Documentación necesaria para tramitar una herencia

La herencia es el acto jurídico mediante el cual una persona que fallece, llamado causante, transmite sus bienes, derechos y obligaciones a otra u otras personas, que se denominan herederos o causahabientes. Así, se entiende por heredero la persona física o jurídica que tiene derecho a una parte de los bienes de una herencia, y quien debe encargarse de la documentación necesaria para tramitar herencia. El régimen jurídico que regula las herencias es el derecho de sucesiones.

documentacion necesaria para tramitar herencia

También se denomina herencia, al conjunto de bienes, derechos y obligaciones que forman el patrimonio de una persona a su fallecimiento, de manera que los herederos recibirán no solo los haberes, sino también las deudas. Este conjunto de bienes, derechos y obligaciones, en ocasiones, recibe el nombre de caudal hereditario.

El caudal hereditario lo forma el patrimonio del causante en el momento de la muerte, eliminando aquellos bienes, derechos y obligaciones que se extinguen por el hecho de la muerte, como por ejemplo un contrato de trabajo o un derecho de usufructo.

Los trámites relacionados con la aceptación de la herencia, esto es, los bienes y las deudas que el fallecido pudiera tener a su nombre, por parte de los herederos, deben hacerse dentro de los 6 meses siguientes al fallecimiento del causante,  pudiendo ser prorrogado hasta por un año.

Dependiendo del tipo de herencia, la documentación necesaria para tramitar herencia será más o menos sencilla, pues ello dependerá de que la herencia sea testamentaria, esto es, que el fallecido hubiere otorgado testamento, o que la herencia sea no testamentaria o ab intestato, como se la conoce legalmente, en cuyo caso los causahabientes heredarán sólo en la proporción que establezcan las leyes.

Trámites necesarios para aceptar tu herencia

En este artículo te mostraremos los pasos y la documentación necesaria para tramitar herencia, para puedas heredar los bienes de una persona fallecida cuando somos herederos, bien sea con o sin testamento, tratando de hacerlo de forma sencilla

Cinco documentos imprescindibles para tramitar una herencia

Luego del fallecimiento de nuestro familiar o nuestro causante, pues no necesariamente tiene que ser un familiar, existen una serie de documentos imprescindibles que debemos poseer antes de proceder a hacer la declaración para tramitar la herencia y el Impuesto de Sucesiones.

Documentación necesaria para tramitar una herencia

Certificado de defunción

Ocurrida la muerte de nuestro familiar, amigo o ser querido, debemos obtener el certificado de defunción.

¿Qué es el certificado de defunción?

Es el documento oficial que acredita la muerte del causante.

¿Dónde y cómo solicitar el certificado de defunción?

Se puede solicitar pasadas 24 horas desde la defunción, y existen tres formas de obtenerlo:

  1. Comúnmente debe ser entregado por la empresa funeraria o compañía aseguradora de decesos.
  2. Si lo deseas hacer desde tu domicilio, se puede pedir telemáticamente a través de la web del Ministerio de Justicia, con datos personales del fallecido (si se desconoce el Tomo o el Folio deberás colocar 000 en la casilla correspondiente), pero este servicio no está disponible para todas los registros.
  3.  Se puede solicitar a través del Registro Civil de la localidad donde se produjo el fallecimiento, rellenando los impresos que proporcionan para tales trámites. En este caso necesitaremos presentar nuestro documento nacional de identidad o documento que acredite nuestra permanencia en el territorio español, en caso de no poseer DNI, y especificar los datos relativos al fallecido (personales y referentes al su fallecimiento).

¿Quién puede solicitar el certificado de defunción?

Para que nos expidan el certificado deberemos tener interés legítimo, ya que existen ciertas causas que nos impedirán su solicitud, por tanto hay que demostrar debidamente la relación que nos unía con el fallecido para que tramiten nuestra solicitud.

¿Hay algún plazo legal?

No existe ningún tipo de plazo para su solicitud.

Certificado de últimas voluntades

¿Qué es el certificado de actos de última voluntad?

El certificado de actos de última voluntad es un documento en el que se deja constancia de que el fallecido otorgó testamento y, en caso de que así sea, la fecha y el notario ante quien lo otorgó. No se puede conocer el contenido del testamento, ya que dicha información queda resguardada en el documento custodiado por el notario (o el Colegio Notarial correspondiente).

Todos los notarios españoles envían un parte o notificación al Registro General de Actos de Última Voluntad cada vez que alguien otorga un testamento. Ahora se realiza de manera telemática mediante el Sistema Integrado de Gestión del Notariado y anteriormente se hacía por escrito.

¿Hay algún plazo legal?

Deben transcurrir quince días desde el fallecimiento del causante para poder solicitar éste certificado.

¿Dónde y cómo solicitar el certificado de actos de última voluntad?

Para poder solicitar este certificado es necesario haber obtenido previamente el certificado de defunción y pagar la tasa administrativa que ronda aproximadamente los 3,70 €. Una vez acreditado el pago de la tasa, se puede solicitar de tres maneras diferentes:

Personalmente: Dirigiéndose a la Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia correspondiente. Si resides en Madrid, tendrás que realizar el trámite en la OCAC, ubicada en la calle de la Bolsa número 8.

Enviando una carta a Registro General de Últimas voluntades, situado en la Plaza Jacinto Benavente, 3.

Por Internet en la web del Ministerio de Justicia.

Certificado de contrato de seguros

¿Qué es el certificado de Seguros?

Es un documento en el que constan todos los seguros de vida y los relacionados con causa de muerte, pero no obtendremos información sobre los corporativos o mutuales que haya podido constituir la persona fallecida, para eso, debemos revisar sus papeles.

¿Quién puede solicitar el certificado de Seguros?

Para que nos expidan el certificado deberemos tener interés legítimo, ya que existen ciertas causas que nos impedirán su solicitud, por tanto debemos demostrar la relación que teníamos con el fallecido.

¿Hay algún plazo legal?

Hay que dejar pasar quince días desde el fallecimiento del causante para poder solicitar éste certificado. Es muy importante que sepas que existe un lapso de caducidad de vigencia de los datos relativos a los seguros del causante, los cuales serán eliminados de la base de datos trascurridos cinco años.

Tras ese período no cabe reclamación posible.

¿Dónde y cómo solicitar el certificado de Seguros?

Debes segur los mismos pasos que cumpliste para hacer la solicitud del Certificado de Últimas Voluntades.

Testamento

Cuando se haya obtenido el certificado de últimas voluntades, en el mismo se debe dejar constancia de si el fallecido hizo o no testamento, y en caso de haberlo hecho, el Notario donde quedó escriturado el último testamento otorgado.

De ser el caso, hay que dirigirse al Notario ante el cual haya sido escriturado el último testamento, que por cierto y en principio, anula los anteriores, a menos que en el último testamento otorgado expresamente se indique que mantienen su vigencia disposiciones contenidas en testamentos anteriores, y el referido Notario le facilitará al solicitante una copia auténtica y autorizada del último testamento.

Solicitud de la copia autorizada del testamento

Otra documentación necesaria para tramitar herencia es la solicitud de la copia autorizada del testamento.

Si el fallecido ha otorgado testamento, deberemos dirigirnos a la notaría donde otorgo el último.

Si en el certificado de últimas voluntades costa que el fallecido ha otorgado varios testamentos, únicamente tendrá validez el último y los demás estarán automáticamente revocados tras el otorgamiento de los sucesivos, salvo que exista una disposición en contrario en el contenido del último testamento.

Debes tener presente que, en caso de que se hubieren otorgado varios testamentos, es probable que el último sólo contenga una disposición de última voluntad parcial y en él se declare que siguen en vigor las disposiciones otorgadas en testamentos anteriores, en cuyo caso tendrás que solicitar también copia de esos testamentos previos.

En el supuesto de que el notario haya cambiado su domicilio o se haya jubilado, tendremos que solicitar la copia del testamento en el Colegio Notarial de la comunidad donde se otorgó. Allí nos proporcionaran la copia autorizada o nos darán la información sobre el notario que custodia el libro protocolo.

Tanto el notario como los empleados del Colegio Notarial, nos pedirán el original del certificado de defunción y el de últimas voluntades.

Si residimos en una ciudad diferente a aquella en la que se otorgó el testamento, podemos hacer la solicitud en la notaría más cercana, ya que mediante el Sistema Integrado de Gestión del Notariado, los notarios españoles pueden enviar copias autorizadas telemáticas por Internet.

En cualquier caso, no es necesario desplazarse ni otorgar poderes a otra persona para obtener el testamento.

El plazo de obtención de la copia del testamento varía dependiendo del notario, no obstante no debería demorarse más de una semana. Lo habitual son 48 horas.

El precio de la copia autorizada del testamento depende del año de otorgamiento y del número de folios, pero en todo caso, no suele sobrepasar los 20 euros.

Como regla general, pueden solicitar copia del testamento los herederos, legatarios, albaceas, contadores partidores y cualquiera que esté nombrado en el mismo. En casos específicos se permite que personas no nombradas en el testamento puedan obtener una copia también.

Es obligación del propio notario quien informe a los solicitantes si tienen derecho o no a solicitar la copia.

Si no existe constancia en el certificado de últimas voluntades de que el fallecido haya otorgado testamento ante Notario, se obvia la solicitud explicada en el anterior párrafo y se debe cumplir con el paso siguiente.

Declaración de herederos

Esta documentación necesaria para tramitar herencia sólo se tramitará si la sucesión es intestada.

Si en el certificado de últimas voluntades consta que el fallecido no otorgó testamento alguno, será la ley quien determine quienes son los herederos legítimos. Esto lo que se denomina herencia intestada y será necesario otorgar un acta de declaración de herederos.

La declaración de herederos es un procedimiento que puede ser judicial o notarial, que se realiza para obtener el Acta de Declaración de Herederos.

Dependiendo del caso de que los herederos estén de acuerdo o no; o dependiendo de la relación de parentesco que exista entre el fallecido y los herederos, se tramitará de manera judicial o a través de Notario, y se hace con la finalidad de acreditar quien es la persona o personas naturales o jurídicas que tienen derecho a la herencia del fallecido.

En caso de que sea factible la tramitación de la declaración de herederos a través de un notario, debes saber que no puede efectuarla cualquier notario, sino que debes acudir a un notario especialmente cualificado.

¿Qué notario es competente para autorizar un acta de declaración de herederos?

Sólo tendrán esa competencia los notarios cumplan uno de los siguientes requisitos:

Ejercer en el municipio donde residía el difunto.

Tener el despacho profesional donde el causante tenía más bienes.

Ejercer en el lugar donde falleció el finado.

Ejercer en el lugar de residencia del requirente del acta.

Debes saber además, que los gastos notariales son mayores en caso de necesitar otorgar un acta de herederos.

¿Quiénes heredan si no hay testamento?

Por orden de preferencia:

1º.- Hijos y descendientes, pero en casi de existir cónyuge viudo, a éste le corresponde la legítima de un tercio de la herencia, por tanto, concurre en la sucesión con los hijos, y a falta de estos, con sus descendientes, quienes toman la posición de sus padres en la sucesión de su abuelo, a ésta última figura se la conoce como heredero por representación.

2º.- A falta de hijos y descendientes, heredan los padres y ascendientes, pero si existe cónyuge sobreviviente, éste concurre con los padres y ascendientes en la sucesión, tomando un tercio de la herencia como porción legítima según la ley.

3º.- A falta de hijos y descendientes y a falta de padres y ascendientes, hereda el cónyuge sobreviviente.

 

4º.- Si el fallecido no dejó hijos ni descendencia y no tiene a sus padres o ascendientes vivos y tampoco dejó un cónyuge que le sobreviviera, entonces heredan los hermanos e hijos de hermanos que hayan muerto antes del causante, quienes tomarán la posición de sus padres en representación dentro de la sucesión de su tío.

5º.- A falta de todos los anteriormente indicados, heredarán el resto de los parientes colaterales hasta el cuarto grado de consanguinidad, esto es, hasta los primos hermanos.

6º.- Si finalmente no existe ningún heredero que sobreviva a la persona fallecida, entonces heredará el Estado español.

Como puedes ver es mucha la documentación necesaria para tramitar herencia es España, dependiendo de tu relación de parentesco con el causante.

¿Dónde se hace la declaración de herederos?

  1. Si los herederos son hijos o descendientes del fallecido, padres o ascendientes del fallecido o el cónyuge viudo: se hace en la Notaría del lugar donde el fallecido tenía su domicilio habitual en el momento de fallecer por medio de un acta notarial.
  2. Si los herederos son hermanos, sobrinos u otros parientes colaterales del fallecido o bien el Estado: se hace en el Juzgado de Primera Instancia del lugar donde el fallecido tenía su domicilio habitual al tiempo de su fallecimiento.

Documentación necesaria para otorgar acta de declaración de herederos

  •     DNI (documento nacional de identidad) del solicitante.
  •     Certificado de defunción del causante
  •     Certificado de últimas voluntades expedido por la Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia correspondiente, o por el Registro General de Últimas Voluntades
  •     Libro de familia del fallecido. En caso de no disponer del libro de familia, será necesario consignar las partidas literales de nacimiento de los hijos o, en su caso, nietos, del propio causante, hermanos o sobrinos.
  •     Certificado literal de matrimonio, y si el causante nunca contrajo nupcias, debe suministrar una fe de soltería.
  • Partida literal de nacimiento del fallecido.
  •     DNI del fallecido o en su defecto, certificado de empadronamiento
  •     Dos testigos que firmarán el acta, dando fe de que su contenido es verídico en todas sus partes.
  •     DNI de los herederos.

Debe tomarse en cuenta que si los herederos no son descendientes del causante, la documentación necesaria para tramitar herencia requiere que busques los certificados de nacimiento de los herederos y, en su caso, el certificado de defunción de los padres del fallecido.

Inventario de la herencia

Esta documentación necesaria para tramitar herencia es esencial, porque de ella dependerá la determinación de la cuantía de tu herencia.

Una vez que hayamos obtenido la condición de heredero, hay que proceder a efectuar el inventario de la herencia, y una vez hecho éste, nos daremos cuenta que la misma puede incluir bienes muebles, inmuebles, cuentas bancarias, acciones, títulos valores, etc.

Es importante conocer exactamente las características de los bienes a heredar, porque dependiendo de su naturaleza, los procedimientos para colocarlos finalmente a nuestro nombre son muy distintos, por ello, en este artículo te ayudaremos a conocer los procedimientos más habituales, pero primero, trataremos el punto relativo al inventario de la herencia.

Este paso es muy importante porque en él se comprobarán tanto las deudas como los bienes del fallecido y podremos decidir si aceptamos la herencia o renunciamos a ella.

Sin embargo, el inventario de la herencia carece de importancia si somos herederos por haber sido nombrados en el testamento, en cuyo caso recibiremos aquella cosa que nos haya sido legada por el causante, pero si pesa algún gravamen sobre esa cosa, como puede ser una garantía o una hipoteca, podemos rechazar el legado, todo dependerá del valor de la cosa heredada y de la suma a la que ascienda en ese momento la deuda que esté garantizando.

Cuando se haya terminado de inventariar los bienes del causante, procederemos a determinar todas y cada una de las deudas y obligaciones pendientes de cumplirse.

Una vez comprobado el estado de las finanzas de la herencia, tenemos tres opciones posibles:

Renunciar a la herencia:

Esto es lo que se recomienda cuando se ha comprobado que el valor de las deudas del causante es superior al valor de sus bienes.

Aceptar la herencia de forma pura y simple:

Cuando el valor de los bienes es superior al valor de las deudas. En este supuesto debemos estar muy seguros del estado de las fianzas de la sucesión, pues una vez aceptada la herencia en forma pura y simple, se mezclara con nuestro patrimonio.

Aceptar la herencia a beneficio de inventario:

Cuando no tenemos claro si el valor de los bienes inventariados es mayor que el de las deudas. En este caso, si los pasivos son mayores que los activos, la herencia quedará rechazada automáticamente y no se mezclará con nuestro patrimonio.

Debes saber también que si alguno de los herederos es menor de edad, la ley impone que su herencia tiene que ser aceptada a beneficio de inventario.

Si heredas bienes inmuebles (pisos, locales, etc).

Para  poder saber cuáles son los bienes inmuebles que conforman el patrimonio de la persona fallecida tendremos que dirigirnos al Registro de la Propiedad. Allí solicitaremos la información pertinente acerca de los bienes inmuebles que eran propiedad del causante. toda esta documentación  es necesaria para tramitar herencia.

En tu búsqueda debes considerar que existe un Registro de la Propiedad en cada municipio de cierto tamaño y si la ciudad es grande, habrá más de uno. Es por ello que conviene solicitar una nota simple informativa en todos aquellos registros donde creemos que el fallecido pudiese tener una propiedad.

Puede darse el caso de que el fallecido sea propietario de un piso y que éste no se encuentre debidamente inscrito en el Registro de la Propiedad, bien porque la compraventa se formalizó mediante documento privado o porque la escritura no se ha tramitado en el registro de la propiedad correspondiente.

Si éste último es el caso, debes dirigirte a realizar una solicitud en las oficinas del Catastro, con relación al inventario de bienes del fallecido.

El notario también  puede acceder mediante certificado electrónico de manera telemática al Catastro, por lo que podrás hacer el trámite en la propia notaría, previo pago de la tasa correspondiente.

En este punto es muy importante que tengas certeza de la experiencia y pericia de la persona encargada en la tramitación de la herencia, porque si bien es cierto que no es normal que los herederos desconozcan la existencia de bienes inmuebles de gran valor, una búsqueda ineficiente puede ocasionar una grave pérdida patrimonial.

Una vez que tengas el inventario de los bienes inmuebles que forman parte de la herencia, otra documentación necesaria para tramitar herencia es proceder a efectuar su valoración, y para ello hay que tener en cuenta su valor de mercado.

Para calcular el valor de mercado de un determinado bien inmueble, tenemos que multiplicar su valor catastral por un coeficiente que variará según la situación del inmueble. En la mayoría de ayuntamientos  esta información está disponible en sus páginas web, en las que aparecen las tablas para calcular el valor real del piso a los efectos del pago de impuestos municipales.

No recomendamos escriturar un inmueble por un valor inferior al de mercado, ya que nos exponemos a que hacienda nos reclame las cantidades pertinentes con los intereses de demora correspondientes.

Si heredas saldos bancarios y otros productos financieros

En el caso de que la herencia que vas a recibir incluya cuentas de ahorro o corrientes, acciones y fondos de inversión, debes acudir con la documentación necesaria para tramitar herencia que te acredita como heredero, a las oficinas bancarias o financieras donde el fallecido tenía sus cuentas abiertas.

Si no conoces en qué entidades bancaria tenía abiertas sus cuentas el causante, puedes obtener esta información de su última declaración de impuesto sobre la renta, porque en ella podremos averiguar en qué bancos tenía el fallecido su dinero.

Luego, solicitaremos a la entidad financiera o bancaria un certificado de saldo a fecha de fallecimiento de nuestro causante, que tendrá un coste variable, dependiendo de la entidad financiera.

Sin embargo, te recomendamos que revises muy bien los papeles del fallecido, porque existen determinados productos financieros que pueden no aparecer en la declaración de la renta. Por ejemplo los fondos adquiridos durante el año del fallecimiento en determinadas comercializadoras y no conocer su existencia puede ocasionarte una pérdida patrimonial.

Si heredas vehículos

Para conocer cuáles son los vehículos de los que el fallecido era titular, deberemos dirigirnos a la Jefatura Provincial de tráfico correspondiente con la documentación necesaria para tramitar  herencia y solicitar información sobre los vehículos que eran propiedad del fallecido.

En este caso, debes saber que el impuesto municipal de circulación vehicular grava a la persona, no al vehículo, por lo que si alguno de los vehículos tiene una deuda fiscal pendiente, tendrás que pagarla para que te otorguen los certificados correspondientes.

Si heredas seguros y ajuar doméstico

Los bienes en el interior de la vivienda, también llamado ajuar doméstico, se adjudican, por norma general, al cónyuge sobreviviente, pero los objetos de alto valor como obras de arte, menajes de plata y joyas no se incluyen y deberán ser repartidos entre los herederos y probablemente esos bienes valiosos estén protegidos por un seguro.

Por esta razón los herederos a los que correspondan esos bienes de gran valor deberán ser incluidos como nuevos beneficiarios del seguro, consignando la documentación necesaria para tramitar herencia, para lo cual es recomendable que se proceda a efectuar una nueva valoración de dichos bienes según el mercado, aunque la valoración de las administraciones públicas es la que se toma como referencia a efectos fiscales.

Partición de herencia ante notario o no

Si has decidido aceptar la herencia, lo que procede es la partición de la misma, pudiendo presentarse varios escenarios:

  • Cuando el 100% de los herederos están de acuerdo en el reparto de los bienes del fallecido, se hace un documento de partición voluntaria ante notario.

Si el causante no era propietario de ningún bien inmueble, no será necesario efectuar el registro público de la partición. Tampoco lo haremos si no tenemos previsto inscribir los bienes inmuebles heredados en el Registro de la Propiedad, ya que la legislación española no lo considera obligatorio.

  • Cuando no hay acuerdo entre los herederos a la hora dividir los bienes del causante, será necesario acudir a la justicia, por lo que se interpondrá la solicitud ante el Juez de Primera instancia.

En estos casos será un técnico competente nombrado por el Tribunal, quien se encargue de la partición judicial, y es justo advertirte que esta opción puede resultar muy costosa y demorar mucho tiempo.

  • Para evitar la partición judicial, los herederos pueden nombrar un contador-repartidor, llamado dativo. Si el mismo testador es quien designa a una persona en el testamento para que se encargue del reparto de sus bienes, la partición la efectuará el contador-repartidor testamentario.

Redacción del cuaderno particional

Otra documentación necesaria para tramitar herencia es el cuaderno particional que es el documento donde se hacen constar las circunstancias personales del causante, el inventario de los bienes y las deudas, la liquidación y la adjudicación de la herencia.

¿Qué documentos se necesitan?

El notario requerirá a los herederos la siguiente documentación:

  • Certificado de defunción y certificado de actos de últimas voluntades.
  • Copia autorizada del último testamento del causante.
  • En caso de no existir testamento, será necesario consignar el acta de herederos.
  • Escrituras o documentos privados de compra de las propiedades del difunto.
  • Documentos acreditativos de los productos financieros.
  • Último recibo de contribución o certificación descriptiva y gráfica de los inmuebles.
  • Documentación acreditativa de las deudas del causante.
  • Documentos de identidad de los herederos y legatarios, así como sus circunstancias personales para redactar la comparecencia de la escritura.

Pago de impuesto de sucesiones

Plazo para pagar el impuesto de sucesiones

El plazo estipulado para pagar el impuesto de sucesiones es de seis meses a contar desde la muerte del causante, pudiendo solicitarse una prórroga por igual período, lo cual no te eximirá del pago de intereses de mora por el lapso prorrogado.

¿Dónde pagar el impuesto de sucesiones?

En la dirección de tributos donde el causante tenía su residencia habitual.

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