conozca lo previamente indicado, respecto a si son días naturales o hábiles, el volumen de estos se tiene que encontrar dividido por doce (que son los meses que tiene un año).
  • Estas operaciones se tienen que realizar de acuerdo al volumen de meses que el individuo va a encontrarse laborando. Si por alguna razón, de forma anticipada a lo que se había pautado por equis razón, solamente se va a estar trabajando seis meses, entonces la operación se tiene que llevar a cabo a partir de ese instante.
  • Por otra parte, si se da la ocasión de que el trabajador haya realizado trabajos en una cantidad más baja, tiene que realizar el cálculo de vacaciones luego de los meses de trabajo teniendo presente que, en la mayoría de los casos, se establecen son 2,5 días de vacaciones por cada mes trabajado.
  • Todos estos temas con diversas índoles, lo más aconsejable es que se discutan de forma particular con los encargos de Recursos Humanos, los cuales deben tener presente las secciones legítimas o ventajas luego de las tácticas de incentivo de empresas que estén disponibles en la entidad.

Funcionamiento de calculadora de vacaciones

Como se mencionaba apartados atrás, hoy en día se pueden encontrar diversos instrumentos que te ayudan a conocer el tiempo de vacaciones de una forma más sencilla. Uno de ellos puede ser la calculadora de vacaciones en línea. Para tener conocimiento de cómo funciona se deben tener presente los factores presentados a continuación:

  • Por un lado, se debe tener en cuenta la forma en que se va a realizar el cálculo de vacaciones (que es lo que se indicaba anteriormente sobre si en días naturales o en días laborales).

  • Por el otro lado, el intervalo temporal que se ha estado trabajando en el transcurso de un año. Esto es algo que se tiene que exponer en meses.
  • La operatividad de esta calculadora de vacaciones nos va a otorgar la posibilidad de obtener los cálculos de una manera individual en cada ocasión, ya que no todo el tiempo los trabajadores se encuentran o poseen un contrato completo sino que durante un tiempo parcial, por lo que en el transcurso de un mismo período se pueden agregar renovados integrantes a la nómina, fluctuando de esa forma la cantidad de vacaciones.
  • Por medio del vínculo existente entre estas dos informaciones, se efectúa el cálculo de vacaciones laborales para que, de manera agilizada y fácil, puedas alcanzar los datos que requieres. De manera adicional, si quieres guardar todos estos datos ofrecidos por tu ordenador, lo puedes hacer en la plantilla que se ofrece para el manejo de vacaciones.
  • Si se da el caso de que seas tú el dueño de la empresa, una información que te puede ser de gran ayuda es saber cuáles son los Requisitos para ser una empresa socialmente responsable, para que tu organización sea bien vista lo más que se pueda.

¿Cómo calcular el inicio de vacaciones en una compañía?

De acuerdo a lo que establece el Estatuto de Trabajadores, el comienzo de un período de vacaciones en una compañía se tiene que dar en un día laborable, en ningún momento en el transcurso de un día festivo.

Es de gran importancia tener presente que en diversos países los sábados son tomados como días laborables, sin incluir esos que se notifiquen como festivo por instrucciones locales, independientes, nacionales, etc.

Por ende, todo esto va a tener dependencia de lo que se indique en los acuerdos de trabajo o contratos.

¿Cómo se puede hacer el cálculo de vacaciones en caso de baja temporal?

En el momento que un determinado empleado no haya tenido la posibilidad de gozar de las vacaciones por que se ha encontrado inmerso en una baja temporal, tiene el derecho de gozarlas cuando se vuelva a incorporar a su lugar de trabajo.

Dentro de esto se incorporan las bajas por motivos de enfermedad, por embarazo, parto, entre otras cosas.

Con dependencia al modelo de insuficiencia parcial que se esté presentando, pueden fluctuar las fechas disponibles para el provecho de vacaciones reunidas.

  • Insuficiencia parcial: por motivos de embarazo, lactancia natural, paternidad, adopción o cualquier acción que tenga relación con esto, el empleado va a tener la posibilidad de rescatar las vacaciones que no ha gozado en el instante que se establezca o desee.

Cómo se puede hacer el cálculo de vacaciones en caso de baja temporal

  • Insuficiencia parcial por eventualidades de una índole diferente a las indicadas previamente: el empleado va a tener la posibilidad de disfrutar las vacaciones perdidas al momento de concluir el período de interrupción. Esto todo el tiempo que no se haya pasado una cantidad más alta a los dieciocho meses luego del final de año en que se haya efectuado.
  • En eventualidades habituales, el final de cada año va a ser el período límite para poder gozar las vacaciones anuales.

Si actualmente eres un trabajador dependiente, pero que tiene el deseo de ser tu propio jefe, algo que puedes ver son los Trámites y permisos para abrir un negocio en México, para que tengas conocimiento de las cosas que se requieren y más.

¿Cómo realizar cálculo de vacaciones cuando hay aumento de jornada?

Si se da el caso de que se aumente la jornada de trabajo de una persona, solamente se tiene que llevar a cabo, de manera renovada, el cálculo de vacaciones con relación al intervalo de empleo vinculado al incremento de la mencionada jornada laboral.

Otro elemento que se debe tener presente, es el aumento de salario que casi siempre se encuentra unido al incremento de jornada. Dada esa ocasión, también va a variar las compensaciones, a nivel económico, por los días de vacaciones que no se han podido gozar, cantidad que las compañías tienen que reembolsar solamente en ocasiones de jubilación a razón de alguna insuficiencia laboral o culminación de contrato.

Cómo realizar cálculo de vacaciones cuando hay aumento de jornada

Ya para concluir esta parte, siempre debes tener presente que el total de empelados poseen los mismos derechos. Los empleados para jornadas parciales poseen el mismo derecho a una cantidad mínima de treinta días de vacaciones en una compañía por cada año, de la misma forma que sucede con sus compañeros que poseen contratos de jornada completa.

¿Se puede negar las vacaciones en una empresa?

En el instante que se toca este tema, es importante cuestionarse si las empresas tienen la posibilidad de rechazar el período de vacaciones que les corresponden a los empleados o la forma en la que se tiene que compensar si estos no llegan a disfrutar su respectivo tiempo vacacional.

De acuerdo a este primer tema que surge, el rechazo se puede dar por necesidad del servicio en 2 ocasiones: En el momento que el acuerdo lo determine y en el momento que los días que se soliciten sean iguales a la de los demás empleados que tienen las mismas funciones.

Si el trabajador no se encuentra satisfecho o no acepta esto, tiene la posibilidad de colocar una demanda a la compañía. Sin embargo, no presenta la oportunidad de tomar vacaciones por su cuenta, ya que sería una acción que pudiese culminar en un despido por ausencia de buen comportamiento (además de que no va a tener derecho a alguna remuneración).

Independientemente de cuál sea el contexto que se esté dando, la entidad todo el tiempo debe tener pruebas para poder comprobar lo que está sucediendo.

De forma adicional a ello, en el momento que se incurra en una negación de vacaciones en una compañía, lo más aconsejable es que se llegue a un acuerdo renovado con el empleado (por lo menos en una cantidad de dos meses de forma previa a que se inicie con el disfrute, de acuerdo a lo indicado por la legislación).

¿Cómo se pagan los días de vacaciones?

De forma legítima, el tiempo de vacaciones no se puede reemplazar de manera económica ni tampoco se puede acumular. O sea, cada año, el trabajador tiene que gozar de un intervalo adecuado de vacaciones. Dentro de este contexto, solamente se pueden hallar dos exclusiones o irregularidades y son las que se presentan a continuación:

  • Reembolso de vacaciones si se da el caso de existir una jubilación,
  • Reembolso de vacaciones por culminación de un vínculo de trabajo.

Dentro de estas dos ocasiones no se van a poder disfrutar las vacaciones, pero estas sí deben ser respectivamente reembolsadas como si se estuviesen dando días laborales completados de acuerdo al salario que perciba cada uno de los trabajadores.

En caso de jubilación

Si el trabajador se jubila a raíz de alguna insuficiencia laboral que posee, por la cual no ha tenido la posibilidad de gozar de sus días correspondientes de vacaciones.

Dada esta ocasión, este va a tener el derecho de cobrar el período de vacaciones que no ha gozado. El caso contrario se da en el momento que el empleado tiene acceso a la jubilación sin haber tenido alguna irregularidad física o mental que afectara la toma de vacaciones, ocasión en la cual no se va a poder efectuar reclamo alguno de los reembolsos correspondientes a los descansos que no se tomaron.

Por finalización de contrato

Si el reembolso de vacaciones se da como efecto de la culminación de un contrato, de forma previa a que el individuo las haya podido gozar, se tiene que incorporar en el finiquito una remuneración monetaria vinculada al intervalo de vacaciones que no se han podido disfrutar.

La cantidad se va a cotizar a la Seguridad Social de acuerdo a normativas habituales de jubilación, insuficiencia inalterable, ausencia de empleo, entre otras cosas.

¿Por qué abandonar Excel para el cálculo de vacaciones?

Las hojas de cálculos que ofrece la herramienta Excel son una de las maneras más convencionales para llevar a cabo la gestión de faltas y vacaciones en una compañía. No obstante, independientemente que se trate de un instrumento con grandes extensiones para cálculos y demás, emplearlo puede producir una variedad de problemas. Algunos de ellos son:

  • Las hojas de cálculo requieren de una renovación continua y, de la misma manera, manual. Cosa que se puede traducir como pérdida de tiempo y capital.
  • Las plantillas que se ofrecen para realizar los cálculos referentes a las vacaciones amerita que se cumpla con una gran cantidad de factores, puesto que puede ser algo complejo y tardío.
  • Realizar los cálculos de una compañía con este instrumento de acuerdo a las vacaciones, puede encontrarse vulnerable a fallos de privacidad y demás cosas.
  • En la parte final de este listado, tampoco existe la posibilidad de obtener informes con respecto a la gestión de vacaciones de una empresa.

Ya para culminar este artículo, algo que te puede ser de gran ayuda es saber sobre el Oficio de petición, para aquellos momentos en los que necesites comunicar o solicitar algo de forma solemne, ya sea a la empresa en la que trabajas u otras entidades.