¿CÓMO HACER UNA NÓMINA EN EXCEL?

En el siguiente articulo les explicaremos Cómo hacer una Nómina en Excel, pero antes de entrar de lleno al tema es necesario explicarles ciertas características de este maravilloso programa, así como varios aspectos importantes que se deben conocer acerca de los empleados que ingresaran a la nómina para que la hoja de cálculo sea lo más completa posible.

Aspectos importantes al contratar un empleado

Una empresa en crecimiento que requiera la contratación de nuevos empleados debe tener en cuenta que el perfil adecuado del aspirante no es suficiente para ser parte del equipo. Las compañías, al adquirir personal, adquieren con ellos ciertas obligaciones legales.

A partir de una nueva contratación surgen parámetros que se deben cumplir, estos involucran no solo el pago del salario sino una serie de compromisos para con el empleado, todo para evitar multas o sanciones.

Las legislaciones se encargan de la protección de los trabajadores, creando leyes que los benefician en gran medida, otorgándoles derechos que superan el simple salario y estos pagos deben estar bien presentados en una nomina.

Excel puede facilitar mucho el trabajo dentro de una compañía y en el área de recursos humanos el uso de esta herramienta es muy usado para el cálculo de la nómina, ya que puedes realizarla usando como base una plantilla e irla adaptando a las necesidades de cada empresa.

Sin embargo antes de empezar con Excel es importante conocer ciertos criterios laborales que deben ser incluidos en la nómina de forma obligatoria y también los beneficios que la empresa pretende otorgar a sus empleados.

Tipo de Contrato

Dependiendo de la legislación de cada país los contratos pueden variar, pudiendo pasar de tiempos indefinidos o determinados, se pueden clasificar n escritos o verbales, incluso por el tipo de obra que desempeña el empleado.

Cesantías o Liquidación

Básicamente consisten en la acumulación de salario del trabajador, el cual tiene como finalidad la protección del empleado en caso de que se termine la relación laboral, en Colombia por ejemplo se maneja un mes de sueldo por cada año trabajado.

Intereses Sobre las Cesantías

También varía dependiendo de cada país y constan de un porcentaje anual que se aplica sobre el valor neto acumulado de las cesantías.

Vacaciones

Es el periodo de tiempo que la empresa le debe otorgar a cada trabajador por un tiempo determinado e ininterrumpido de funciones dentro de la empresa. Estas también representan una retribución monetaria.

Existes otros aspectos que se pueden incluir en el formato de Nomina, estos van a depender de los beneficios o condiciones internas de cada empresa, tales como situación personal del empleado, núcleo familiar, horas extras, beneficios privados, etc.

Como hacer una Nómina de Excel pasó a paso

Recordemos que Excel es un programa creado por Microsoft y puede ser usado en equipos Widows, macOS, iOS y Android, cuenta con una gran variedad de herramientas enfocadas, entre otras cosas, a realizar cálculos de todo tipo.

El programa es usado por la gran mayoría de las empresas a nivel mundial, ya que de forma básica y sencilla se pude llevar el control de inventarios, nominas, relación de costos, ventas, libros contables, etc.

La nómina de una empresa es el instrumento que utilizan con el fin de llevar un control de pago de todos los beneficios que tiene un empleado dentro de una compañía.

Ahora bien, ¿Cómo hacer una nómina en Excel?, el programa de Excel te permite crear la nómina de muchas maneras, existen plantillas que puedes adaptar a tus necesidades, también puedes emplear comandos para combinar correspondencia de Microsoft Word y enlazarlos a una tabla de datos de nóminas en Excel.

En este post te enseñaremos a realizarla de manera práctica y sencilla es por ello que usaremos los pasos para la creación de una Nómina estándar, mostrándote diversas técnicas con las que podrás manejar los aspectos básicos de Excel, te daremos datos de cómo hacer una Nómina en Excel con Fórmulas y a raíz de estos tips podrás ir perfeccionando tu plantilla a medida que vas integrando detalles.

Ten en cuenta que los datos de las formulas, así como su contenido estético de la nómina va a variar dependiendo de la legislación del país e incluso de las condiciones internas de cada empresa.

Crea bloques de Contenido

Selecciona cuatro filas, estas corresponden a las siguientes especificaciones:

Coloca en cada una de ellas los datos del trabajador: nombres y apellidos, Cedula de identidad, RUT o DNI (Según sea el caso), cargo y salario base. Esto puede variar según la empresa, también se pueden identificar a los empleados por códigos o por números de afiliación en la Seguridad Social.
En las filas siguientes se deberá establecer los pagos correspondientes a seguros Sociales, liquidaciones, deducciones e intereses, con el fin de crear fórmulas que faciliten el cálculo de los respectivos pagos.

Intereses o Devengos:

Sueldo base, más complementos salariales, cálculo de horas extras, bonos, primas especiales, indemnización por despido y cualquier otro beneficio de ley o propio de la empresa

Las Deducciones:

Básicamente son los aportes e impuestos obligatorios que la empresa debe realizar. Son las cotizaciones a la Seguridad Social y el Impuesto, etc.

Total a Pagar:

En esta casilla se establece el monto total que va a percibir el empleado después de realizar la suma de los respectivos beneficios y las deducciones correspondientes.

Borde para cada uno de los bloques:

Selecciona todo el conjunto de celdas que componen el cuerpo total de la nómina, pósate sobre la pestaña de inicio, en el grupo “Fuente” encontraras el botón “Bordes” al pulsarlo se despliega una serie de opciones, allí podrás elegir la que más se ajuste a tu gusto, la cantidad de bordes dependerá de la apariencia que quieras darle a tu nómina.

Color de fondo a cada parte:

Selecciona las celdas a las que quieres darle color para diferenciarlas, luego posa el cursor sobre el icono «Color de relleno», lo encontraras en la pestaña de “Inicio”, dentro del bloque “Fuente» allí veras las distintas gamas de colores, puedes usar este paso para distinguir cada uno de los aspectos dentro de la nómina.

Quita las cuadriculas:

En la pestaña “Vista”, encontraras el icono “Líneas de Cuadriculas” allí podrás desactivarlas.

Combinación de celdas:

Esta herramienta sirve para unificar y centrar celdas en caso de títulos o subtítulos sin la necesidad de alterar el tamaño y diseño de toda una fila.

Como insertar Formulas en Excel

Primero se crearan fórmulas de suma para cada uno de los totales, tanto de los intereses o beneficios como las deducciones. Luego en el total a percibir por el empleado crearemos una suma, donde se establecerá el total de deducciones y total de beneficios.