En todo el mundo, las empresas en términos contables deben otorgarle a sus clientes las facturas de ventas, por la venta y compra de algún bien o servicio, esto con la finalidad de llevar una correcta contabilidad de los ingresos de la empresa, la factura de venta es una obligación fiscal, conoce aquí con detalles de como emitirla.
¿Qué es la Factura de Venta?
La factura de venta es un Registro explicativo que hace constar de la compra y adjudicación de un bien o servicio, a través del cual se concreta la fecha de la negociación,Bel nombre de las partes de la ejecución de consumo, los detalles del producto ó servicio objeto del negocio, valor del negocio, la manera de cancelar, entre otros que están especificados como requerimientos mínimo de una factura.
Estás son de 3 copias y deben tener el sello de la compañía que vende, reglamentariamente son de color amarillo, celeste y rosado. La factura se considera como el resguardo fiscal del traspaso de un producto o el abastecimiento de un servicio, que afecta al vendedor (Tributario emisor) y al comprador (Tributario receptor) .
Es el único documento fiscal que le entrega al receptor el derecho de razonamiento del impuesto (IVA). Esto no se emplea en los documentos sustitutivos de factura , recibos o tickets.
En diversos países, no tiene valor legal en un juicio a la hora de requerir el pago de una deuda; la característica importante de la factura de venta es que no puede expedirse en caso de que la negociación de consumo no se haya realizado, quiere decir que bajo la suposición que corresponda a bienes no entregado real y materialmente, o a servicios realmente no prestados en virtud de un contrato verbal ó escrito.
En Europa la norma de la factura se regula por la VI directiva 77/388/CEE del consejo que define también impuestos como IVA. La DRAE piensa el término «factura» con relación al precio. La identificación tributaria en Europa regula y normaliza la manera de codificar a las compañías para posibilitar el control tributario.
El prestador o vendedor del servicio está en el compromiso de remitir original y dos copias, esto es para los efectos legales resultados del carácter Título valor de la factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable endosado por el vendedor, productor y/o emisor una de las copias se le entrega al obligado y la otra en manos del emisor, para sus registros.
Tipos de Facturas
Las facturas son de diversos tipos, pero las más habituales son las siguientes:
Factura Ordinaria
Estás facturas justifican la adjudicación de productos o la provisión de servicios, con los impuestos aplicables y los precios , incluyen todos los datos de la normativa.
Factura Simplificada
Al igual que la factura de venta ordinaria, estas facturas son los justificantes de la compra o prestación de algún bien o servicio, incluye un número reducidos de datos despreciando de los que identifican al comprador (tickets ó recibo), pero si el comprador quiere practicar el derecho de la deducción de IVA, si que pueden incorporarlo. Solo se permite en casos específicos y para importes reducidos.
Los principios requeridos para considerar que una factura se adhiere al tipo de factura simplificada son las siguientes:
- Datos del Expedidor.
- Bienes Entregados.
- Contraprestación Total.
Factura Rectificativa
Justifican correcciones de una ó más facturas anteriores, o bien reintegros de productos, embalajes y envases o comisiones por volumen. También es conocida como Factura de Abono, siempre para enmendar un error en la Factura Ordinaria.
Factura Recapitulativa
Justifica o legaliza agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un período, para que tenga validez fiscal se deberá anular las anteriores.
Factura Proforma
Estay Factura no tiene validez legal, es un documento que se usa como borrador anterior a la factura. Se transforma en el documento acreditativo del convenio entre el comprador y el vendedor, es un documento justificante. Su contenido mínimo es:
- Encabezado.
- Fecha de Expedición.
- Datos del Cliente.
- Período de Validez.
- Variantes de una Factura.
También existen las siguientes variantes:
- Copia: Justifica la operación para el emisor, con los datos del original (Permanecerá en poder del destinatario o receptor). Deberá tener la indicación de «copia» para diferenciarlo de la original.
- Duplicado: Demuestra la operación para el receptor, en caso de extraviada la original y tiene los mismo datos. Deberá llevar la indicación de «Duplicado» para diferenciarla de la original, en caso de que aparezca.
Factura Electrónica
Es una versión electrónica en formato XML, tiene validez legal y no es obligatoria su versión fiscal.
Factura Proforma ó Forma Libre
Evidencia una oferta comercial, con indicación de la manera exacta que tendrá la factura tras el suministro, no tiene valor justificante.
Se usa principalmente en comercios internacionales para adquirir la Licencia de importación, para abrir crédito documentario ó para el envío de muestras comerciales porque no impone cumplir los préstamos de un proyecto de Ley que le da lugar a una verdadera. Incluye la fecha máxima de validez.
Factura Electrónica Normalizada
Debido a la autonomía en la normativa para que la factura pueda tener cualquier aspecto, se inicia un inconveniente cuando el obligado tributario receptor usa medidas informáticas para digitalizar la factura.
Consiguiendo la información de sus campos con sistemas OCR, debido que no siempre es sencillo especificar la información de importancia contable y fiscal.
Para posibilitar el procedimiento, el equipo de trabajo UNEDOCS de las Naciones Unidas y en España el equipo de trabajo de factura de ASIMELEC (sigue las recomendaciones de las naciones unidas) plantea que los emisores usen diferentes tipos de facturas en función de la dificultad que necesita la factura.
Facturas en Chile
La factura de venta en Chile, relacionadas con la forma: Longitudes mínimas 81.5mm de ancho y 85mm de alto.
Su numeración deberá ser correlativa. En caso de los contribuyentes que generan actividades en diversos establecimientos o sucursales, debe dirigir sus documentos con numeración no correlativa acordé a ls resolución N° 2107 de 1983 del S.I.I.
Los perfectos llevarán impresa el lema que indique su destino ubicado en el vértice inferior derecho horizontal, ejemplo: Original: Cliente, Duplicado: Servicios de Impuestos Internos , ante a su emisión por el comerciante,único papel único tributario de emisor del documento, Nombre del documento (Factura) y el número correlativo debe ser impresos en un recuadro de 4cm, altura de 8cm y largo, enmarcado por la línea de 1mm de ancho.
Este recuadro estará en el ángulo superior derecho del documento, de 0,5 cm del corte y de color rojo.
Relacionadas con Emisión, estas son las partes de una factura de venta:
- Fecha de Emisión del Banco.
- Numeración Correlativa Relacional.
- Nombre y apellido del cotizante o la denominación de la Razón Social, adicionalmente el número de Registro Único Tributario y el número de Retraso Medio de pago.
- Nombre y Apellido o denominación de la Razón Social del receptor de la factura.
- Domicilio completo del establecimiento.
- Giro del Negocio.
- Detalles de la mercadería transferida, precio por mitad y monto de las operaciones.
- Descripción de la mercancía vendida o del servicio prestado, sin necesidad de colocar el código.
- Descripción detallada de cada mercancía o servicio prestado, con el costo por unidad de cada uno de ellos, podría también colocar el número de rastreo de la mercancía.
- Colocar de manera separada si existe algún concepto adicional de impuesto o la retención de este.
- Indicar N° y fecha de la guía de despacho cuando procedan.
- Resaltar el tipo de pago, si es por partes o a plazos por u crédito, o de contado, incluso si el pago será al momento de entregar la mercancía en un referido negocio comercial.
- Las copias pueden emitirse con papeles y colores ó tintas diferentes de la original y no deben llevar impreso ningún tipo de fondo.
- Deberá tener sello 3°B de validación.
Facturas en España
En España, la emisión de facturas está reglamentada en primer primer lugar por la Unión Europea (Reglamento 2455/93) y en consecuencia por la normativa española, emanada en noviembre, por el que se certifica dicho reglamento, donde se normalizan las obligaciones de facturación.
La factura de venta y sus copias deberán incluir los siguientes datos:
- Número y serie de la factura: la numeración deberá ser correlativa, también se podrá establecer series diferentes.
- Lugar y fecha de emisión de la factura.
- Datos personales del vendedor o denominación de la Razón Social si es el caso, colocarle las normas de Información Fiscal.
- Datos personales del comprador o nombre comercial si se trata de una empresa, más las normas de Información Fiscal.
- Descripción de la ejecución de compra-venta: calificación puntualizada y cantidad de la mercancía.
- Precio por unidad e importe total de la operación o contraprestación, deberá constar en la factura de los gastos de embalaje, transporte e intereses de pago aplazados complementarios a la operación principal.
- Tipo tributario y cuota (es decir tipo de IVA aplicado).
- Sello de la institución vendedora, en caso de que el documento sea copia, colocarle «copia de factura».
La normativa vigente en España, está incluida en el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, por el que se certifica el reglamento que normaliza las obligaciones de facturación.
Las facturas formuladas en Canarias, Centa y Melillaz se distinguen del resto del país debido a que en estas áreas no se aplica IVA. En el caso del Canarias contiene el IGIC y en el Centa y Melillaz el IPSI. Si facturamos a compañías de este territorio se debe conocer como emplear los impuestos debidamente.
¿Cuándo Certificar la factura de venta?
Se deberá certificar la factura de venta cuando el vendedor está obligado a expedir factura, especialmente donde el punto desde el punto de vista Tributario.
Requerimientos de la Factura en el Artículo 617
En el artículo 617 del Estatuto Tributario, marca la obligación que para efectos tributarios deberá cumplir la factura, estos son los datos:
- Definida obligatoriamente como factura de venta.
- Datos personales del comprador de la mercancía o cliente del servicio prestado, más el número de identificación tributario, estos mismos datos son requeridos por parte del vendedor o el que presta el servicio.
- Numeración de factura, está debe ser consecutiva a la anterior emitida.
- Fecha en que se emite la factura.
- Descripción del artículo vendido o del servicio proporcionado.
- Monto total de la transacción comercial.
- Denominación o nombre de la Empresa que imprime el talonario de facturas y el número de identificación fiscal.
- Indicar el porcentaje de retención de impuestos sobre el valor de la venta.
Un requerimiento no considerado en el artículo 617 de estatuto Tributario es la decisión de información para factura, que deberá estar impresa en la respectiva factura.
De los requisitos anteriores, los siguientes deberán estar impresos en la factura obligatoriamente:
- Denominada expresamente factura de venta.
- Apellidos y nombres o Razón Social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Numeración consecutiva de factura de venta.
- El nombre o Razón Social y el NIT del impresor de de la factura.
Quien envie facturas en papel, en formatos pre-impresos no podrá gestionar manualmente esos datos. La exclusión de cualquiera de estos requerimientos constituye una irregularidad que sea sancionada por la DIAN.
Requerimientos de la Factura para efectos Tributarios
El artículo 617 del estatuto tributario marca las obligaciones que deberá cumplir una factura, respecto a quien la emite, es decir el vendedor, para que el comprador pueda aguantar costos, gastos e impuestos descartables, no se requiere que la factura cumpla con todos los requerimientos del arículo 617.
El artículo 771-2 del estatuto tributario ordena aguantar costos, deducciones e impuestos descartables de la factura, la misma con los siguientes requerimientos:
- Apellidos y nombres o Razón Social y NIT del vendedor o de quien brinde el servicio.
- Apellidos y nombres o Razón Social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA cancelado.
- Trasladar un número que corresponda a un procedimiento de numeración consecutiva de factura de venta.
- Fecha de expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
Lo anterior es aceptable cuando ganan bienes o Servicios a personas que no está obligadas a expedir facturas, si hay obligación de remitir factura no se acepta el documento equivalente, se solicita copia del RUT del proveedor.
Relación de los requerimientos ente comprador y vendedor
Los requerimientos de la factura que demanda el que la remite, no son iguales a los de quién la recibe, e decir el vendedor y comprador respectivamente.
Factura de venta como Titulo de Valor
Para que una factura sea legítimamente válida y pueda establecer u título de valor contener como mínimo los requerimientos incluidos en el artículo 774 del código de comercio.
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