Certificado de Actividades ¿Qué Debes Saber?

Es responsabilidad del  conductor y las empresas de transporte justificar las acciones viales ejecutadas, a través del tacógrafo, pero a la ausencia de esta herramienta se debe poseer el Certificado de Actividades, tema central del artículo que te invito a leer a continuación:

certificado de actividades

¿Qué es un Certificado de Actividades?

La fuente viable que se utiliza en España para el registro de información y/o datos en las carreteras es el tacógrafo, aparato que certifica la correcta o adecuada utilización del selector de actividades. No obstante, la falta de estos datos tiene solamente una forma de justificarse, la cual es el certificado de actividades, que se expide por motivos claramente demostrables.

El Certificado de Actividades es utilizado por toda la comunidad Europea para argumentar la ausencia de datos y/o registros en el tacógrafo (aparato de control que señala la distancia y velocidad transitada por el coche).

Vale decir, que Leave Letter o carta posterior es otro nombre este documento, el cual se utiliza para registrar información que se ha introducido en el tacógrafo, así como para indicar las razones objetivas y válidas del por qué no han sido registrados.

¿Quienes tramitan el Certificado de Actividades?

La ausencia de datos en el tacógrafo son el principal  motivo de multas a los conductores o dueños de empresas  este tipo de sanciones económicas puede evitarse si se tramita un certificado de actividades.

Los conductores en los últimos días del mes deben presentar el registro de actividades e inactividad. Pero, cuando no se cuenta con el tacógrafo digital, ellos tienen que poseer un certificado de actividades.

Esta herramienta la tramitan los conductores autónomos, los representantes de empresas de transporte, es preciso aclarar que:

Para que este documento sea válido quien lo solicita debe reunir algunas condiciones específicas:

  1. El certificado de actividades para rellenar debe hacerse a mano y firmada y firmada por el conductor y por el  representante de la empresa antes de salir de viaje.
  2. La solicitud la puede realizar un conductor autónomo, pero en este caso amerita doble firma de sí mismo, una como conductor u otra como representante.
  3. El conductor y el representante de la empresa pueden firmar el formulario de antemano, a excepción de que el retorno en circunstancia de viaje no estén determinados.
  4. Quienes tramitan el certificado de actividades de forma manual, este documento no puede poseer errores en la escritura.

Los aspectos planteados señalan y definen quiénes son los que tienen la responsabilidad de solicitar el documento, además para cada caso en particular se señala aspectos del certificado de actividades  cuando es obligatorio.

¿Cómo se debe rellenar un certificado de Actividades?

El formato del certificado de actividades para rellenar presenta las siguientes características:

El formato del certificado de actividades, es fácil de rellenar solo debes seguir las siguientes instrucciones que a continuación se resaltan:

  1. Examinar vía online un modelo de certificado de actividades para obtener el formato en PDF, el formulario que acá se presenta lo puedes utilizar.
  2. Descarga e imprime la planilla, recuerda que como el formato se haya en formato PDF, para imprimir debes con el mouse en la parte superior derecha haz clic en la opción forma de impresora una vez lo visualices lo puede guardar en tu computadora.
  3. Rellena todos los datos solicitados.
  4. Transcribir todos los datos, sin omitir ninguna referencia en el formulario de certificado de actividades para rellenar.
  5. Una vez transcrito el documento, debe firmarse por el conductor  y el encargado de la empresa de transporte, si es conductor autónomo debe firmar dos veces el documento donde corresponda.
  6. Para que sea válido este documento debe ser firmado antes del viaje.
  7.  No son aceptadas acotaciones manuscritas en el formulario.

El certificado de actividades se admite cuando la rúbrica del conductor y encargado de la empresa transportista es original y no se evidencia ningún tipo de enmiendas en el formulario.

¿Cuáles son los pasos para descargar el formulario de Certificado de  Actividades?

El documento o certificado de actividades puede obtenerse vía online, es decir por el internet, existen diferentes plataformas que brindan la opción para generar o emitir el formato de Leave Letter de manera automática. Esto significa que puedes obtener el formato del certificado de actividades para rellenar, a continuación te sugerimos seguir el siguiente procedimiento:

  1. Haz clic aquí, esto te llevará directamente al certificado que estás buscando en formato PDF. Y te aparecerá una pantalla como esta:

CERTIFICADO DE ACTIVIDADES

  1. En la parte superior derecha de la pantalla ubica los botones que te permitirán imprimir o descargar el certificado.
  2. Descarga la copia y luego llenarlo con los datos de tu empleado, si eres conductor autónomo serán tus datos los que debes colocar, llenado todos los reporte de faltas y periodos de descanso.
  3. Con el certificado de actividades puedes solicitar incluir los datos en el tacógrafo.

¿Por qué es importante el certificado de actividades?

En España y la Comunidad Europea los últimos 28 días de cada mes los conductores deben registrar su proceso de actividad e inactividad vial, esta acción es fácil cuando se utiliza el tacógrafo, pero existen eventos que no se pueden justificar con esta herramienta. En tal sentido, se considera importante el uso del certificado de actividades, entre los casos para los cuales es imprescindible el uso de este documento se destacan:

CERTIFICADO DE ACTIVIDADES

  1. Cuando el conductor del vehículo ha estado apartado de la actividad y no se pueda demostrar a través del tacógrafo.
  2. Cuando el conductor presenta un reposo o permiso de salud, realización de otros trabajos o periodos de inactividad, en estos casos también se requiere demostrar tales hechos a través del certificado de actividades.
  3. Este documento es requerido cuando la cantidad de datos es amplio, o corresponde a un periodo prolongado y/o largo.

El uso del certificado de actividades, se justifica en el caso de España para evitar multas de índole económico.

¿Cuándo es Obligatorio un Certificado de Actividades?

Los conductores y encargados de empresas transportistas son los que deben registrar sus actividades ante las autoridades, para ello, como se ha señalado el vehículo cuenta con un tacógrafo que va indicando todo el proceso y/o movimientos realizados por un periodo de tiempo, el cual no debe excederse a su presentación entre un tiempo de 28 días.

Pero la pregunta es, qué hacer cuando no se cuenta con el tacógrafo?, cuya respuesta entonces es poseer una certificación de estas acciones viales realizadas con el transporte. No obstante, existe ambigüedad absoluta de la obligatoriedad del uso de este documento, porque hay contradicciones con respecto a cuándo debe usarse y cuándo no, pues pareciera que es indiferente su uso.

La responsabilidad de poseer este documento es quienes están a cargo de la movilización del vehículo o transporte, entiéndase conductor y encargados de la empresa. Por ende, a pesar de la ambigüedad con relación al manejo o no del Leave Letter, es de interés señalar al certificado de actividades cuando es obligatorio su uso,  tal como se destaca a continuación:

CERTIFICADO DE ACTIVIDADES

  1. Es obligatorio para todos los transportistas (conductores y empresas) cuya actividad sea transportar a personas con el uso del vehículo.
  2. En la actualidad, en el contexto legislativo no se obliga a los conductores a presentar dicho certificado de actividades y no se le imponen sanciones al respecto, pero a la ausencia del tacógrafo deben valerse de su uso para demostrar sus actividades.
  3. A pesar de que no se emita una sanción por parte de las autoridades a conductores y encargados de las empresa de transporte, es obligatorio presentar informe sobre las actividades 28 días antes del control. Por tanto, si no se cuenta con el tacógrafo es obligación presentar el certificado de actividades que justifique lo que no puede evidenciarse de otra manera.

A Continuación se subrayan casos específicos donde  se debe presentar el certificado de actividades para el control obligatorio que realizan las autoridades. Estos son:

  • Justificación por permisos por enfermedad.
  • Justificación por periodo de vacaciones.
  • Conducir un vehículo sin tacógrafo.
  • Justificación por trabajos diferentes a la labor de conducción.
  • Justificar la disponibilidad del conductor cuando asumió labores de acompañamiento en el traslado del vehículo al lado del otro conductor.

Por otra parte, en caso de que el conductor haya estado alejado del vehículo por un periodo de larga actividad, como las citadas se debe utilizar un certificado de actividades.

Sin embargo, la Comisión Europea “los Estados no deben imponer el uso de este formulario (o cualquier otro formulario) que atestigua las actividades de los conductores cuando se encuentren fuera del vehículo” y en consecuencia, “no deben penalizarse a los conductores por la ausencia de dicho documento”.

Situación, contraria sucede en España, debido a que en la actualidad la Administración de Transportes española penaliza con una infracción económica de 1001 euros cuando el conductor no posee el certificado de actividades, porque esta obligatoriedad del documento está establecida en el artículo 140 punto 35 de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres.

La razón señalada con respecto a la obligatoriedad del certificado de actividades permiten afirmar que la legislación española exige las hojas del registro de los tiempo de conducción certificado en el tacógrafo, pero caso contrario deben contar con el certificado de actividades, para evitar la sanción.

 ¿Cuándo no es Obligatorio el Certificado de Actividades?

En la actualidad existe una discrepancia sobre la obligatoriedad de portar el certificado de actividades en España,  situación que obedece a la ambigüedad en la normativa legal que regula su uso, lo genera que las autoridades inspectoras,  sean las que establezcan parámetros para sancionar a los conductores o a los dueños de las empresas de transporte.

En aras de solucionar esta problemática, la Comisión Europea emitió una nota informativa donde indica que “el certificado de actividades de conductor no es obligatorio y, lo más importante, no puede sancionarse por no llevarlo”.

De igual manera, el Ministerio de Fomento de España determinó que, este documento no debe usarse para avalar espacios de tiempo menores  a una jornada.

De acuerdo a lo anterior, el Estado español no debe exigir el certificado de actividades y menos penalizar a los conductores por no poseerlo. Sin  embargo, es necesario aclarar que hay condiciones excepcionales en las cuales debe utilizarse este formulario, tales como las que se explicaron en el apartado anterior.

Para sintetizar, se tiene que en caso de  no el tacógrafo o no funciona correctamente  debes hacer uso del certificado de actividades.

Beneficios del Certificado de Actividades

Cuando no es posible presentar un registro posterior de las acciones del conductor, como es el caso del tacógrafo, o existe una carga excesiva se puede utilizar el certificado de actividades “normalizado, establecido por la Decisión de la Comisión C (2009) 9895”. Este documento, genera los siguientes beneficios:

  • Permite llevar un registro en carretera a modo propia.
  • Útil para los trabajadores y empresas, porque justifica los momentos de manejo del vehículo en su totalidad.
  • Cuando tengan algún trabajador que está ausente por algún motivo, el documento permite verificar las faltas.
  • Justifican la ausencia del trabajador.

A continuación comparto este video contigo sobre el certificado de actividades, espero sea de utilidad.

Espero haya sido de provecho la información contenida en este artículo, si te gustó puedes conocer otros temas a través de los siguientes enlaces:

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